Governancedossier voor intern toezicht laten maken
Een raad van toezicht of raad van commissarissen moet kunnen laten zien hoe hij is samengesteld, wanneer welk lid aftreedt, welke nevenfuncties er zijn, hoe hij zichzelf heeft geëvalueerd en volgens welk kader hij toezicht houdt. Bij veel organisaties staat dat verspreid over het bestuurssecretariaat, een spreadsheet en het jaarverslag van vorig jaar. Appfront bouwt software voor het governancedossier van de raad: samenstelling en profiel, rooster van aftreden, nevenfuncties en belangen, toezichtvisie, zelfevaluatie, goedkeuringsbesluiten en het verslag van de raad, met de toets aan uw governancecode erbij.
Wat is software voor het governancedossier van de raad van toezicht?
Een governancedossier is het dossier over de toezichthouder zelf. Waar de vergaderingen gaan over de organisatie, gaat dit dossier over de raad: wie er in zit en waarom, op basis van welk profiel, tot wanneer elk lid is benoemd en of herbenoeming mogelijk is, welke nevenfuncties een lid heeft en of daar een belang uit volgt, volgens welke toezichtvisie de raad werkt, wanneer hij zichzelf heeft geëvalueerd en wat daaruit kwam. De governancecodes vragen daarnaar. De Governancecode Zorg 2022 vraagt bijvoorbeeld om een toezichtvisie, een jaarlijkse zelfevaluatie die eens per drie jaar extern wordt begeleid, en melding van nevenfuncties.
Zonder dossier zit die informatie op losse plekken. Het rooster van aftreden staat in een spreadsheet die alleen de secretaris bijhoudt, de nevenfuncties staan in het jaarverslag zoals ze toen waren, de uitkomst van de zelfevaluatie staat in een verslag dat niemand terugleest, en de toezichtvisie heeft drie versies in drie mappen. Als een termijn afloopt, blijkt de werving te laat begonnen. Vraagt een externe toezichthouder, een accountant of een nieuw lid naar het dossier, dan begint het zoeken.
Wij bouwen maatwerk omdat statuten, reglementen en codes per organisatie verschillen. Een zorgorganisatie werkt met de Governancecode Zorg en heeft onder de Wtza soms een vergunningseis voor het interne toezicht; een woningcorporatie met de Governancecode Woningcorporaties en een geschiktheids- en betrouwbaarheidstoets van de Autoriteit woningcorporaties bij elke benoeming. De vergaderingen en het besluitenregister zitten in een bestuursportaal; deze pagina gaat over het dossier van de raad als orgaan.
Samenstelling
Profiel, leden, termijnen.
Belangen
Nevenfuncties gemeld.
Evaluatie
Uitkomst en opvolging.
Hoe wij uw software voor het governancedossier van de raad van toezicht bouwen
We beginnen bij uw statuten, reglementen en de code die voor u geldt: welke onderdelen het dossier moet bevatten, wie ze nu bijhoudt en waar ze staan. Daarna maken we een eerste versie met de samenstelling, het rooster van aftreden en de nevenfuncties, omdat daar de meeste vragen over komen. De secretaris en de voorzitter werken er een tijd mee. Toezichtvisie, zelfevaluatie, het overzicht van goedkeuringsbesluiten en het verslag van de raad volgen als dat goed loopt. Daarna houden we de software bij als uw code of uw reglementen veranderen.
Wat het dossier moet bevatten.
De eerste versie.
Visie, evaluatie, besluiten.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat software voor het governancedossier van de raad van toezicht concreet doet
De onderdelen hieronder komen in vrijwel elk governancedossier terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw sector, uw code en uw statuten.
Samenstelling
Profiel en leden.
Rooster van aftreden
Termijnen en herbenoeming.
Nevenfuncties
Melding en goedkeuring.
Toezichtkader
Visie en protocol, met versies.
Zelfevaluatie
Uitkomst en opvolging.
Code-toets
Per bepaling: toegepast of uitgelegd.
Voor wie wij software voor het governancedossier van de raad van toezicht bouwen
De software is bedoeld voor organisaties met een raad van toezicht of raad van commissarissen die onder een governancecode valt en die het dossier van de raad aantoonbaar op orde wil hebben.
