Referentienummerregister voor DDS-verklaringen laten maken
Onder de EUDR dient wie hout, koffie, cacao, soja, rubber, palmolie of rundvlees op de EU-markt brengt een zorgvuldigheidsverklaring in, de DDS, en krijgt daarvoor uit TRACES een referentienummer en een verificatienummer. Afnemers verderop in de keten moeten die nummers overnemen, en bij invoer horen ze op de douaneaangifte. Appfront bouwt een register waarin per zending, partij of product staat welk DDS-nummer erbij hoort, van wie het komt, aan wie het is doorgegeven en in welke aangifte het is gebruikt.
Wat is een register van referentienummers van DDS-verklaringen?
Een referentienummerregister legt vast welke DDS-verklaring bij welke goederen hoort. Elke verklaring die in TRACES wordt ingediend, krijgt een referentienummer en een verificatienummer. Dat nummer moet mee met de goederen: een afnemer verderop in de keten verwijst ernaar in zijn eigen verklaring, en bij invoer in de EU wordt het op de douaneaangifte vermeld. Het register koppelt het nummer aan de zending, de partij of het product, en houdt bij aan wie het is doorgegeven en waar het is gebruikt.
Zonder register staat het nummer in een mail van de leverancier, in een kolom van de inkooporder of op een pakbon. Bij een handelaar die honderden partijen per jaar ontvangt en doorverkoopt, is dan niet meer te achterhalen welk nummer bij welke levering hoorde, of een nummer wel de goederen dekt waarvoor het wordt gebruikt, en welk nummer de douane bij een controle moet krijgen. Eén verklaring mag meerdere zendingen dekken, maar alleen als die binnen de reikwijdte van die verklaring vallen, en dat moet u kunnen laten zien.
Wij bouwen maatwerk omdat uw keten en uw systemen bepalen hoe het register eruitziet. Of u zelf verklaringen indient of ze van leveranciers ontvangt, of u per zending of per partij werkt, welk ERP en welke douanesoftware u gebruikt, en hoeveel afnemers u moet informeren, verschilt. De toepassing van de EUDR gaat voor grote en middelgrote bedrijven in op 30 december 2026 en voor kleine en micro-ondernemingen op 30 juni 2027; het register is bedoeld om daar op tijd klaar voor te zijn.
Gekoppeld
Nummer bij zending en partij.
Gedekt
Controle op reikwijdte.
Doorgegeven
Afnemer en douane.
Hoe wij uw register van referentienummers van DDS-verklaringen bouwen
We beginnen bij uw goederenstroom: welke producten onder de EUDR vallen, of u verklaringen indient of ontvangt, waar de nummers nu staan en wie ze nodig heeft. Daarna maken we een eerste versie van het register met de koppeling tussen nummer en zending, omdat daar de controle van de douane over gaat. Uw inkoop en logistiek werken er een tijd mee. Doorgifte aan afnemers, de koppeling met ERP en douanesoftware en de dekkingscontrole volgen als dat goed loopt. Daarna houden we het register bij als de regels of uw keten veranderen.
Producten, nummers, partijen.
De eerste versie.
Afnemers, ERP, douane.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat een register van referentienummers van DDS-verklaringen concreet doet
De onderdelen hieronder komen in vrijwel elk DDS-register terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw plek in de keten en van uw systemen.
Nummers
Referentie en verificatie per DDS.
Koppeling
Aan zending, partij, product.
Dekking
Valt de zending onder de DDS?
Doorgifte
Naar afnemer, met bewijs.
Douane
Nummer in de aangifte.
Bewaring
Terug te vinden per jaar.
Voor wie wij een register van referentienummers van DDS-verklaringen bouwen
Het register is bedoeld voor bedrijven die onder de EUDR vallen en meer dan een handvol zendingen per jaar verwerken. Hoe meer partijen en hoe meer afnemers, hoe meer het oplevert.
Importeurs
Nummer bij de aangifte.
Handelaren
Doorgeven aan afnemers.
Verwerkers
Grondstof naar product.
Producenten
Eigen verklaringen bewaren.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het register van nummers. Voor de inkoopkant, de herkomst per leverancier en perceel, is er onze pagina over een ketendossier voor ontbossingsvrije inkoop, voor het geheel onze pagina over EUDR-software, en voor het verbinden van uw systemen onze pagina over middleware. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw register van referentienummers van DDS-verklaringen?
Een douanecontrole waarbij het juiste nummer niet te vinden is, een afnemer die om een verklaring vraagt die in een mailbox staat, of een nummer dat voor goederen is gebruikt die het niet dekt, kost een bedrijf vertraging en risico. Daar bouwen we op: elk nummer bij de juiste goederen, doorgegeven aan wie het nodig heeft, en terug te vinden zolang het moet.
Vindbaar
Nummer bij elke zending.
Juist gebruikt
Dekking gecontroleerd.
Aantoonbaar
Doorgifte vastgelegd.
Security en privacy bij een register van referentienummers van DDS-verklaringen
Het register bevat gegevens over leveranciers, goederen en verklaringen. Toegang is per rol ingericht: inkoop legt nummers vast, logistiek koppelt ze aan zendingen, een afnemer ziet alleen de nummers die voor hem zijn bedoeld. Elke doorgifte wordt met tijd en ontvanger vastgelegd.
Het register draait in een Europees datacenter, met versleutelde verbindingen en opslag en dagelijkse back-ups. Gegevens blijven bewaard zolang de wettelijke bewaartermijn loopt en zijn per jaar te exporteren.
Veelgestelde vragen over een register van referentienummers van DDS-verklaringen
Vragen die inkopers en compliance-verantwoordelijken stellen voordat ze hiermee beginnen.
De due diligence statement onder de EUDR: de verklaring waarmee een bedrijf aangeeft dat een product niet aan ontbossing heeft bijgedragen en volgens de wetgeving van het productieland is geproduceerd. Hij wordt ingediend in TRACES en krijgt daar een referentienummer en een verificatienummer.
Omdat het nummer mee moet met de goederen: naar afnemers, die ernaar verwijzen, en naar de douane bij invoer. Bij veel zendingen per jaar is niet meer te achterhalen welk nummer bij welke levering hoort als dat niet systematisch is vastgelegd.
Ja, als die zendingen binnen de reikwijdte van die verklaring vallen. Het register controleert per zending of het gekozen nummer de goederen dekt en legt vast waar het is gebruikt.
Per zending of per factuur, via e-mail, een portaal of een koppeling met het systeem van de afnemer. Elke doorgifte wordt vastgelegd, zodat u later kunt laten zien wat u aan wie hebt gegeven.
Meestal wel. Het nummer kan vanuit het register in de inkooporder, de pakbon en de douaneaangifte komen. Welke systemen u gebruikt, bekijken we in de eerste stap.
De toepassing gaat voor grote en middelgrote bedrijven in op 30 december 2026 en voor kleine en micro-ondernemingen op 30 juni 2027. Controleer altijd de actuele stand bij de Europese Commissie en de NVWA.
Voor bedrijven met tientallen tot honderden zendingen per jaar onder de EUDR, meerdere leveranciers en afnemers. Bij een paar zendingen per jaar is een goed bijgehouden lijst vaak genoeg.
Elk DDS-nummer bij de juiste zending?
Vertel ons welke producten u onder de EUDR verhandelt en waar de nummers nu staan. We laten zien hoe een register dat op orde brengt.