Board management software laten maken

Board management software, ook wel een bestuursportaal of vergaderportaal genoemd, ondersteunt het werk van een bestuur, een raad van commissarissen of een raad van toezicht en de directie eromheen. Het brengt de vergadercyclus, de stukken (het board book), notulen en actiepunten, digitale besluitvorming, het besluitenregister, e-signing en de jaarplanning samen op één beveiligde plek. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw eigen governance, statuten en reglementen dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket. Omdat bestuursstukken vertrouwelijk zijn, staan toegangsbeheer en vertrouwelijkheid centraal.

Een gewoon documentensysteem of een gedeelde map bewaart alleen bestanden. Een bestuursportaal is opgebouwd rond de vergadercyclus en de governance van uw organisatie: een agenda met daaraan gekoppelde stukken, een samengesteld board book per vergadering, fijnmazige toegangsrechten per gremium en per agendapunt, notulen met actiepunten, digitale besluitvorming en een besluitenregister, plus sluitende logging van wie welk stuk heeft ingezien. Daardoor blijft vertrouwelijke informatie binnen de juiste kring en is besluitvorming aantoonbaar en navolgbaar.

Wij bouwen maatwerk. Bestuur en governance verschillen per organisatie: een raad van commissarissen met auditcommissie werkt anders dan het bestuur van een vereniging, een woningcorporatie of een zorginstelling met een raad van toezicht. Maatwerk software sluit aan op uw statuten, reglementen, gremia en vergaderritme, en kan meegroeien als uw governance of regelgeving verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Vertrouwelijkheid is het uitgangspunt van een bestuursportaal. Wij richten toegang in op basis van rol en gremium, zodat een commissielid of een externe adviseur alleen de stukken ziet die voor hem of haar bestemd zijn. Documenten kunnen per agendapunt worden afgeschermd, ingezien worden gelogd en gevoelige stukken kunnen na een vergadering worden ingetrokken of van een watermerk worden voorzien. Daarbij komen encryptie in transit en at rest, sterke authenticatie en sluitende audittrails, zodat te allen tijde navolgbaar is wie welk stuk heeft ingezien.

Ja. Tijdens of buiten de vergadering kunnen bestuurs- of raadsleden digitaal stemmen over voorstellen, met de mogelijkheid om quorum en uitslag vast te leggen volgens uw reglementen. Genomen besluiten landen automatisch in een doorzoekbaar besluitenregister, gekoppeld aan de vergadering, het agendapunt en de onderliggende stukken. Zo blijft besluitvorming navolgbaar en kunt u eerdere besluiten eenvoudig terugvinden en verantwoorden. Schriftelijke besluitvorming buiten vergadering kan op dezelfde manier worden ondersteund.

Ja. We koppelen het portaal aan een e-signing-dienst zodat besluiten, notulen en contracten rechtsgeldig digitaal ondertekend kunnen worden onder de eIDAS-verordening. Daarnaast koppelen we waar gewenst aan uw bestaande omgeving: single sign-on via uw identityprovider, agenda's via Microsoft 365 of Google Workspace, opslag in SharePoint of een DMS en notificaties via e-mail. Welke koppelingen zinvol zijn bepalen we op basis van uw IT-landschap, met dataminimalisatie als uitgangspunt.

Wij bouwen privacy by design en beveiliging vanaf de architectuur in, volgens de AVG en de OWASP-beveiligingsstandaarden, met encryptie in transit en at rest, rolgebaseerde toegang, sterke authenticatie, audittrails en monitoring. Voor organisaties in de publieke sector kunnen we aansluiten op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Interfaces maken we toegankelijk volgens WCAG 2.1 niveau AA. Datastromen, autorisaties en bewaartermijnen leggen we vast, zodat uw verwerkingsregister compleet blijft en u aantoonbaar in control bent.

We bouwen voor organisaties met een formeel bestuur of toezicht: raden van commissarissen en raden van toezicht, directies en managementteams, besturen van verenigingen en stichtingen, woningcorporaties en organisaties in zorg en onderwijs met een raad van toezicht. De software ondersteunt zowel de bestuurssecretaris die vergaderingen voorbereidt als de leden die stukken lezen, stemmen en besluiten nemen, met vertrouwelijkheid en toegangsbeheer als constante.