Recallsimulatie en meldingsdossier software laten maken
Appfront bouwt software waarmee u een recall oefent en een echte melding onderbouwt. U kiest een batch, de software traceert vooruit naar afnemers en terug naar grondstoffen, berekent de massabalans en legt elk tijdstip vast. Contactlijsten, conceptbrieven en het meldingsdossier voor de toezichthouder rollen er in dezelfde volgorde uit. Zodat u tijdens een incident niet eerst in mappen en mailboxen hoeft te zoeken naar wie wat heeft ontvangen.
Wat is recallsimulatie en meldingsdossier software?
Recallsimulatie en meldingsdossier software is één werkomgeving voor het oefenen en uitvoeren van een terugroepactie. U start een oefening op een batch of productiedatum, de software haalt ontvangsten, productieorders en leveringen erbij, traceert vooruit naar afnemers en terug naar grondstoffen, rekent de massabalans door en zet elke stap met tijdstip en uitvoerder in een tijdlijn. Daaruit volgt het dossier dat u aan auditor of toezichthouder laat zien.
Zonder zo'n omgeving begint elke oefening opnieuw. Een kwaliteitsmanager vraagt een export aan logistiek, krijgt pakbonnen per mail, telt kilo's in een spreadsheet en ontdekt pas aan het eind dat een deel van de batch is omgepakt onder een ander artikelnummer. Tijdstippen worden achteraf geschat. Bij een echte melding ontbreekt dan precies wat de toezichthouder vraagt: welke afnemer heeft hoeveel ontvangen, en wat is daarmee gebeurd.
Wij bouwen maatwerk omdat uw ketenstructuur nergens standaard in zit: uw artikelstructuur en batchlogica in het ERP, ompakken en hercoderen, co-packers en externe opslag, afnamecontracten met eigen meldafspraken en de formulieren die uw toezichthouder en certificatieschema verlangen. Een generiek pakket kent uw ompaklogica niet, koppelt niet aan uw WMS en laboratoriumsysteem, en levert geen dossier in de indeling waarop u wordt beoordeeld.
Tracering vooruit en terug
Vanaf een batch of charge naar alle afnemers en geleverde hoeveelheden, en terug naar grondstoffen, verpakking en halffabricaat, inclusief ompakken, hercodering en voorraad die bij externe opslag ligt.
Massabalans en dekking
De software zet ontvangen, verwerkte, geleverde en nog aanwezige hoeveelheden naast elkaar, per schakel, en laat zien welk deel van de batch u op dit moment niet kunt verklaren.
Meldingsdossier
Alle stappen met tijdstip, afnemerslijsten, verzonden en ontvangen berichten, analyseresultaten en genomen besluiten staan in één dossier dat u exporteert voor toezichthouder, auditor en afnemers.
Hoe wij uw recallsimulatie en meldingsdossier software bouwen
We beginnen bij uw laatste traceerbaarheidstest: het verslag, de exports die u toen hebt gebruikt en de punten waar het schuurde.
We lopen door hoe een batch bij u ontstaat, splitst en wordt omgepakt, welke systemen welke schakel vastleggen en waar gegevens nu met de hand worden overgenomen.
Artikelen, batches, afnemers, leveranciers, locaties en contactpersonen komen uit uw bronsystemen. Daarbij leggen we vast wie mag starten, wie mag besluiten en wie alleen meeleest.
U start een simulatie, de software traceert, rekent de massabalans door, zet taken bij actiehouders en registreert elk tijdstip. Conceptberichten en het verslag ontstaan onderweg.
We sluiten ERP, WMS en laboratoriumsysteem aan, testen met een echte batch uit uw eigen historie en nemen het beheer over, inclusief wijzigingen in formulieren en schema's.
Wat recallsimulatie en meldingsdossier software concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke recallsimulatie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw certificatieschema, uw ketenpositie en het aantal schakels tussen u en de consument.
Tracering in twee richtingen
Van batch naar afnemer en terug naar grondstof, inclusief halffabricaten, ompakken en hercodering onder een ander artikelnummer bij uzelf of bij een co-packer.
Massabalans
Ontvangen, verwerkt, geleverd en resterend naast elkaar, met het onverklaarde deel apart zichtbaar en per locatie, schakel of artikelnummer uit te splitsen.
Tijdlijn met tijdstempels
Elke handeling krijgt een tijdstip en een naam, zodat u achteraf kunt laten zien hoe snel de keten in beeld was en wie wat heeft gedaan.
Contact- en alarmeringslijsten
Afnemers, leveranciers, co-packers en interne crisisrollen met actuele gegevens, plus een registratie van wie wanneer via welk kanaal is bereikt en wie nog niet.
Meldingsdossier en berichten
Conceptberichten aan afnemers en toezichthouder, besluiten met motivering, bijlagen en bewijsstukken, samengevoegd tot één dossier dat u in één handeling exporteert.
Oefenkalender en evaluatie
Plan simulaties vooruit per locatie, leg bevindingen en verbeterpunten vast en volg of openstaande acties voor de volgende oefening daadwerkelijk zijn afgerond.
Voor wie wij recallsimulatie en meldingsdossier software bouwen
De software is bedoeld voor organisaties met een meldplicht waar een batch door meerdere systemen, locaties en schakels loopt.
