Registratiesysteem ongewenste omgangsvormen laten maken
Werkgevers moeten beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken, en daar horen pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie bij. Wie dat beleid serieus neemt, wil weten wat er gemeld wordt, door wie het wordt opgepakt en wat ermee gebeurt. Appfront bouwt een registratiesysteem voor meldingen van ongewenst gedrag: vertrouwelijk, met rechten per rol, en met overzichten die uw organisatie helpen het beleid bij te stellen.
Wat is een registratiesysteem voor ongewenst gedrag?
Een registratiesysteem voor ongewenst gedrag legt vast wat medewerkers melden over pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie of agressie, wie de melding behandelt en hoe die afloopt. De Arbeidsomstandighedenwet rekent deze vormen van gedrag tot psychosociale arbeidsbelasting, naast werkdruk, en verplicht de werkgever in artikel 3 een beleid te voeren dat erop gericht is die belasting te voorkomen, of als dat niet kan te beperken. Artikel 2.15 van het Arbobesluit werkt dat uit: de risico's horen in de risico-inventarisatie en -evaluatie, de maatregelen in het plan van aanpak, en medewerkers krijgen voorlichting over de risico's en de maatregelen. Volgens het Arboportaal gaat het ook om gedrag van derden, zoals klanten, cliënten en patiënten.
De wet schrijft niet voor dat u meldingen in een register bijhoudt. Wel moet de werkgever zijn arbobeleid regelmatig toetsen aan de ervaringen ermee, en daar hebt u gegevens voor nodig. Een registratie laat zien hoeveel meldingen er zijn, over welk soort gedrag, op welke afdelingen of locaties, en hoe lang de afhandeling duurt. Zo kunnen een vertrouwenspersoon en HR in geanonimiseerde vorm rapporteren aan de directie, zonder dat herleidbaar is wie wat heeft gemeld. Een vertrouwenspersoon is op dit moment niet wettelijk verplicht. Het initiatiefwetsvoorstel dat dat wil regelen, is op 23 mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt bij de Eerste Kamer in schriftelijke voorbereiding.
Wij bouwen maatwerk omdat de route van een melding per organisatie verschilt. Bij de ene werkgever komt een melding binnen bij een interne vertrouwenspersoon, bij de andere bij een extern bureau, een leidinggevende of HR, en een melding van agressie door een klant vraagt om een andere opvolging dan een melding van pesten in een team. Welke gegevens worden vastgelegd, wie wat mag zien en wanneer iets anoniem blijft, leggen we samen met u en de vertrouwenspersoon vast. Het systeem volgt uw meldprocedure en niet andersom.
Vertrouwelijk
Alleen zichtbaar voor wie het mag.
Opgevolgd
Elke melding met een status.
Inzicht
Overzichten voor het beleid.
Hoe wij uw registratiesysteem voor ongewenst gedrag bouwen
We beginnen bij uw meldprocedure: wie meldingen ontvangt, welke vormen van ongewenst gedrag u onderscheidt, wat er na een melding gebeurt en welke rapportages de directie of de ondernemingsraad krijgt. Daarna leggen we samen met de vertrouwenspersoon vast welke gegevens worden geregistreerd, welke velden alleen voor de behandelaar zichtbaar zijn en wanneer gegevens worden verwijderd. We bouwen eerst het vastleggen en opvolgen van meldingen en laten de vertrouwenspersoon en HR dat beoordelen met fictieve casussen. Overzichten en koppelingen, bijvoorbeeld met uw HR-systeem, volgen als dat goed loopt.
Melders, behandelaars, routes.
Wat, wie en hoe lang.
Getest met fictieve casussen.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat een registratiesysteem voor ongewenst gedrag concreet doet
De onderdelen hieronder komen in vrijwel elk registratiesysteem voor ongewenst gedrag terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw meldprocedure en van de omvang van uw organisatie.
Melden
Vertrouwelijk, ook zonder naam.
Registratie
Soort gedrag en context.
Opvolging
Status en vervolgafspraken.
Rechten
Per rol afgeschermd.
Overzichten
Geanonimiseerd voor het beleid.
Logboek
Wie wat heeft gedaan.
Voor wie wij een registratiesysteem voor ongewenst gedrag bouwen
Het systeem is bedoeld voor organisaties die meldingen van ongewenst gedrag nu in mails, losse documenten of geheugen bijhouden en daar geen goed overzicht van hebben. Hoe meer medewerkers, locaties of contact met publiek, hoe meer het oplevert.
Werkgevers
Overzicht voor het PSA-beleid.
Vertrouwenspersonen
Eigen, afgeschermd dossier.
