App voor het expeditiedossier per zending laten maken
Appfront bouwt apps voor expediteurs waarin elke zending één dossier is: de opdracht, de vervoersdocumenten, de douanestukken, de verzekering, de berichten met de klant en de vervoerder, de kosten en de verkoopprijs, en de status van boeking tot aflevering. Zodat een collega het dossier kan overnemen zonder de mailbox van de vorige door te spitten, en de marge per zending bekend is op het moment dat de factuur eruit gaat.
Wat is een app voor het expeditiedossier per zending?
Een expeditiedossier is alles wat bij één zending hoort, van de opdracht van de klant tot het afleverbewijs: de boeking bij de vervoerder, de vrachtbrief of het cognossement, de douaneaangifte met de bijbehorende stukken, de verzekering, de facturen van de vervoerder en de terminal, de berichten heen en weer en de factuur aan de klant. Een app voor het expeditiedossier bewaart dat per zending op één plek, met een status per mijlpaal en een overzicht van welk document nog ontbreekt.
Zonder zo'n app zit de opdracht in een e-mail, de CMR in een scan op de netwerkschijf, de douaneaangifte in het douanesysteem, de kosten in de boekhouding en de status in het hoofd van de dossierbehandelaar. Als die ziek is, belt de klant en weet niemand of de container is vrijgegeven. De marge per zending wordt pas na afsluiting berekend, en soms nooit, omdat een factuur van de terminal drie weken later binnenkomt.
Wij bouwen maatwerk omdat het dossier moet aansluiten op uw stromen en uw systemen: zeevracht, luchtvracht of weg, wel of geen eigen douaneafhandeling, welk TMS en welke douanesoftware u gebruikt, en wat de klant in zijn portaal mag zien. Een generiek documentbeheersysteem kent geen zending, geen mijlpalen en geen marge.
Eén dossier per zending
Opdracht, boeking, documenten, berichten en kosten bij elkaar, met een dossiernummer dat op elke factuur en in elk bericht terugkomt.
Documenten en mijlpalen
Per zending welke documenten nodig zijn, welke er zijn en welke ontbreken, en per mijlpaal de status: geboekt, geladen, aangegeven, vrijgegeven, afgeleverd.
Kosten en marge
Inkoopkosten van vervoerder, terminal en douane naast de verkoopprijs, per dossier, met de verwachte kosten zolang de factuur nog niet binnen is.
Hoe wij uw app voor het expeditiedossier per zending bouwen
We beginnen bij een zending die misging: welk document ontbrak, wie het had moeten zien, en waar de klant het had kunnen weten. Daar volgt het dossier uit.
Welke zendingen u doet, welke documenten per stroom nodig zijn, wie het dossier behandelt, waar documenten nu staan en hoe de klant nu naar de status vraagt.
Per soort zending de documenten die erbij horen, de mijlpalen en wie wat mag zien. Het dossier gekoppeld aan de boeking in uw TMS.
Berichten van klant en vervoerder aan het dossier gekoppeld, inkoopfacturen naar het juiste dossier, en een klantportaal met de status en de documenten die de klant mag zien.
De koppeling met de douanesoftware en de facturatie, de afsluiting met de marge per dossier, en daarna beheer en nieuwe stromen.
Wat een app voor het expeditiedossier per zending concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke expediteur terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw stromen en van uw douaneafhandeling.
Dossier en mijlpalen
Per zending het dossier met de status per mijlpaal, van boeking tot afleverbewijs, en de behandelaar die verantwoordelijk is.
Documentenlijst
Per soort zending de verplichte documenten, met een signaal als er een ontbreekt vóór de mijlpaal waarop hij nodig is.
Berichten aan het dossier
E-mails van klant, vervoerder en terminal automatisch bij het juiste dossiernummer, met de bijlagen als documenten.
Kosten en marge
Inkoopfacturen naar het dossier, verwachte kosten tot de factuur er is, en de marge per zending bij afsluiting.
Klantportaal
De klant ziet de status van zijn zendingen en downloadt de documenten die voor hem zijn, zonder te bellen.
Douanekoppeling
De aangifte uit uw douanesoftware als document in het dossier, met de status van de aangifte en de vrijgave.
Voor wie wij een app voor het expeditiedossier per zending bouwen
De app is bedoeld voor bedrijven waar per zending documenten, kosten en berichten samenkomen en waar die nu op verschillende plekken staan.
Zeevrachtexpediteurs
Containers met cognossement, terminalkosten en douane. De documentenlijst per zending en de kostenopbouw zijn de kern.
