Printmanagement software laten maken

Printmanagement software, ook wel managed print services software genoemd, beheert het volledige printerpark van een organisatie vanuit één centrale omgeving. De software ontdekt alle printers en multifunctionals op het netwerk, monitort hun status via SNMP, registreert elke print- en kopieopdracht per gebruiker, afdeling en kostenplaats, en maakt kosten en doorbelasting inzichtelijk. Daarbovenop komen functies als secure printing met badge-release, quota en print-policies zoals dubbelzijdig of zwart-wit afdwingen, en toner- en verbruiksbeheer met automatische bestellingen. Maatwerk software laat u dit inrichten volgens uw eigen kostenplaatsstructuur, autorisaties en serviceprocessen, in plaats van uw werkwijze in een standaardpakket te persen.

Bij follow-me printing, ook bekend als pull printing of secure printing, wordt een opdracht niet meteen uitgevoerd, maar vastgehouden in een beveiligde wachtrij. De gebruiker loopt naar een willekeurige printer in het park, identificeert zich met een pasje, pincode of inlog, en pas dan rolt het document uit. Badge-release werkt via een kaartlezer aan de printer die de RFID-pas, bijvoorbeeld Mifare, koppelt aan het gebruikersaccount in Active Directory. Dat voorkomt dat vertrouwelijke documenten onbeheerd op de uitvoerlade blijven liggen, vermindert verspilling door niet-opgehaalde prints en geeft de gebruiker de vrijheid om bij elk apparaat te releasen.

Wij bouwen maatwerk. Elk printerpark verschilt in merken en modellen apparaten, in de kostenplaatsstructuur waarop wordt doorbelast, in de autorisaties per afdeling en in de service- en bestelprocessen rond toner en onderhoud. Maatwerk printmanagement software sluit aan op uw werkelijke inrichting en kan meegroeien als u apparaten vervangt, locaties toevoegt of doorbelasting wilt veranderen. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

De software ontdekt apparaten op het netwerk en haalt hun status op via SNMP, het protocol dat vrijwel elke netwerkprinter en multifunctional ondersteunt. Daarmee leest de applicatie tellerstanden, toner- en verbruiksniveaus, papierstatus en foutmeldingen uit. Centraal ziet u per apparaat het actuele volume, de resterende toner en eventuele storingen, zodat beheer niet langer apparaat voor apparaat hoeft te gebeuren. Tellerstanden vormen tegelijk de basis voor kostenregistratie en voor service- en leasecontracten die op aantallen afrekenen.

Elke print- en kopieopdracht wordt geregistreerd met kenmerken als gebruiker, apparaat, aantal pagina's, kleur of zwart-wit, enkel- of dubbelzijdig en het tijdstip. Door gebruikers te koppelen aan een afdeling en kostenplaats berekent de software de kosten op basis van uw eigen paginatarieven en wijst die toe aan de juiste post. U kunt rapportages draaien per afdeling, per locatie of per project, quota instellen en de cijfers exporteren of via een koppeling doorzetten naar uw boekhoud- of ERP-systeem voor interne doorbelasting.

Printmanagement software gaat over het beheren van uw printerpark en uw printkosten: monitoring, volumes, doorbelasting, secure printing en verbruiksbeheer van de printers en multifunctionals binnen uw organisatie. Web-to-print software is iets anders: daarmee bestellen klanten online drukwerk zoals visitekaartjes, flyers of brochures, die vervolgens bij een drukkerij worden geproduceerd. Label- of etikettenprintsoftware richt zich op het ontwerpen en aansturen van etiketten, bijvoorbeeld voor logistiek of productie. Heeft u behoefte aan online drukwerk bestellen, kijk dan bij onze web-to-print software. Deze pagina gaat uitsluitend over printerparkbeheer en printkosten.

Afdrukken kunnen vertrouwelijke informatie bevatten, dus privacy weegt zwaar. Met secure printing blijven documenten in een beveiligde wachtrij tot de gebruiker zich identificeert, zodat niets onbeheerd op de printer ligt. Opdrachten worden versleuteld verzonden en bewaard, en wij passen dataminimalisatie toe: we registreren de gegevens die nodig zijn voor kosten en beheer, en bewaren de inhoud van documenten niet langer dan nodig. Toegang tot rapportages en gebruikersdata richten we rolgebaseerd in, met logging van wie wat heeft ingezien, zodat u aantoonbaar voldoet aan de AVG.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd. We voeren een review uit op de architectuur, de printerkoppelingen, het autorisatiemodel, de kostenregistratie en de beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, nieuwe koppelingen en monitoring verzorgen, of stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie, bijvoorbeeld wanneer u nieuwe apparaten, locaties of doorbelastingsregels wilt toevoegen.