Levensmiddelenproducenten
Hier telt de snelheid waarmee de hele keten in beeld is en de onderbouwing richting de NVWA. Tracering in twee richtingen met massabalans is de kern.
Importeurs en handelshuizen
Zij zijn afhankelijk van gegevens van producenten buiten de EU. De kern zit in afnemerslijsten, documentbeheer en het aantoonbaar informeren van alle betrokken partijen.
Non-foodfabrikanten
Onder de productveiligheidsverordening draait het om de melding zelf en de genomen maatregelen. Het meldingsdossier met besluiten, risicobeschrijving en bewijsstukken staat daar centraal.
Co-packers en logistiek dienstverleners
Zij werken voor meerdere opdrachtgevers met elk eigen procedures en formulieren. Gescheiden dossiers per opdrachtgever en strak ingestelde rolrechten zijn daar bepalend.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over software waarmee u een terugroepactie oefent en een melding onderbouwt, en die grenst aan ons werk voor bedrijfssoftware op maat, aan rapportagesoftware voor verplichte verantwoording en aan systemen die wij als softwareleverancier voor de overheid bouwen voor toezicht en handhaving. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw recallsimulatie en meldingsdossier software?
Een recallprocedure is zo goed als de laatste keer dat u hem echt hebt getest. Daar bouwen we op: oefenen met uw eigen batches, uw eigen afnemers en uw eigen systemen.
Oefenen moet net zo gaan als het echte werk
Daarom gebruikt de simulatie dezelfde gegevens, schermen en berichten als een echte melding. Wat u in de oefening tegenkomt, komt u bij een incident niet meer tegen.
Een dossier ontstaat tijdens het incident, niet erna
Elke stap wordt vastgelegd op het moment dat hij gebeurt. Achteraf reconstrueren kost tijd die u bij een melding niet hebt en levert altijd gaten op.
Het onverklaarde deel is de belangrijkste uitkomst
Niet het percentage dat u terugvindt telt, maar het deel dat u niet kunt verklaren. Dat maken we zichtbaar in plaats van weg te rekenen.
Security en privacy bij recallsimulatie en meldingsdossier software
In de software staan afnemers- en leveranciersgegevens, inkoop- en leverhoeveelheden, analyseresultaten en interne besluiten, met namen van contactpersonen. Dat is deels concurrentiegevoelig en valt deels onder de AVG. Toegang gaat per rol: starten, besluiten, meelezen of alleen een eigen dossier. Elke handeling wordt gelogd en dossiers blijven bewaard volgens de termijn uit uw certificatieschema.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met ERP, WMS, laboratoriumsysteem en uw kwaliteitsmanagementsysteem werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over recallsimulatie en meldingsdossier software
Vragen die kwaliteits- en supplychainmanagers stellen voordat ze hiermee beginnen.
U selecteert een batch, charge of productiedatum en de software traceert vooruit naar alle afnemers en terug naar grondstoffen en verpakking. Ze rekent de massabalans door, zet taken bij actiehouders, registreert elk tijdstip en bundelt afnemerslijsten, berichten en besluiten tot één dossier voor uw auditor en, bij een echte melding, de toezichthouder.
Uw ERP weet welke batch waarheen is gegaan, maar niet wie wanneer is gebeld, welk besluit is genomen en op welke grond. Het ondersteunt ook geen oefening: een simulatie starten zonder echte voorraadmutaties kan er niet. Deze software legt het proces eromheen vast en haalt de batchgegevens op bij het ERP.
Certificatieschema's zoals BRCGS verlangen dat het traceerbaarheidssysteem periodiek wordt getest en dat de uitkomst is vastgelegd, inclusief de benodigde tijd. Omdat de software elke stap met tijdstip registreert en massabalans en onverklaarde hoeveelheden toont, komt het verslag uit het systeem in plaats van uit een reconstructie achteraf.
Ja, dat is het doel: oefening en incident volgen dezelfde route. Bij voedselveiligheid gaat de melding naar de NVWA, bij non-food via de Safety Business Gateway. De software bereidt voor wat daar wordt gevraagd, zoals risicobeschrijving, hoeveelheden, betrokken landen en de maatregelen die u neemt.
Dat is meestal het lastigste punt. We brengen in kaart waar een batch een nieuw artikelnummer of een nieuwe charge krijgt en leggen die relaties expliciet vast, ook als het ompakken buiten de deur gebeurt. Zonder die koppeling stopt een tracering bij de eerste hercodering.
Ja. Waar gegevens op papier of in een los bestand staan, bouwen we een invoerscherm of een importfunctie, zodat die schakel toch in de tijdlijn en de massabalans meetelt. De software laat zien welke schakels handmatig zijn ingevuld, zodat u weet waar uw tracering het kwetsbaarst is.
Vraag dat eerst na. Veel kwaliteitspakketten hebben een module voor klachten en afwijkingen, en bij één productielocatie met een korte keten is dat vaak genoeg. Maatwerk gaat spelen bij meerdere locaties, ompakken onder andere artikelnummers, externe opslag, afnemers met eigen meldafspraken, of als dossiers per opdrachtgever gescheiden moeten blijven.
Wilt u uw volgende traceerbaarheidstest uit één systeem laten komen?
Vertel ons welke systemen uw batches vastleggen, hoe vaak u nu oefent en waar uw laatste test vastliep. We laten zien hoe de tracering, de massabalans en het meldingsdossier eruitzien.