Luchtvrachtexpediteurs
Korte doorlooptijden met luchtvrachtbrief, handling en douane. De mijlpalen en de berichten aan het dossier tellen het meest.
Douane-expediteurs
Aangiften voor derden, met de stukken die bij elke aangifte horen. De koppeling met de douanesoftware en het bewaren van de bewijsstukken zijn wat nodig is.
Wegtransport met groupage
Zendingen die worden gecombineerd, met een CMR per rit en kosten per zending. De verdeling van kosten over dossiers is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het dossier per zending. Voor het inkopen van de rit bij een vervoerder is er onze pagina over een charterinkoop en vrachtprijzen, voor het uitlezen van vrachtpapieren onze pagina over AI-documentverwerking van vrachtpapieren, en voor de douanestap onze pagina over douaneafhandeling automatiseren. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw app voor het expeditiedossier per zending?
Een expeditiedossier is zo goed als het antwoord op de vraag waar de container nu is en wat er nog mist. Daar bouwen we op: één dossier, één status, één marge.
Het dossier is overdraagbaar
Een collega neemt een zending over en ziet alles: documenten, berichten, kosten en wat er nog moet gebeuren. Niet de mailbox van een ander, maar het dossier.
Ontbrekende stukken vallen vooraf op
De documentenlijst zegt wat er per mijlpaal nodig is. Een ontbrekende aangifte valt op vóór de aankomst, niet bij de terminal.
De marge is per zending bekend
Kosten landen in het dossier waar ze bij horen, ook als de factuur laat komt. De marge per zending is een feit, geen schatting achteraf.
Security en privacy bij een app voor het expeditiedossier per zending
Het dossier bevat gegevens van uw klant, van zijn klant en van de goederen, en douanestukken die u een aantal jaren moet bewaren. Toegang is per rol en per klant ingericht: de behandelaar ziet zijn dossiers, de klant in het portaal alleen zijn eigen zendingen en documenten, de administratie de kosten. Elke wijziging en elke download wordt gelogd, en documenten worden bewaard volgens de termijn die per documentsoort geldt.
De app draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met het TMS, de douanesoftware en de boekhouding werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over een app voor het expeditiedossier per zending
Vragen die expediteurs stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij bewaart per zending alles wat erbij hoort: de opdracht, de boeking, de vervoers- en douanedocumenten, de berichten met klant en vervoerder, de inkoopkosten en de verkoopprijs. Per mijlpaal staat de status, per documentsoort of het er is, en bij afsluiting de marge. De klant ziet zijn zendingen in een portaal.
Door het dossiernummer: dat staat in elk bericht dat de app verstuurt, en binnenkomende mail met dat nummer wordt aan het dossier gekoppeld, met de bijlagen als documenten. Mail zonder nummer komt in een werkbak waar de behandelaar hem met één handeling toewijst.
Ja. Per soort zending legt u vast welke documenten en mijlpalen erbij horen: een cognossement en terminalkosten bij zeevracht, een luchtvrachtbrief bij luchtvracht, een CMR bij wegtransport. Het dossier is hetzelfde, de lijst verschilt.
Inkoopfacturen worden uitgelezen en aan het dossiernummer gekoppeld; zolang een factuur nog niet binnen is, staat de verwachte kost uit de boeking in het dossier. Bij afsluiting ziet u de marge op basis van de werkelijke kosten, en een factuur die later komt, wordt alsnog aan het dossier toegevoegd.
De status van zijn zendingen per mijlpaal en de documenten die u voor hem vrijgeeft, zoals de vrachtbrief, het afleverbewijs en uw factuur. Interne berichten, inkoopprijzen en de marge ziet hij niet. Welke documenten zichtbaar zijn, bepaalt u per documentsoort.
Ja. De boeking komt uit het TMS, de aangifte en de vrijgave uit de douanesoftware, en de facturatie gaat naar de boekhouding. We sluiten aan op de pakketten die u gebruikt; het dossier wordt geen tweede boekingssysteem en geen tweede aangiftesysteem.
Vraag dat eerst na. Een TMS plant en volgt de zending, en sommige bewaren documenten. Maatwerk heeft zin als de documenten per zending nu op meerdere plekken staan, als de klant zelf de status en de stukken moet kunnen zien, als de marge per dossier bekend moet zijn, of als berichten en facturen nu met de hand aan zendingen worden gekoppeld.
Elke zending in één dossier, met de marge erbij?
Vertel ons welke stromen u doet, welk TMS en welke douanesoftware u gebruikt en hoe vaak een klant belt om te vragen waar zijn zending is. We laten zien hoe het dossier, de documentenlijst en het portaal eruitzien.