GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen laten maken
Appfront bouwt de koppeling tussen uw vakapplicatie en de gemeentelijke standaarden. We halen zaaktypen en statussen op uit de catalogus, schrijven zaken en documenten weg via de standaard API's, vertalen waar nodig naar oudere berichten en bevragen persoons- en adresgegevens bij de bron. Elk bericht krijgt een regel in het logboek, met de verzonden inhoud en het antwoord. Zodat niemand meer gegevens overtypt uit een export van gisteren.
Wat is GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen?
Een GEMMA-koppeling verbindt uw vakapplicatie of portaal met de systemen die een gemeente al gebruikt, volgens de afspraken uit de gemeentelijke modelarchitectuur. De koppeling haalt de inrichting op uit de catalogus met zaaktypen, maakt zaken aan en werkt statussen bij, plaatst documenten met de juiste metadata in het documentregister en bevraagt persoons- en adresgegevens bij de bron in plaats van in een eigen kopie.
Zonder koppeling ontstaat er een tweede administratie. Een aanvraag komt binnen in een formulierenpakket, een medewerker neemt de gegevens over in het zaaksysteem en slaat de bijlage apart op een netwerkschijf op. Bij een bezwaar blijkt het dossier dan niet compleet: de status in het zaaksysteem klopt niet met de brief die de inwoner kreeg, en niemand kan nagaan wie wat heeft aangepast.
Wij bouwen maatwerk omdat geen twee gemeenten dezelfde inrichting hebben. Uw zaaktypencatalogus, uw statusmodel, uw mandaten en uw bewaartermijnen bepalen hoe de koppeling zich gedraagt, en vaak draaien oudere berichtkoppelingen nog naast de nieuwere API-standaarden. Een generiek pakket kent uw zaaktypen, uw rollen en uw afspraken met ketenpartners niet, en kan daarom niet bepalen welk bericht waar terecht hoort te komen. Zie ook onze integraties.
Zaken en statussen
De koppeling maakt zaken aan op basis van uw zaaktypencatalogus, zet statussen en resultaten en koppelt de betrokkenen, zodat het dossier in uw zaaksysteem compleet blijft.
Documenten en metadata
Bijlagen, brieven en besluiten gaan met de juiste metadata naar het documentregister en worden aan de zaak gehangen, inclusief documentsoort, vertrouwelijkheid en de bewaartermijn die uw selectielijst voorschrijft.
Gegevens bij de bron
Persoons-, adres- en bedrijfsgegevens worden bevraagd op het moment dat ze nodig zijn, zodat u geen verouderde kopiebestanden meer bijhoudt en een verhuizing meteen zichtbaar is.
Hoe wij uw GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen bouwen
We beginnen bij uw zaaktypencatalogus en een echte aanvraag die vandaag nog met de hand wordt overgenomen.
We lopen per proces na welk systeem iets aanlevert, wat het ontvangende systeem verwacht en welke stappen nu handmatig gebeuren. Daar komt een overzicht van berichten en richtingen uit.
We leggen zaaktypen, statussen, resultaten, rollen en documentsoorten vast en bepalen per veld waar de waarde vandaan komt en hoe die wordt vertaald naar het doelsysteem.
We bouwen het verwerken van inkomende en uitgaande berichten, met een wachtrij, herkansing bij storing en een scherm waarin beheerders zien welk bericht is blijven hangen.
We testen op uw acceptatieomgeving met echte zaaktypen, zetten de koppeling gefaseerd live en richten bewaking in, zodat een afwijking opvalt voordat uw medewerkers het merken.
Wat GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke GEMMA-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van de standaarden die uw systemen ondersteunen en van de processen die u wilt ontsluiten.
Zaakberichten
De koppeling maakt zaken aan, werkt statussen bij en sluit af, volgens de zaaktypen en resultaten die in uw catalogus staan.
Documentenstroom
Documenten gaan met metadata, documentsoort, vertrouwelijkheid en bewaartermijn naar het register en blijven aan de juiste zaak en behandelaar gekoppeld.
Veldvertaling
Per veld legt u vast welke waarde naar welk doelveld gaat, inclusief codelijsten en vaste waarden voor velden die het bronsysteem niet vult.
Wachtrij en herkansing
Berichten die niet aankomen blijven in de wachtrij staan en worden na verloop van tijd opnieuw aangeboden, zonder dat er dubbele zaken ontstaan.
Logboek per bericht
Van elk bericht bewaart u de inhoud, het antwoord en het tijdstip, zodat u achteraf kunt laten zien wat er is uitgewisseld.
Toegang per koppeling
Elke koppeling krijgt een eigen sleutel met eigen rechten, zodat u een systeem kunt afsluiten zonder de andere stromen te raken.
Voor wie wij GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen bouwen
De software is bedoeld voor overheidsorganisaties en hun leveranciers waar gegevens nu tussen systemen worden overgetypt of per bestand worden uitgewisseld.
Gemeenten
Hier draaien oudere berichtkoppelingen vaak naast nieuwere API's. De kern is de vertaling tussen beide, zodat processen stap voor stap over kunnen.
