SDS-beheer en stoffenregister laten maken
Een veiligheidsinformatieblad is geen document dat u archiveert maar een versie die verloopt. Uw leverancier herziet het, de indeling verandert, en het blad in uw map is stil verouderd. Daaronder ligt een tweede probleem: welke stoffen staan er eigenlijk bij u, in welke hoeveelheid en waar. Zonder dat register is elk antwoord aan de inspectie of de brandweer een rondgang.
Twee dossiers die vaak door elkaar lopen
Het eerste is het SDS-beheer: de veiligheidsinformatiebladen die u van uw leveranciers krijgt. Die worden herzien wanneer een indeling wijzigt, wanneer er nieuwe gegevens zijn of wanneer de regelgeving verandert. U moet de geldende versie hebben, en bij een herziening moet iemand beoordelen of er iets verandert aan hoe u met de stof omgaat.
Het tweede is het stoffenregister: welke gevaarlijke stoffen zijn er in uw bedrijf aanwezig, in welke hoeveelheid, op welke locatie en wie eraan wordt blootgesteld. Dat register is de basis voor uw risicobeoordeling, voor de opslagregels en voor wat u aan de brandweer laat zien. Het is iets anders dan een stapel bladen.
In de praktijk is er meestal wel een map met bladen en geen register. Dan blijkt bij een controle dat er zes producten in de werkplaats staan die nooit zijn beoordeeld, dat twee bladen uit 2019 zijn en dat niemand weet welk product er is vervangen door welk ander. Het beheer van de bladen zonder register is administratie zonder opbrengst. De verordening en de bijbehorende bijlagen staan op echa.europa.eu.
Hoe wij dit bouwen
Wij beginnen bij wat er fysiek staat en niet bij de map met bladen. Het register is de kern; het SDS-beheer hangt daaraan.
Een rondgang langs werkplaatsen, magazijnen en kasten. Vrijwel altijd komen er producten boven die niet in de administratie staan, en dat is meteen de belangrijkste opbrengst van de eerste week.
Eén stof kan in meerdere producten zitten en één product op meerdere plekken staan. Die structuur bepaalt of u straks kunt beantwoorden welke hoeveelheid van welke stof er op een locatie ligt.
Elke sprint levert iets dat u kunt narekenen. We beginnen bij het register en de actualiteit van de bladen, want daar zit de dagelijkse waarde; blootstellingsbeoordeling komt daarna.
We lopen het dossier na met de vragen die bij een inspectie worden gesteld: laat zien wat er in deze ruimte staat en welk blad daarbij hoort. Wat dan niet in twee klikken te tonen is, passen we aan.
Wat de software concreet doet
Register en actualiteit vormen de basis; de rest is uitbreiding die niet vanaf dag één nodig is.
Register van aanwezige stoffen
Per product de stof, de hoeveelheid en de locatie, met de mogelijkheid om te vragen wat er in een ruimte staat. Dat is de vraag die de brandweer en de inspectie stellen en die nu een rondgang kost.
Bladen met versiebeheer
Elk veiligheidsinformatieblad met zijn versiedatum, en oude versies bewaard in plaats van overschreven. Bij een discussie over hoe een stof destijds was ingedeeld, heeft u het blad van dat moment nodig en niet het huidige.
Herziening met verplichte beoordeling
Komt er een nieuwe versie, dan is dat geen bestandsvervanging maar een openstaande taak: is de indeling gewijzigd, raakt dat uw werkinstructie of uw opslag. Die beoordeling sluit de herziening af.
Signalering op verouderde bladen
Een blad dat jaren oud is, hoeft niet fout te zijn maar verdient een controle bij de leverancier. Het systeem maakt zichtbaar welke bladen het langst niet zijn ververst.
Blootstelling per taak
Welke medewerker komt bij welke stof, hoe lang en met welke beheersmaatregel. Dit is de brug van het register naar uw risicobeoordeling en het deel waar een arbeidshygiënist mee werkt.
Bladen ophalen bij leveranciers
De actualiteit hangt af van uw leveranciers. Een vaste route om bladen op te vragen en de binnenkomst te registreren werkt beter dan een mailwisseling waarin niemand ziet wat er ontbreekt.
Voor wie wij bouwen
Het aantal stoffen en de vraag of u ze verwerkt of alleen opslaat, bepalen de zwaarte. Vier situaties.
Productie en verwerking
Veel stoffen, veel locaties en processen waarin ze samenkomen. Hier is het register de basis voor de risicobeoordeling en loopt het door naar wat u zelf op de markt brengt; zie CLP-etikettering, die over de uitgaande kant gaat waar deze pagina over de inkomende gaat. Werkt u in de bredere procesindustrie, dan is software voor de chemische industrie het bredere antwoord; deze pagina gaat alleen over de stoffenkant.
Technische dienst en onderhoud
Weinig stoffen maar verspreid over bussen, werkplaatsen en projectlocaties. Het knelpunt is hier niet het aantal maar dat niemand weet wat er in een bus ligt.
Laboratoria en zorginstellingen
Kleine hoeveelheden, veel verschillende stoffen en een hoog verloop in het assortiment. Hier telt vooral dat een nieuw product niet in gebruik gaat voordat het blad er is. Bij laboratoria loopt dit vaak samen met laboratoriumvoorraadbeheer, dat over houdbaarheid en verbruik gaat.