Zorgorganisaties
Governancecode Zorg en Wtza.
Woningcorporaties
Code en toets door de Aw.
Onderwijs
Toezicht op het bestuur.
Stichtingen
Raad van toezicht volgens statuten.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het dossier van de raad. Voor de vergaderingen, het board book en digitaal besluiten is er onze pagina over board management software, voor de cyclus van agenda tot uitgevoerd besluit onze pagina over vergadermanagementsoftware, en voor de vergunning onder de Wtza onze pagina over het Wtza-vergunningdossier. Werkt u bij een woningcorporatie, kijk dan ook naar woningcorporatie-software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor het governancedossier van de raad van toezicht?
Een termijn die afloopt zonder dat de werving is begonnen, een nevenfunctie die niet is gemeld, of een zelfevaluatie waarvan niemand weet wat er met de uitkomst is gedaan, kost een raad geloofwaardigheid bij de organisatie en bij de externe toezichthouder. Daar bouwen we op: het dossier van de raad op één plek, de termijnen op tijd in beeld, en elke melding en evaluatie terug te vinden.
Op tijd
Termijnen in beeld.
Volledig
Belangen gemeld.
Aantoonbaar
Per bepaling van de code.
Security en privacy bij software voor het governancedossier van de raad van toezicht
Het dossier bevat persoonsgegevens van toezichthouders, nevenfuncties en de uitkomsten van evaluaties, en die zijn vertrouwelijk. Toegang is per rol ingericht: een lid ziet zijn eigen gegevens en wat de raad deelt, de voorzitter en de secretaris het hele dossier, de bestuurder alleen wat voor hem bedoeld is. Elke wijziging wordt met naam en tijd vastgelegd.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde verbindingen en opslag en dagelijkse back-ups. Inloggen gaat met tweestapsverificatie. Gegevens van oud-leden worden bewaard zolang dat nodig is voor de verantwoording en daarna verwijderd volgens de termijn die u vastlegt.
Veelgestelde vragen over software voor het governancedossier van de raad van toezicht
Vragen die voorzitters en bestuurssecretarissen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Het dossier over de raad van toezicht of raad van commissarissen zelf: samenstelling en profiel, rooster van aftreden, nevenfuncties en belangen, toezichtvisie en kader, zelfevaluaties, goedkeuringsbesluiten en het verslag van de raad. Het laat zien dat de raad werkt zoals zijn code en statuten vragen.
Board management software ondersteunt de vergaderingen: agenda, stukken, notulen, stemmen en het besluitenregister. Het governancedossier gaat over de raad als orgaan en zijn verantwoording. Ze werken goed samen, en een koppeling tussen beide is mogelijk.
De code die voor u geldt, zoals de Governancecode Zorg 2022 of de Governancecode Woningcorporaties. We nemen de bepalingen op die voor het dossier van belang zijn, zodat u per bepaling kunt vastleggen hoe u hem toepast of waarom u afwijkt.
Per lid staan de benoemingsdatum, de termijn en de mogelijkheid tot herbenoeming. De Governancecode Zorg 2022 gaat bijvoorbeeld uit van ten hoogste vier jaar per termijn en acht jaar in totaal. De software signaleert ruim vooraf wanneer een termijn afloopt, zodat de werving op tijd begint.
Een lid meldt een nieuwe nevenfunctie in de software, bij voorkeur voordat hij hem aanvaardt. De voorzitter beoordeelt of er een tegenstrijdig belang is en legt dat vast. Voor bestuurders kan de goedkeuring door de raad in dezelfde stroom lopen.
Ja. De vragen, de uitkomst, de afspraken die eruit volgen en wie ze oppakt, worden vastgelegd. Bij de volgende evaluatie ziet de raad wat er met de vorige is gedaan, en of hij extern is begeleid.
Voor raden van toezicht en commissarissen bij organisaties die onder een governancecode vallen en een externe toezichthouder hebben. Voor een kleine stichting met drie toezichthouders en weinig wisselingen is een goed bijgehouden map vaak genoeg.
Het dossier van de raad op orde?
Vertel ons welke code voor uw raad geldt en waar het dossier nu staat. We laten zien hoe de software dat op één plek kan brengen.