Software voor afrekening van expeditiedossiers laten maken
Appfront bouwt software voor de kantoorkant van het expeditiedossier: per zending de verwachte kosten en opbrengsten, inkoopfacturen van rederijen, luchtvaartmaatschappijen, vervoerders en douane-agenten die tegen het dossier worden gecontroleerd, de facturatie aan de klant, de marge per dossier, en het afsluiten als alles binnen is. Het dossier in de operatie beschrijven we op de pagina over de app; deze pagina gaat over de afrekening op kantoor.
Wat is software voor afrekening van expeditiedossiers?
Een expediteur regelt per zending het vervoer en de formaliteiten, en koopt daarvoor diensten in bij rederijen, luchtvaartmaatschappijen, vervoerders, terminals en douane-agenten. De klant krijgt een factuur, en het verschil tussen inkoop en verkoop is de marge. Pas als alle inkoopfacturen binnen zijn, is duidelijk wat een dossier heeft opgeleverd. Software voor de afrekening van dossiers houdt dat per zending bij.
In veel expeditiebedrijven komen inkoopfacturen weken na de zending binnen. Wie ze controleert, zoekt eerst het dossier en de afspraak op. Een toeslag of wachtgeld wordt niet doorbelast aan de klant. Een dossier wordt afgesloten terwijl er nog een factuur onderweg is. En de marge per klant of traject is pas aan het eind van het jaar bekend, als iemand het uitzoekt.
Wij bouwen maatwerk omdat de afrekening moet aansluiten op uw werk: welk expeditie- of transportsysteem u gebruikt, hoe u inkoop vastlegt, welke kosten u doorbelast, in welke valuta u werkt, en hoe uw boekhouding is ingericht. Het dossier in de operatie, met documenten en mijlpalen, kan in uw bestaande systeem of een eigen app blijven.
Kosten en opbrengsten per zending
Per dossier de verwachte kosten en opbrengsten, bijgewerkt als facturen binnenkomen.
Inkoopfacturen gecontroleerd
Inkoopfacturen gekoppeld aan het dossier en vergeleken met de verwachting, met afwijkingen ter beoordeling.
Marge vóór het afsluiten
De marge per dossier, klant en traject, en een dossier dat pas sluit als alles binnen is.
Hoe wij uw software voor afrekening van expeditiedossiers bouwen
We beginnen bij uw dossiers: hoe legt u inkoop vast, hoe komen facturen binnen, wat belast u door, en waar lekt marge weg.
Uw expeditie- of transportsysteem, inkoop, facturatie, valuta en boekhouding.
Verwachte kosten per dossier, en inkoopfacturen gekoppeld en gecontroleerd.
Facturatie aan de klant met doorbelaste kosten, en de marge per dossier.
Afsluiten van dossiers, rapportage per klant en traject, en daarna beheer.
Wat software voor afrekening van expeditiedossiers concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke expediteur terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw soort vracht.
Kosten per dossier
Verwachte kosten en opbrengsten per zending.
Inkoopfacturen
Facturen van rederijen, vervoerders en agenten bij het dossier.
Controle
Afwijkingen tussen factuur en verwachting ter beoordeling.
Doorbelasten
Toeslagen en extra kosten doorbelast aan de klant.
Marge
Marge per dossier, klant en traject.
Afsluiten
Een dossier sluit als alle facturen binnen zijn.
Voor wie wij software voor afrekening van expeditiedossiers bouwen
De software is bedoeld voor expediteurs waar de afrekening per dossier nu met de hand gaat.
Expediteurs voor zeevracht
Veel partijen per zending. De inkoopfacturen zijn de kern.
Expediteurs voor luchtvracht
Snelle zendingen met toeslagen. Het doorbelasten telt het meest.
Douane-expediteurs
Heffingen en kosten namens klanten. De controle per dossier is wat nodig is.
Groupage over de weg
Veel kleine zendingen. De marge per traject is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de afrekening van expeditiedossiers op kantoor. Voor het dossier in de operatie is er onze pagina over een app voor het expeditiedossier, voor douane onze pagina over automatisering van douaneafhandeling, en voor transportbeheer onze pagina over een TMS op maat. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor afrekening van expeditiedossiers?
Een toeslag die niet wordt doorbelast, is marge die weglekt. Daar bouwen we op: elke inkoopfactuur tegen het dossier, afwijkingen die opvallen, en een marge die vóór het afsluiten bekend is.
Geen marge die weglekt
Afwijkingen en toeslagen vallen op, en worden doorbelast.
Minder zoekwerk
Een inkoopfactuur komt bij het juiste dossier.
Marge op tijd
Per dossier, klant en traject, niet pas aan het eind van het jaar.
Security en privacy bij software voor afrekening van expeditiedossiers
De software bevat gegevens over klanten, zendingen, inkoopprijzen en marges, vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Toegang is per rol ingericht: de operatie ziet het dossier, de financiële afdeling de facturen en de marge.
De software draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en inloggen met een tweede factor.
Veelgestelde vragen over software voor afrekening van expeditiedossiers
Vragen die expediteurs stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij houdt per zending de verwachte kosten en opbrengsten bij, koppelt inkoopfacturen aan het dossier en controleert ze, belast kosten door aan de klant, toont de marge per dossier, en sluit het dossier als alles binnen is.
Die app is voor de operatie: documenten, mijlpalen en berichten per zending. Deze software is voor de afrekening op kantoor: kosten, inkoopfacturen, facturatie en marge. Ze kunnen samen werken, met hetzelfde dossiernummer.
Via het dossiernummer, de referentie van de zending of het nummer van de vrachtbrief op de factuur. Wat niet automatisch te koppelen is, staat klaar ter beoordeling.
Ja. Kosten en opbrengsten in andere valuta worden omgerekend volgens de koers die u vastlegt, zodat de marge per dossier klopt.
Ja. Een inkoopfactuur die afwijkt van de verwachting, bijvoorbeeld door wachtgeld of een toeslag, staat ter beoordeling, met de keuze om het door te belasten aan de klant.
Ja. Facturen aan klanten en goedgekeurde inkoopfacturen gaan naar uw boekhouding, met het dossier als kenmerk.
Vraag dat eerst na. Veel expeditiesystemen hebben een financiële module, en die is genoeg als die goed werkt. Maatwerk heeft zin als de controle van inkoopfacturen of de marge per traject daar ontbreekt, of als u meerdere systemen gebruikt.
Per zending weten wat hij heeft opgeleverd?
Vertel ons hoeveel dossiers u per maand afrekent, hoe inkoopfacturen binnenkomen en welke systemen u gebruikt. We laten zien hoe kosten, controle en marge per dossier eruitzien.