Bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen laten maken
Appfront bouwt bruikleenadministratie voor organisaties die hulpmiddelen uitlenen: elk hulpmiddel met serienummer, van rolstoel tot hoog-laagbed, op elk moment bij een cliënt, in het depot, in reparatie of afgeschreven, de uitgifte en inname getekend op de tablet van de bezorger, de bruikleenovereenkomst en de indicatie eraan gekoppeld, de keuring en het onderhoud per hulpmiddel bewaakt, en de verantwoording naar gemeente, zorgverzekeraar of zorgorganisatie uit de administratie. Zodat een hulpmiddel niet drie jaar na het overlijden van een cliënt nog op naam staat.
Wat is bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen?
Bruikleenadministratie voor hulpmiddelen is het bijhouden van welk hulpmiddel bij wie is, op welke grond, sinds wanneer en in welke staat. Software registreert elk hulpmiddel met serienummer en status, koppelt het bij uitgifte aan een cliënt met de indicatie en de bruikleenovereenkomst, legt de inname vast met de staat bij retour, en bewaakt per hulpmiddel de keuring en het onderhoud. Uit dezelfde administratie komt de verantwoording naar de gemeente, de zorgverzekeraar of de zorgorganisatie die het hulpmiddel betaalt.
Zonder zo'n systeem staat het hulpmiddel in het voorraadsysteem als uitgeleverd, de cliënt in het ECD of het gemeentelijke systeem, en de keuringsdatum in een Excel. Als een cliënt verhuist of overlijdt, blijft het hoog-laagbed op naam staan tot een familielid belt, en de gemeente betaalt door. Bij een keuring blijkt de helft van de tilliften in het veld te zijn zonder dat bekend is waar.
Wij bouwen maatwerk omdat de administratie moet aansluiten op uw geldstromen en systemen: of u verstrekt onder de Wmo, de Zvw, de Wlz of in eigen beheer, hoe gemeenten en verzekeraars verantwoording willen, welk ECD of ERP u gebruikt en welke keuringseisen gelden. Een voorraadsysteem kent een artikel, maar geen cliënt, geen indicatie en geen keuring.
Hulpmiddel en cliënt
Elk hulpmiddel met serienummer, status en historie, gekoppeld aan de cliënt met indicatie, bruikleenovereenkomst en betalende partij, bij de cliënt, in het depot of in reparatie.
Uitgifte en inname op locatie
De bezorger levert af, stelt in, laat tekenen op de tablet en maakt foto's; bij inname wordt de staat vastgelegd en gaat het hulpmiddel naar reiniging en controle.
Keuring, onderhoud en verantwoording
Keuring en onderhoud per hulpmiddel bewaakt met termijnen en signalen, reparaties als melding, en de verantwoording en facturatie naar gemeente, verzekeraar of zorgorganisatie uit de administratie.
Hoe wij uw bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen bouwen
We beginnen bij het depot en de lijst van wat er in het veld staat: wat is bekend, wat is geschat en wanneer is de laatste keer dat de administratie klopte met wat er lag.
Welke hulpmiddelen u verstrekt, onder welke regelingen en voor welke gemeenten of verzekeraars, hoe uitgifte en inname nu gaan, welke keuringen gelden en welke systemen u gebruikt.
De hulpmiddelen met serienummer en status uit uw voorraad, de cliënten met indicatie en betalende partij, en de bruikleenovereenkomst als document per uitgifte.
De app voor de bezorger, de depotprocessen voor reiniging en herverstrekking, de keurings- en onderhoudsbewaking en de reparatiemeldingen.
De verantwoording en facturatie per betalende partij, de koppeling met ECD, gemeentelijk systeem en ERP, en daarna beheer.
Wat bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke organisatie terug die hulpmiddelen in bruikleen geeft. Welke u nodig hebt, hangt af van uw regelingen en van of u een eigen depot voert.
Hulpmiddelenregister
Elk hulpmiddel met serienummer, type, status, locatie en historie van cliënten, reparaties en keuringen, met scannen op het depot en op locatie.
Cliënt en bruikleen
Per cliënt de hulpmiddelen in bruikleen, de indicatie, de bruikleenovereenkomst en de betalende partij, met de looptijd en de herbeoordeling.
Bezorger-app
Uitgifte, instelling, instructie en handtekening op locatie, inname met staat en foto's, en de route van de dag, ook zonder bereik.
Depot en herverstrekking
Retour, reiniging, controle en vrijgave voor herverstrekking, met de depotvoorraad per type en de keuze tussen herverstrekken en nieuw bestellen.
Keuring en onderhoud
Termijnen per type hulpmiddel, signalen bij verlopen keuring ook als het hulpmiddel bij een cliënt staat, en de onderhoudshistorie per serienummer.
Verantwoording en facturatie
Per gemeente, verzekeraar of zorgorganisatie de verstrekkingen, de bruikleenperiodes en de facturen in het format dat zij vragen.
Voor wie wij bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen bouwen
De software is bedoeld voor organisaties waar hulpmiddelen jarenlang bij cliënten staan, worden hergebruikt en door een derde worden betaald, en waar nu niemand zeker weet wat er in het veld is.
Hulpmiddelenleveranciers voor gemeenten
Wmo-verstrekkingen onder contract met meerdere gemeenten, elk met eigen verantwoording. Het register en de verantwoording per gemeente zijn de kern.