HR-afdelingen
Opvolging met de juiste rechten.
Publieksfuncties
Agressie door derden vastgelegd.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over meldingen van ongewenst gedrag tussen mensen op het werk. Gaat het om het melden van misstanden en klokkenluiders, kijk dan naar onze pagina over meldregeling-software; voor calamiteiten en incidenten is er het calamiteiten- en incidentmeldsysteem. Klachten van klanten horen bij klachtenmanagement, en voor het bredere personeelsdossier is er HR-casemanagement. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw registratiesysteem voor ongewenst gedrag?
Een melding die in een mailbox blijft liggen, een vertrouwenspersoon die zijn aantekeningen thuis bewaart, of een directie die pas bij een incident ontdekt dat er al jaren signalen waren, schaadt het vertrouwen van medewerkers. Daar bouwen we op: een vaste plek voor elke melding, afscherming die bij de rol past en overzichten die laten zien waar het beleid aandacht nodig heeft.
Zorgvuldig
Vertrouwelijkheid in het ontwerp.
Navolgbaar
Elke stap vastgelegd.
Bruikbaar
Inzicht zonder herleidbaarheid.
Security en privacy bij een registratiesysteem voor ongewenst gedrag
Meldingen van ongewenst gedrag bevatten gevoelige persoonsgegevens over melders, betrokkenen en getuigen, soms ook gegevens over gezondheid of afkomst, en daarvoor gelden de strengste regels van de AVG. Het systeem legt alleen vast wat voor de opvolging nodig is, schermt elk dossier af voor iedereen behalve de behandelaar, en verwijdert gegevens na de bewaartermijn die u vaststelt. Overzichten voor de directie zijn geanonimiseerd en tonen geen kleine aantallen die naar een persoon te herleiden zijn.
Het systeem draait in een Europees datacenter, met versleutelde verbindingen en opslag. Elke handeling in een dossier wordt met tijd en gebruiker vastgelegd. Wie meldingen mag inzien, of een externe vertrouwenspersoon een eigen omgeving krijgt en of de ondernemingsraad overzichten ontvangt, stemmen we vooraf met u af. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling kunnen we samen met uw functionaris voor gegevensbescherming voorbereiden.
Veelgestelde vragen over een registratiesysteem voor ongewenst gedrag
Vragen die werkgevers, HR-adviseurs en vertrouwenspersonen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Gedrag op het werk dat als ongewenst wordt ervaren, zoals pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie of geweld. De Arbeidsomstandighedenwet rekent dit tot psychosociale arbeidsbelasting. Het kan gaan om gedrag van collega's en leidinggevenden, maar ook van klanten, cliënten of patiënten.
Er is geen wettelijke plicht om een register van meldingen bij te houden. U bent wel verplicht beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken en dat beleid regelmatig te toetsen aan de ervaringen. Een registratie geeft u de gegevens om dat te doen.
Dat de risico's van psychosociale arbeidsbelasting worden beoordeeld in de risico-inventarisatie en -evaluatie, dat in het plan van aanpak maatregelen worden vastgesteld en uitgevoerd om die belasting te voorkomen of te beperken, en dat medewerkers voorlichting krijgen over de risico's en de maatregelen.
Nu nog niet. Het initiatiefwetsvoorstel om een vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag verplicht te stellen, is op 23 mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen. Het ligt bij de Eerste Kamer, waar de schriftelijke voorbereiding loopt. Zolang de Eerste Kamer het niet heeft aangenomen, is het geen wet.
Dat kan als u dat in uw meldprocedure toestaat. Het systeem kan een melding zonder naam vastleggen en de melder toch een manier geven om de opvolging te volgen. Of anoniem melden in uw organisatie wenselijk is, bespreken we vooraf met u en de vertrouwenspersoon.
Een meldregeling gaat over misstanden in de organisatie, zoals fraude of overtreding van regels, en hoort bij de bescherming van klokkenluiders. Een registratiesysteem voor ongewenst gedrag gaat over hoe mensen met elkaar omgaan op het werk. De routes, de behandelaars en de afscherming verschillen.
Voor organisaties met meerdere locaties, veel contact met publiek, een externe vertrouwenspersoon of een ondernemingsraad die geregeld overzichten wil. Krijgt u zelden een melding, dan volstaat een zorgvuldig bijgehouden dossier bij de vertrouwenspersoon vaak.
Meldingen van ongewenst gedrag zorgvuldig vastleggen?
Vertel ons hoe meldingen nu binnenkomen en wie ze opvolgt. We laten zien hoe een registratiesysteem dat vertrouwelijk en overzichtelijk maakt.