Arbodiensten en adviesbureaus
Voor meerdere opdrachtgevers heeft u hetzelfde register per klant nodig, met een harde scheiding ertussen. Standaardpakketten zijn vaak op één organisatie gebouwd en lopen daar vast. De uitkomsten voeden uw RI&E en plan van aanpak.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Leveranciers leveren hun bladen in wisselende vormen aan, meestal als PDF, en de rondgang gebeurt op de werkvloer in ruimtes zonder bereik. Die twee bepalen de bouw.
Waarom Appfront
Het register is de kern, niet de map
Bladen beheren zonder te weten wat er staat, levert weinig op. Wij bouwen eerst het register en hangen de bladen daaraan, niet andersom.
Een herziening is een taak
Een nieuw blad inladen verandert niets aan hoe er wordt gewerkt. Wij maken van elke herziening een beoordeling die iemand moet afronden.
Nieuwe producten komen via inkoop binnen
Een product dat wordt besteld zonder blad, staat er twee weken later. Via koppelingen met uw inkoop komt het meteen in de wachtrij in plaats van in een kast.
Eerlijk over wat wij niet doen
Wij zijn geen arbodienst en geen veiligheidskundige. Wij stellen geen risicobeoordeling op en beoordelen geen blootstelling; wij bouwen het systeem waarin uw deskundige dat werk doet.
Security en privacy
Een stoffenregister bevat weinig persoonsgegevens, maar de blootstellingskant wel: welke medewerker met welke stof werkt, en soms medisch toezicht dat daaruit volgt. Dat is gevoelige informatie die niet in hetzelfde scherm hoort als het register zelf. Wij scheiden die twee en zetten de toegang tot de persoonsgebonden kant apart.
De bedrijfsinformatie is ook gevoelig. Een compleet overzicht van welke gevaarlijke stoffen in welke hoeveelheid op welke locatie liggen, is precies wat u niet breed wilt delen. Toegang gaat daarom per locatie en per rol. Verder bewaren we oude versies van bladen zoals ze binnenkwamen: bij een discussie over een blootstelling in het verleden telt hoe de stof toen was ingedeeld, en een register dat alleen het heden kent, kan die vraag niet beantwoorden. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over SDS-beheer
Een veiligheidsinformatieblad is een document van uw leverancier over één product. Een stoffenregister is uw eigen overzicht van wat er aanwezig is: welke stof, hoeveel en waar. Het eerste krijgt u aangeleverd, het tweede moet u zelf bijhouden. De meeste bedrijven hebben wel bladen en geen register, en dat is precies waar het bij een controle op vastloopt.
Wij adviseren van wel en bouwen het systeem daar ook op. Als er ooit een discussie ontstaat over een blootstelling in het verleden, gaat het om hoe de stof destijds was ingedeeld en welke maatregelen daarbij hoorden. Welke bewaartermijn voor u geldt, hangt af van uw situatie; laat dat vaststellen door uw arbodienst of jurist.
Gedeeltelijk. Sommige leveranciers bieden een portaal of een feed waaruit we kunnen ophalen; veel andere sturen een PDF per mail. Wat wij bouwen is een vaste route om bladen op te vragen en de binnenkomst te registreren, plus signalering op wat het langst niet is ververst. Volledige automatisering beloven we niet, want die hangt af van uw leveranciers.
Ja, waar het kan: productnaam, versiedatum, gevarenaanduidingen en de indeling zijn vaak uitleesbaar. Reken erop dat het niet foutloos is, want de opmaak verschilt sterk per leverancier en per taal. Wij bouwen het daarom als voorstel dat iemand bevestigt, niet als automatische invoer.
Dan wordt de nieuwe versie opgenomen en de oude bewaard, en er ontstaat een openstaande beoordeling: is de indeling gewijzigd en raakt dat uw werkinstructie, uw opslag of uw persoonlijke beschermingsmiddelen. Die beoordeling sluit de herziening af. Zonder die stap is een nieuw blad inladen een administratieve handeling zonder gevolg.
Met een rondgang, en die valt bijna altijd tegen: er komen producten boven die nergens in de administratie staan. Dat is geen falen van de inventarisatie maar de opbrengst ervan. Wij bouwen de rondgang als scanbare route per ruimte, zodat het de tweede keer een controle is en niet opnieuw een zoektocht.
Nee. Het levert de gegevens waarop uw arbodienst of veiligheidskundige die beoordeling baseert: welke stof, welke hoeveelheid, welke taak, welke blootstellingsduur. Het oordeel zelf is vakwerk dat bij hen blijft. Wij bouwen wel de plek waar dat oordeel wordt vastgelegd en aan de stof gekoppeld.
Dat hangt af van het aantal stoffen en locaties, of blootstelling per taak meemoet en of er gekoppeld wordt met inkoop. Het register met de bladen eraan is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op; de blootstellingskant kost meer omdat die met uw deskundige moet worden ingericht. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Een stoffenregister laten bouwen?
Loop met ons één werkplaats door en tel de producten die er staan. Vrijwel altijd staat een deel daarvan nergens geregistreerd, en dat gesprek is het beste beginpunt. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software. Gebeurt de rondgang op de werkvloer, dan bouwen we die als app.