Zaalverhuur en evenementkalender software laten maken
Wie zalen verhuurt, werkt vaak met een agenda, een spreadsheet en een mailbox vol aanvragen. Een optie die verloopt, een opstelling die niet is doorgegeven of een zaal die twee keer is verhuurd, kost geld en klanten. Appfront bouwt software voor zaalverhuur met één kalender voor alle zalen: aanvragen, opties, opstelling, catering en factuur bij elkaar, en een openbare evenementkalender als u dat wilt.
Wat is software voor zaalverhuur en de evenementkalender?
Software voor zaalverhuur houdt bij welke ruimte wanneer vrij is, wie er een optie op heeft en wat er bij een boeking hoort. Een zaal wordt per dagdeel of per uur verhuurd, soms gedeeld of in delen, met een opstelling, apparatuur, catering en schoonmaak. De evenementkalender laat daarnaast zien wat er in het gebouw gebeurt, voor bezoekers, huurders en de eigen medewerkers.
Bij veel verhuurders zit die kennis in een paar hoofden en een paar bestanden. Een aanvraag komt per mail binnen, de beheerder zoekt in de agenda, belt de koster of de huismeester en maakt de factuur later met de hand. Een optie wordt vergeten, een boeking wordt dubbel gemaakt, en niemand weet precies hoe vol de zalen echt zitten.
Wij bouwen maatwerk omdat elk gebouw anders werkt. Hoeveel zalen, welke combinaties, welke tarieven voor verenigingen, bedrijven en particulieren, en wie de deur opent of de koffie zet, bepaalt hoe de software werkt. Standaard reserveringspakketten zijn vaak gemaakt voor horeca of vergaderhotels, en passen slecht bij een dorpshuis of een kerk met vrijwilligers.
Eén kalender
Alle zalen en dagdelen.
Opties bewaakt
Niets verloopt ongemerkt.
Factuur klaar
Uit dezelfde boeking.
Hoe wij uw software voor zaalverhuur en de evenementkalender bouwen
We beginnen bij uw gebouw: welke ruimtes verhuurt u, aan wie, tegen welke tarieven, en wie doet wat rond een boeking. Daarna maken we een eerste versie met de kalender en de aanvraag, omdat daar het meeste heen en weer mailen zit. U werkt er een paar weken mee met echte aanvragen. Opstelling en catering, de factuur, de openbare kalender en de koppelingen volgen als dat goed loopt. Daarna houden we de software bij als uw gebouw of uw tarieven veranderen.
Ruimtes, tarieven en taken.
De eerste versie.
Opstelling, catering en factuur.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat software voor zaalverhuur en de evenementkalender concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke zaalverhuur terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw gebouw en uw huurders.
Beschikbaarheid
Per zaal, dagdeel of uur.
Opties
Met vervaldatum en herinnering.
Opstelling
Theater, carré of feest.
Tarieven
Per soort huurder.
Factuur
Uit de boeking zelf.
Openbare kalender
Evenementen op uw website.
Voor wie wij software voor zaalverhuur en de evenementkalender bouwen
De software is bedoeld voor organisaties die ruimtes verhuren en het overzicht willen houden zonder dat elke boeking door één persoon moet. Hoe meer zalen en huurders, hoe meer het oplevert.
Zalencentra
Vergaderen, feesten en congressen.
Dorpshuizen
Verenigingen en vrijwilligers.
Kerken en wijkcentra
Zalen naast de eigen activiteiten.
Sportlocaties
Kantine, zaal en vergaderruimte.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het verhuren van zalen. Voor het draaiboek van één evenement is er onze pagina over evenementenplanning software, voor reserveringen in het algemeen onze pagina over reserveringssoftware, en voor kerken onze pagina over kerkbeheer software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor zaalverhuur en de evenementkalender?
Een dubbele boeking, een vergeten optie of een factuur die nooit is verstuurd, kost een verhuurder geld en goodwill. Daar bouwen we op: één kalender voor alle zalen, opties die bewaakt worden, en een factuur die uit de boeking zelf komt.
Geen dubbele boekingen
Eén bron voor elke zaal.
Minder mailen
Aanvraag met de juiste vragen.
Zicht op bezetting
Welke zaal wat oplevert.
Security en privacy bij software voor zaalverhuur en de evenementkalender
De software verwerkt gegevens van huurders: namen, contactgegevens, organisaties en facturen. We gebruiken alleen wat nodig is voor de boeking, toegang is per rol ingericht, en een vrijwilliger ziet alleen wat hij voor zijn taak nodig heeft. Op de openbare kalender staat alleen wat de huurder openbaar wil maken.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst, en elke wijziging in een boeking wordt gelogd.
Veelgestelde vragen over software voor zaalverhuur en de evenementkalender
Vragen die zaalverhuurders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Ze houdt bij welke ruimte wanneer vrij is, wie een optie of boeking heeft en wat er bij die boeking hoort, zoals opstelling, apparatuur en catering. Uit dezelfde gegevens komen de bevestiging, de werklijst voor de huismeester en de factuur.
Ja. Een aanvraagformulier op uw website toont welke zalen vrij zijn en stelt de vragen die u nodig hebt, zoals aantal personen en opstelling. U beslist of een aanvraag meteen een boeking wordt of eerst een optie die u bevestigt.
Een optie houdt een zaal vast tot een datum die u kiest. De software herinnert de huurder en u voordat de optie verloopt, en geeft de zaal weer vrij als er niets gebeurt. Zo blijft er geen zaal op slot voor iemand die allang heeft afgehaakt.
Ja. Verenigingen, bedrijven en particulieren betalen vaak een ander tarief, en soms hangt het af van dagdeel of seizoen. Die regels leggen we één keer vast, zodat elke boeking het juiste bedrag krijgt en u het niet steeds hoeft uit te rekenen.
Ja. Boekingen die openbaar mogen zijn, zoals een concert of een open avond, verschijnen op een kalender op uw website of als feed in andere agenda's. Interne en besloten boekingen blijven daar buiten.
Ja. Een vrijwilliger of koster krijgt een eenvoudige lijst met wat er per dag moet gebeuren: welke zaal, welke opstelling, hoe laat open. Hij hoeft niet in de hele administratie te kunnen kijken.
Voor verhuurders met meerdere zalen, verschillende soorten huurders of eigen werkwijzen die niet in een standaardpakket passen, zoals een dorpshuis met vrijwilligers of een gemeente met meerdere locaties. Verhuurt u één zaal een paar keer per maand, dan is een eenvoudige agenda vaak genoeg.
Al uw zalen in één kalender?
Vertel ons welke ruimtes u verhuurt en hoe een boeking nu loopt. We laten zien hoe de software dat kan regelen.