Gemeenschappelijke regelingen
Werken voor meerdere gemeenten met elk een eigen inrichting. De kern is dat zaaktypen en sleutels per deelnemer gescheiden blijven.
Omgevings- en uitvoeringsdiensten
Dossiers lopen over organisaties heen. De kern is het wegschrijven van documenten en besluiten in het dossier van de opdrachtgevende gemeente.
Leveranciers van vakapplicaties
Elke klant vraagt een eigen koppeling. De kern is één koppelvlak dat per gemeente anders is ingericht zonder dat de applicatie verandert.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het bouwen van een koppeling tussen uw applicatie en de gemeentelijke standaarden voor zaken, documenten en gegevensbronnen. Grenzend hieraan bouwen wij koppelingen en integraties, webapplicaties en portalen en maatwerk software voor de processen eromheen. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen?
Een koppeling is zo goed als het dossier dat eruit komt. Daar bouwen we op: elk bericht is terug te vinden en elke mislukking is zichtbaar.
Geen tweede administratie
Gegevens staan op één plek en worden bevraagd waar ze thuishoren. Dat scheelt niet alleen werk, het voorkomt ook dat twee systemen een andere status tonen.
Storingen zijn zichtbaar
Een bericht dat niet aankomt blijft staan en wordt gemeld. Beheerders zien welk bericht het betreft en kunnen het opnieuw aanbieden nadat de oorzaak is verholpen.
U kunt het later uitleggen
Bij een bezwaar of een inzageverzoek laat het logboek zien wat er is uitgewisseld en wanneer. Dat maakt verantwoording een kwestie van opzoeken.
Security en privacy bij GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen
In de koppeling bewegen persoonsgegevens, burgerservicenummers, zaakdossiers en besluiten. Toegang is per rol geregeld: een beheerder ziet berichten en fouten, een behandelaar alleen de zaken van zijn afdeling. Elke handeling wordt gelogd. Bewaartermijnen volgen uw selectielijst en de afspraken uit de AVG, zodat berichtinhoud niet langer bewaard blijft dan nodig.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met zaaksystemen, documentregisters en landelijke voorzieningen werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over GEMMA-koppeling voor gemeentelijke systemen
Vragen die gemeenten en hun leveranciers stellen voordat ze hiermee beginnen.
De koppeling verbindt uw applicatie met de systemen van de gemeente volgens de afspraken uit de gemeentelijke modelarchitectuur. Ze haalt zaaktypen en statussen op, maakt zaken aan, plaatst documenten met metadata in het register en bevraagt persoons- en adresgegevens bij de bron. Elk bericht wordt gelogd, zodat u achteraf kunt nagaan wat er is uitgewisseld.
Ja. In veel gemeenten draaien oudere berichtkoppelingen naast de nieuwere API-standaarden. We bouwen de vertaling tussen beide, zodat processen stap voor stap over kunnen zonder dat u alles tegelijk hoeft te vervangen. Welke kant op het verkeer loopt en welke velden worden omgezet, leggen we per bericht vast in het koppelvlakoverzicht.
De koppeling leest uw catalogus uit en gebruikt de zaaktypen, statussen, resultaten en rollen die daarin staan. U kiest per proces welk zaaktype hoort bij welk soort aanvraag. Wijzigt u later een zaaktype, dan past u dat in de catalogus aan en hoeft de koppeling zelf niet opnieuw gebouwd te worden.
Het bericht blijft in de wachtrij staan en wordt na verloop van tijd opnieuw aangeboden. Omdat elk bericht een eigen kenmerk heeft, ontstaan er geen dubbele zaken wanneer een herkansing alsnog slaagt. Beheerders zien in een scherm welke berichten blijven hangen en krijgen een melding als een stroom langer stilstaat dan afgesproken.
Dat kan. Elke deelnemer krijgt een eigen inrichting en eigen sleutels, zodat zaaktypen, rechten en logboeken gescheiden blijven. Voor samenwerkingsverbanden en leveranciers is dit meestal het uitgangspunt: één koppelvlak dat per gemeente anders is ingericht, zonder dat de applicatie er iets van merkt en zonder dat gegevens van de ene deelnemer bij de andere zichtbaar worden.
Dat bepaalt u. Wij kunnen het beheer doen, of uw eigen beheerders doen het en wij staan achter de schermen. In beide gevallen krijgt u inzicht in de wachtrij, de foutmeldingen en het logboek, en leggen we vast wie welke sleutel beheert en hoe een koppeling wordt ingetrokken.
Vraag dat eerst na. Ondersteunt uw leverancier de standaarden die u nodig hebt en zit de gewenste stroom er al in, dan is dat vrijwel altijd de kortste weg. Maatwerk heeft zin wanneer u eigen vakapplicaties of portalen wilt aansluiten, wanneer vertaling tussen oude en nieuwe berichten nodig is, of wanneer meerdere organisaties op hetzelfde koppelvlak moeten.
Wilt u zien hoe uw zaken en documenten zonder overtypen binnenkomen?
Vertel ons welke systemen u wilt koppelen, welke zaaktypen daarbij horen en wat uw medewerkers nu met de hand overnemen. We laten zien hoe het koppelvlakoverzicht, de wachtrij met foutmeldingen en het logboek per bericht eruitzien.