Software voor badgeregistratie van congresdeelnemers laten maken
Appfront bouwt software voor congresorganisatoren, beroepsverenigingen en evenementenbureaus die deelnemers laten registreren, een badge geven en volgen wie waar was. Deelnemers melden zich aan en kiezen sessies, bij binnenkomst wordt de badge in seconden geprint, bij elke zaal wordt gescand, en exposanten scannen badges voor hun leads. Na afloop weet u per deelnemer welke sessies zijn bijgewoond, bijvoorbeeld voor een bewijs van deelname of een accreditatie.
Wat is software voor badgeregistratie van congresdeelnemers?
Een congres begint bij de registratiebalie. Honderden of duizenden deelnemers komen tegelijk binnen, en ieder moet een badge krijgen met de juiste naam, organisatie en kleur voor het soort deelname. Daarna willen organisatoren weten wie welke sessie heeft bijgewoond, bijvoorbeeld voor een bewijs van deelname of voor punten bij een beroepsregister. En exposanten willen weten wie hun stand bezocht.
In de praktijk wordt de badge vaak vooraf geprint en in alfabetische bakken gelegd, en staat er bij binnenkomst een rij. Een naam is verkeerd gespeld, een late aanmelding heeft geen badge, en wie van sessie wisselt, staat niet op de lijst. Aanwezigheid per sessie wordt met papieren lijsten bijgehouden, die na afloop worden ingetypt. Exposanten verzamelen visitekaartjes of scannen met een app die niet aan de registratie is gekoppeld.
Wij bouwen maatwerk omdat congressen verschillen: hoe deelnemers zich aanmelden, welke soorten deelname en tarieven er zijn, hoeveel sessies en zalen, wat er met de aanwezigheid gebeurt, en welke ledenadministratie en betaalprovider u gebruikt. Of aanwezigheid meetelt voor een beroepsregister en hoe, bepaalt u met de beheerder van dat register; de software legt vast wat daarvoor nodig is.
Badge bij binnenkomst
De badge wordt geprint op het moment dat de deelnemer aankomt, met de juiste gegevens, ook voor wie zich gisteren aanmeldde.
Aanwezigheid per sessie
Scannen bij elke zaal, zodat per deelnemer vaststaat welke sessies zijn bijgewoond.
Leads voor exposanten
Exposanten scannen badges met toestemming van de bezoeker, en krijgen hun leads na afloop.
Hoe wij uw software voor badgeregistratie van congresdeelnemers bouwen
We beginnen bij uw congres: hoeveel deelnemers, welke soorten deelname, hoeveel sessies, en wat moet er met de aanwezigheid gebeuren.
Deelnemers, soorten deelname, tarieven, sessies, zalen en wat er met aanwezigheid gebeurt.
Aanmelden met sessiekeuze, en badges printen bij binnenkomst of aan een zuil.
Scannen bij zalen, capaciteit per sessie, en leadscans voor exposanten.
Bewijs van deelname, overzichten van aanwezigheid, en de volgende editie op dezelfde basis.
Wat software voor badgeregistratie van congresdeelnemers concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk congres terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw evenement.
Aanmelding
Aanmelden met soort deelname, tarief en keuze van sessies.
Badges
Badges printen bij binnenkomst, met QR-code.
Inchecken
Zelf inchecken aan een zuil of bij de balie.
Sessies
Scannen bij de zaal en capaciteit per sessie.
Leads
Badges scannen door exposanten, met toestemming.
Aanwezigheid
Per deelnemer de bijgewoonde sessies en een bewijs.
Voor wie wij software voor badgeregistratie van congresdeelnemers bouwen
De software is bedoeld voor organisatoren die registratie en aanwezigheid nu met lijsten regelen.
Verenigingen
Congressen voor leden. De aanwezigheid per sessie is de kern.
Congresbureaus
Meerdere congressen per jaar. De snelheid bij binnenkomst telt het meest.
Branches met een beurs
Congres met beurs. De leads voor exposanten zijn wat nodig is.
Evenementenbureaus
Evenementen voor opdrachtgevers. Een basis per editie is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over registratie, badges en aanwezigheid op congressen. Voor evenementen in het algemeen is er onze pagina over event-apps, voor kaartverkoop onze pagina over een ticketsysteem, en voor scannen onze pagina over een scanner-app. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor badgeregistratie van congresdeelnemers?
Een rij bij de registratiebalie is het eerste wat deelnemers van uw congres zien. Daar bouwen we op: een badge in seconden, aanwezigheid die vanzelf wordt vastgelegd, en leads die bij de exposant terechtkomen.
Geen rij
Badges worden geprint bij binnenkomst, niet vooraf gesorteerd.
Geen lijsten
Aanwezigheid per sessie wordt gescand, niet ingetypt.
Exposanten tevreden
Leads komen uit de registratie, niet uit visitekaartjes.
Security en privacy bij software voor badgeregistratie van congresdeelnemers
De software bevat gegevens van deelnemers en hun organisaties. Exposanten krijgen alleen gegevens van bezoekers die toestemming gaven bij het scannen. Toegang is per rol ingericht, en gegevens worden na het congres niet langer bewaard dan afgesproken.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Op locatie werkt het inchecken ook als het netwerk even wegvalt.
Veelgestelde vragen over software voor badgeregistratie van congresdeelnemers
Vragen die congresorganisatoren stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij regelt de aanmelding met keuze van sessies, print badges bij binnenkomst, legt aanwezigheid per sessie vast door te scannen, laat exposanten leads scannen, en maakt na afloop overzichten en bewijzen van deelname. Alles op basis van dezelfde registratie.
Omdat vooraf printen en sorteren een rij oplevert en late wijzigingen mist. Een badge die bij binnenkomst wordt geprint, heeft altijd de laatste gegevens, en een deelnemer kan ook aan een zuil zelf inchecken. Dat scheelt personeel aan de balie.
Bij de ingang van elke zaal wordt de badge gescand, met een scanner of een telefoon. Per deelnemer staat daarna vast welke sessies zijn bijgewoond, en per sessie hoeveel mensen er waren. Een sessie die vol is, is bij het scannen te zien.
Dat bepaalt de beheerder van het register. De software legt vast wat daarvoor nodig is, zoals welke sessies en hoe lang, en kan een overzicht of bestand maken in de vorm die het register vraagt. Wat voor uw congres geldt, stemt u vooraf af met het register.
Exposanten scannen de badge van een bezoeker met een telefoon. De bezoeker geeft daarbij toestemming, en de exposant krijgt na afloop alleen de gegevens van wie toestemming gaf. Zo verdwijnen de visitekaartjes, en blijft het binnen de regels.
Ja, als die een koppelvlak of export heeft. Leden melden zich aan met hun gegevens uit de ledenadministratie, krijgen het juiste tarief, en de aanwezigheid gaat terug naar het lidmaatschap.
Vraag dat eerst na. Veel eventplatforms regelen aanmelding en tickets, en dat is genoeg voor een eenvoudig evenement. Maatwerk heeft zin als aanwezigheid per sessie belangrijk is, als u eigen soorten deelname heeft, of als het congres aan uw ledenadministratie moet koppelen.
Geen rij bij de balie, en aanwezigheid die klopt?
Vertel ons hoeveel deelnemers en sessies uw congres heeft, hoe aanmelding nu gaat en wat er met de aanwezigheid moet gebeuren. We laten zien hoe de badges, het scannen en de overzichten eruitzien.