App voor vrijwilligersplanning bij vieringen laten maken
Appfront bouwt apps voor kerken, parochies en geloofsgemeenschappen die vieringen draaien op vrijwilligers: lectoren, kosters, organisten, koorleden, collectanten, beamerteam, kinderwerk, koffiedienst en ontvangst. Per viering welke taken er zijn, wie ze doet, wie beschikbaar is, ruilen en overnemen in de app, en een herinnering aan wie is ingedeeld. Zodat de coördinator niet elke week belt, niemand vergeet dat hij aan de beurt is, en geen viering begint zonder lector.
Wat is een app voor vrijwilligersplanning bij vieringen?
Een viering draait op mensen die er niet voor worden betaald. Iemand leest, iemand zorgt voor de kerk, iemand speelt orgel, iemand bedient de beamer, iemand zet koffie. Een parochie met drie kerken en twee vieringen per weekend heeft al snel honderd plekken per maand te vullen. Een app voor vrijwilligersplanning maakt het rooster, laat vrijwilligers zelf ruilen, en herinnert wie aan de beurt is.
Zonder zo'n app maakt een coördinator eens per kwartaal een rooster in een spreadsheet, print het en hangt het op. Wie niet kan, belt de coördinator, die een vervanger zoekt. Wie vergeet dat hij lector is, merkt het als hij in de kerk zit. Een paar trouwe vrijwilligers staan elke week op het rooster, anderen bijna nooit. En bij een bijzondere viering, met een koor of een doopdienst, moet alles opnieuw.
Wij bouwen maatwerk omdat de planning moet aansluiten op uw gemeenschap: hoeveel locaties en vieringen er zijn, welke taken bij welke viering horen, hoe vrijwilligers het liefst worden benaderd, en of er een ledenadministratie is waaruit de app kan lezen. Een algemeen roosterpakket kent diensten en uren; een lector en een koster bij een viering in een dorpskerk kent het niet.
Taken per viering
Per viering en locatie de taken die er horen, met het aantal mensen per taak, en extra taken bij bijzondere vieringen zoals een doop, een feestdag of een koorviering.
Eerlijk rooster
Een voorstel dat rekening houdt met wie welke taak doet, beschikbaarheid en hoe vaak iemand recent aan de beurt was. De coördinator past aan en publiceert.
Ruilen en herinneren
Wie niet kan, vraagt een ruil of zet de taak open, en een collega neemt hem over in de app. Een paar dagen vooraf krijgt iedereen een herinnering.
Hoe wij uw app voor vrijwilligersplanning bij vieringen bouwen
We beginnen bij het rooster van dit moment: hoeveel vieringen en taken, hoeveel vrijwilligers, en hoeveel tijd kost het de coördinator om het rond te krijgen.
Uw locaties en vieringen, de taken per viering, de vrijwilligers en hun taken, en hoe ze nu worden benaderd en herinnerd.
Vrijwilligers met hun taken en voorkeuren, uit de ledenadministratie of ingevoerd, en een manier om beschikbaarheid door te geven.
Het voorstel voor een rooster, aanpassen en publiceren, ruilen en overnemen in de app, en herinneringen vooraf.
Overzichten per taak, persoon en locatie, bijzondere vieringen, en daarna beheer en uitbreiding met nieuwe taken of locaties.
Wat een app voor vrijwilligersplanning bij vieringen concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke gemeenschap terug. Welke u nodig hebt, hangt af van het aantal locaties en vieringen.
Vieringen en locaties
Vaste en bijzondere vieringen per locatie en tijd, met de taken die erbij horen en het aantal mensen per taak.
Vrijwilligers en taken
Per vrijwilliger de taken die hij doet, zijn voorkeur voor locatie en frequentie, en zijn contactgegevens.
Beschikbaarheid
Vrijwilligers geven in de app of per link door wanneer ze niet kunnen, zodat het rooster daar rekening mee houdt.
Roostervoorstel
Een voorstel voor een periode, eerlijk verdeeld over wie de taak doet en rekening houdend met beschikbaarheid, aan te passen door de coördinator.
Ruilen en overnemen
Een ruil vragen aan een collega of een taak openzetten, overnemen met één tik, en de coördinator ziet het zonder te hoeven bellen.
Herinneringen
Een bericht per mail, sms of in de app een paar dagen voor de viering, met de taak, de tijd en de locatie.
Voor wie wij een app voor vrijwilligersplanning bij vieringen bouwen
De app is bedoeld voor gemeenschappen waar het rooster voor vieringen nu veel telefoontjes en een papieren lijst kost.