Thuiszorgwinkels en uitleenpunten
Kortdurende uitleen naast verkoop, met veel uitgiften en innames per dag. De bezorger-app en de depotprocessen tellen het meest.
Zorgorganisaties met een eigen depot
Hulpmiddelen voor eigen cliënten en locaties, gekoppeld aan het ECD. De koppeling met het cliëntdossier en de keuringsbewaking zijn wat nodig is.
Gemeenten met een eigen hulpmiddelenpool
Verstrekking en herverstrekking in eigen beheer. De herverstrekking uit het depot en de koppeling met het Wmo-systeem zijn de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de bruikleen van hulpmiddelen. Voor uitleen in het algemeen is er onze pagina over een uitleensysteem, voor de regeling waaronder veel hulpmiddelen worden verstrekt onze pagina over Wmo-software, en voor de zorgorganisatie als geheel onze pagina over zorgsoftware. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen?
Een hulpmiddel in bruikleen is pas geadministreerd als bekend is waar het staat en wie ervoor betaalt. Daar bouwen we op: één register waar cliënt, hulpmiddel, keuring en betaler aan elkaar hangen.
Het hulpmiddel staat nooit op de verkeerde naam
Uitgifte en inname zijn getekend en gekoppeld aan de cliënt. Een verhuizing of overlijden sluit de bruikleen en stopt de facturatie.
De keuring vindt het hulpmiddel
Termijnen per serienummer, ook in het veld. De tillift bij een cliënt komt op de lijst, niet alleen die in het depot.
De verantwoording is een uitdraai
Per gemeente of verzekeraar de verstrekkingen en periodes in hun format. Geen reconstructie uit drie systemen aan het eind van het kwartaal.
Security en privacy bij bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen
De software werkt met persoonsgegevens en gezondheidsgegevens van cliënten, zoals indicaties en het type hulpmiddel, en valt daarmee onder de AVG en, bij zorgorganisaties, NEN 7510. Toegang is per rol ingericht: de bezorger ziet alleen de adressen en hulpmiddelen van zijn route, het depot ziet hulpmiddelen zonder medische gegevens, de administratie ziet wat nodig is voor de verantwoording. Elke uitgifte, inname en wijziging wordt gelogd; gegevens worden bewaard volgens de termijnen van de regeling en daarna verwijderd.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met het ECD, gemeentelijke systemen en het ERP werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over bruikleenadministratie software voor hulpmiddelen
Vragen die hulpmiddelenleveranciers en zorgorganisaties stellen voordat ze hiermee beginnen.
Zij houdt per hulpmiddel met serienummer bij waar het is en bij welke cliënt, koppelt uitgifte en inname met handtekening aan de bruikleenovereenkomst en de betalende partij, bewaakt keuring en onderhoud per hulpmiddel, regelt retour, reiniging en herverstrekking in het depot, en levert de verantwoording en facturatie naar gemeente, verzekeraar of zorgorganisatie uit dezelfde administratie.
Ja. Per verstrekking legt u vast onder welke regeling en voor welke betalende partij het hulpmiddel is verstrekt, met de looptijd en de verantwoordingseisen die daarbij horen. Eén cliënt kan hulpmiddelen onder verschillende regelingen hebben, en de verantwoording splitst dat automatisch.
De bezorger ziet zijn route, scant het hulpmiddel bij aflevering, legt instelling en instructie vast, laat de cliënt of diens vertegenwoordiger tekenen en maakt foto's. Daarmee is de bruikleenovereenkomst gesloten en start de facturatie, ook zonder bereik.
Een melding van overlijden of verhuizing, uit het ECD, het gemeentelijke systeem of handmatig, zet de bruikleen op te beëindigen en maakt een inname-opdracht voor de bezorger. Daarnaast signaleert de software bruiklenen die de looptijd van de indicatie overschrijden of waarvoor lang geen contact is geweest.
Per type hulpmiddel stelt u de keurings- en onderhoudstermijn in, en de software bewaakt die per serienummer, ongeacht of het hulpmiddel in het depot of bij een cliënt staat. Een verlopen keuring in het veld wordt een bezoekopdracht voor de monteur of een omruil, met de historie per hulpmiddel als bewijs.
Ja. Cliënten en indicaties komen uit het ECD of het gemeentelijke Wmo-systeem, verstrekkingen en beëindigingen gaan terug, en de facturatie loopt via uw ERP of via de berichtenstandaard die de gemeente vraagt. We sluiten aan op wat u en uw opdrachtgevers gebruiken.
Vraag dat eerst na. Een voorraadsysteem met een uitleenstatus is genoeg als u weinig hulpmiddelen hebt en zelf betaalt. Maatwerk heeft zin als hulpmiddelen jarenlang bij cliënten staan, als een derde betaalt en verantwoording vraagt, als keuringen per serienummer moeten worden bewaakt, of als uitgifte en inname getekend op locatie moeten worden vastgelegd.
Elk hulpmiddel op de juiste naam, gekeurd, en verantwoord naar wie betaalt?
Vertel ons welke hulpmiddelen u verstrekt, onder welke regelingen en hoe u nu bijhoudt wat er in het veld staat. We laten zien hoe het register, de bezorger-app en de verantwoording eruitzien.