Yoobi-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen met Yoobi, de online software voor projectmanagement, urenregistratie, planning, CRM en facturatie die veel dienstverleners en bureaus gebruiken. Waar de standaardkoppelingen van Yoobi stoppen, verbinden wij Yoobi met uw eigen systemen: projecten en klanten uit uw CRM of ERP, uren uit een ander systeem, facturen naar uw boekhouding, en projectcijfers naar uw eigen dashboard. Via de API van Yoobi, zodat gegevens niet meer worden overgetypt en elk systeem dezelfde cijfers laat zien.
Wat is een Yoobi-koppeling?
Yoobi is online software voor bedrijfsvoering, met onder meer projectmanagement, urenregistratie, verlof, declaraties, CRM, planning en facturatie. Het heeft standaardkoppelingen met onder meer boekhoudpakketten en een API. Voor veel bedrijven zijn de standaardkoppelingen genoeg. Wie een eigen CRM, een ERP, een eigen dashboard of een branchepakket gebruikt, heeft een koppeling nodig die daar precies op aansluit.
Zonder koppeling worden gegevens overgetypt. Een nieuwe klant staat in het CRM en moet ook in Yoobi. Een project wordt in twee systemen aangemaakt. Uren uit een ander systeem worden met de hand ingevoerd. En de directie wil een dashboard met omzet en marge per project, dat iemand elke maand uit een export in een spreadsheet bouwt.
Wij bouwen maatwerk omdat de koppeling moet aansluiten op hoe u werkt: welk systeem de bron is voor klanten, projecten en uren, welke gegevens in welke richting moeten, hoe vaak, en wat er moet gebeuren als iets niet klopt. De API van Yoobi bepaalt wat er kan; uw processen bepalen wat er moet. Welke onderdelen van Yoobi u gebruikt en wat de API daarvoor biedt, bekijken we in de eerste stap.
Eén bron per gegeven
Klanten uit het CRM, projecten uit het ERP, uren uit Yoobi: per gegeven één bron, en de koppeling houdt de rest gelijk.
Facturen en betalingen
Facturen uit Yoobi naar de boekhouding, en betalingen terug, zodat de status van een factuur overal klopt.
Cijfers in uw dashboard
Budgetten, uren en omzet per project naar uw eigen dashboard of datawarehouse, zonder maandelijkse export.
Hoe wij uw Yoobi-koppeling bouwen
We beginnen bij uw systemen: welke gebruikt u naast Yoobi, welke gegevens worden nu overgetypt, en waar kloppen de cijfers niet.
Uw systemen naast Yoobi, welk systeem de bron is per gegeven, en welke gegevens in welke richting moeten.
Synchronisatie via de Yoobi-API en de koppelvlakken van uw andere systemen, met regels voor conflicten.
Testen met echte gegevens, bewaking van fouten, en een logboek van elke synchronisatie.
Stapsgewijze livegang per gegevensstroom, en beheer bij wijzigingen van Yoobi of uw systemen.
Wat een Yoobi-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke Yoobi-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw systemen.
Klanten en contacten
Klanten en contactpersonen gelijk tussen Yoobi en uw CRM, met één bron.
Projecten
Projecten, fasen en budgetten aangemaakt vanuit uw ERP of CRM, of andersom.
Uren en kosten
Uren en kosten uit Yoobi naar andere systemen, of uit andere systemen naar Yoobi.
Facturen
Facturen naar de boekhouding en betalingen terug, zodat de status overal klopt.
Dashboard
Budget, realisatie, omzet en marge per project naar uw eigen dashboard of datawarehouse.
Bewaking
Meldingen bij synchronisatiefouten en een logboek van elke uitwisseling.
Voor wie wij een Yoobi-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor organisaties die Yoobi gebruiken naast andere systemen.
Adviesbureaus
Projecten en uren in Yoobi, klanten in een eigen CRM. De synchronisatie van klanten en projecten is de kern.
Marketingbureaus
Veel projecten met budgetten. De cijfers per project in een dashboard tellen het meest.
Ingenieursbureaus
Projecten met fasen en een eigen ERP. De projectstructuur is wat nodig is.
IT-dienstverleners
Uren uit ticketsystemen en ontwikkeltools. De uren naar Yoobi zijn de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over koppelingen met Yoobi. Voor vergelijkbare pakketten zijn er onze pagina's over een Gripp-koppeling en een Simplicate-integratie, en voor urenregistratie op maat onze pagina over urenregistratiesoftware. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw Yoobi-koppeling?
Twee systemen met verschillende cijfers kosten meer tijd dan één zonder koppeling. Daar bouwen we op: één bron per gegeven, facturen die kloppen, en cijfers zonder export.
Geen dubbele invoer
Klanten en projecten worden één keer aangemaakt. De koppeling zorgt voor de rest.
Cijfers die overeenkomen
Uren, facturen en budgetten zijn in elk systeem gelijk. Geen discussie over welke klopt.
Fouten meteen gezien
Een synchronisatie die mislukt, geeft een melding. Niemand ontdekt het pas bij de maandafsluiting.
Security en privacy bij een Yoobi-koppeling
De koppeling verwerkt gegevens van klanten, medewerkers, uren en facturen. API-sleutels worden versleuteld opgeslagen en alleen door de koppeling gebruikt, met alleen de rechten die nodig zijn.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en een logboek van elke synchronisatie.
Veelgestelde vragen over een Yoobi-koppeling
Vragen die Yoobi-gebruikers stellen voordat ze hiermee beginnen.
Yoobi is online software voor bedrijfsvoering, met onder meer projectmanagement, urenregistratie, verlof, declaraties, CRM, planning en facturatie. Het wordt veel gebruikt door dienstverleners en bureaus.
Ja, onder meer met boekhoudpakketten. Die zijn vaak genoeg. Een maatwerkkoppeling is nodig als u een eigen CRM, ERP, branchepakket of dashboard gebruikt dat niet in de standaardlijst staat, of als de standaardkoppeling niet doet wat u nodig hebt.
Via de API van Yoobi en de koppelvlakken van uw andere systemen. Welke gegevens de API aanbiedt en welke rechten nodig zijn, bekijken we in de eerste stap.
Dat bepalen we per gegeven. Klanten komen bijvoorbeeld uit het CRM, uren uit Yoobi. De koppeling houdt de andere systemen gelijk en voorkomt dat twee bronnen elkaar overschrijven.
Ja. Budgetten, uren, omzet en marge per project gaan naar uw dashboard of datawarehouse, zonder maandelijkse export.
De koppeling meldt het en legt vast wat er misging. Het bericht wordt opnieuw geprobeerd of klaargezet voor een handmatige controle.
Het zijn andere pakketten voor dezelfde soort bedrijven. De aanpak is vergelijkbaar, maar de API en de gegevens verschillen. Voor die pakketten staan eigen pagina's op deze site.
Yoobi en uw andere systemen met dezelfde cijfers?
Vertel ons welke systemen u naast Yoobi gebruikt, welke gegevens nu worden overgetypt en welke cijfers u wilt zien. We laten zien hoe de koppeling eruitziet.