Parochies met meerdere kerken
Veel vieringen op veel locaties met vaste teams. De taken per locatie en het eerlijke rooster zijn de kern.
Protestantse gemeenten
Diensten met ambtsdragers, koster, organist en kinderwerk. Het ruilen en de herinneringen tellen het meest.
Evangelische en migrantenkerken
Grote teams voor muziek, techniek en ontvangst. De teams per taak en het roostervoorstel zijn wat nodig is.
Andere gemeenschappen
Bijeenkomsten met vrijwilligers voor ontvangst, maaltijd en onderwijs. Een eenvoudig rooster met herinneringen is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het rooster voor vieringen. Voor de kerkadministratie als geheel is er onze pagina over kerkbeheer software, voor vrijwilligers bij welzijnsorganisaties onze pagina over vrijwilligersadministratie software, en voor roosters van betaalde medewerkers onze pagina over personeelsplanning software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw app voor vrijwilligersplanning bij vieringen?
Vrijwilligers geven hun tijd; het rooster moet hen niet meer kosten dan nodig. Daar bouwen we op: eerlijk verdeeld, zelf ruilen, en een herinnering op tijd.
Minder telefoontjes
Wie niet kan, regelt een ruil in de app. De coördinator ziet het resultaat en hoeft alleen in te grijpen als niemand het overneemt.
Niemand vergeten
Een herinnering vooraf voorkomt de lege plek bij de lezing. Ook de vrijwilliger die zijn rooster niet bijhoudt, weet het.
Eerlijk verdeeld
Het voorstel houdt bij wie hoe vaak aan de beurt was. De trouwe kern wordt ontlast, en nieuwe vrijwilligers doen mee.
Security en privacy bij een app voor vrijwilligersplanning bij vieringen
De app bevat namen, contactgegevens en beschikbaarheid van vrijwilligers, en soms gegevens over geloofsovertuiging. Toegang is per rol ingericht: vrijwilligers zien het rooster en hun eigen taken, coördinatoren hun taakgroep, het bestuur het geheel. Contactgegevens zijn alleen zichtbaar voor wie ze nodig heeft.
De app draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Vrijwilligers kunnen hun gegevens inzien en laten verwijderen als ze stoppen.
Veelgestelde vragen over een app voor vrijwilligersplanning bij vieringen
Vragen die kerken en parochies stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij legt per viering en locatie de taken vast, houdt bij welke vrijwilligers welke taken doen en wanneer ze kunnen, maakt een voorstel voor een eerlijk rooster, laat vrijwilligers zelf ruilen en overnemen, en stuurt een herinnering voor de viering.
Nee. Vrijwilligers kunnen de app gebruiken, maar ook werken met een link per mail of sms om beschikbaarheid door te geven en een ruil te accepteren. Voor wie liever papier heeft, blijft er een afdrukbaar rooster.
Een vrijwilliger die niet kan, vraagt een collega met dezelfde taak om te ruilen of zet zijn taak open. Een collega accepteert met één tik, het rooster wordt bijgewerkt en de coördinator krijgt een melding.
Ja. Per locatie worden vieringen en taken vastgelegd, en vrijwilligers geven aan op welke locaties ze willen worden ingezet. Het rooster houdt daar rekening mee.
Vrijwilligers zien alleen wat ze nodig hebben: het rooster en hun eigen gegevens. Contactgegevens zijn zichtbaar voor de coördinator. Omdat lidmaatschap van een kerk iets zegt over geloofsovertuiging, gaat de app zuinig om met wat er wordt vastgelegd en gedeeld.
Als uw ledenadministratie gegevens beschikbaar stelt, kan de app vrijwilligers daaruit lezen, zodat adressen niet op twee plekken worden bijgehouden. Zonder koppeling worden vrijwilligers in de app zelf beheerd.
Vraag dat eerst na. Sommige pakketten voor kerkbeheer hebben een roostermodule, en die is genoeg als u één locatie en weinig taken heeft. Maatwerk heeft zin als u meerdere locaties en veel taken heeft, als vrijwilligers zelf moeten ruilen, of als het rooster nu veel tijd van de coördinator kost.
Een rooster dat rondkomt zonder elke week te bellen?
Vertel ons hoeveel locaties en vieringen u heeft, welke taken er zijn en hoe u nu roostert. We laten zien hoe het rooster, het ruilen en de herinneringen eruitzien.