Vrijwilligersadministratie software voor welzijnsorganisaties laten maken
Appfront bouwt vrijwilligersadministratie voor welzijnsorganisaties: wie er is, wat hij doet, welke afspraken en verklaringen erbij horen, en hoeveel uur er per activiteit is gemaakt. Zodat coördinatoren niet meer in drie lijsten zoeken en de verantwoording aan de gemeente uit het systeem komt in plaats van uit het geheugen.
Wat is vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie?
Een vrijwilligersadministratie voor welzijn houdt van elke vrijwilliger bij wie hij is, wat hij kan en wil, waar hij is ingezet en wat er van hem in het dossier hoort: een VOG met datum, een getekende vrijwilligersovereenkomst, een gevolgde training, een afspraak over onkosten. Daarnaast houdt hij per activiteit bij wie er staat, hoeveel uur er is gemaakt en of er nog plekken open zijn. De coördinator ziet in één scherm wie beschikbaar is voor de maaltijdservice op donderdag en wiens VOG volgende maand verloopt.
In de praktijk staat dat nu verspreid. De vrijwilligerscentrale heeft een lijst, elke locatie heeft er een, de VOG's zitten in een map en de uren komen op papier binnen. Bij een subsidieverantwoording moet iemand dan reconstrueren hoeveel vrijwilligers er op het taalcafé hebben gestaan en hoeveel uur dat was. Dat kost weken en het antwoord is een schatting, terwijl de gemeente er steeds preciezer naar vraagt.
Wij bouwen maatwerk omdat elke welzijnsorganisatie anders is ingericht: per wijk, per doelgroep, per activiteit, soms als coalitie van meerdere stichtingen. De rollen verschillen (coördinator, locatiehoofd, vrijwilliger zelf), de afspraken verschillen en de verantwoording verschilt per gemeente. Een pakket voor verenigingen kent leden en contributie, maar geen inzet per activiteit, geen VOG-termijn en geen rapport in het format van uw gemeente.
Dossier per vrijwilliger
Gegevens, wensen en beschikbaarheid, VOG en overeenkomst met datum, trainingen en aantekeningen. Alleen zichtbaar voor wie daarvoor de rol heeft.
Inzet per activiteit
Wie staat waar, met open plekken, een rooster per locatie en een uitnodiging naar vrijwilligers die passen bij wat er gevraagd wordt.
Uren en verantwoording
Uren per vrijwilliger per activiteit, onkosten erbij, en een rapport per activiteit of per gemeente in het format dat de subsidiegever vraagt.
Hoe wij uw vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie bouwen
We beginnen bij de coördinatoren en bij de verantwoording die u moet leveren. Daaruit volgt wat het systeem moet bijhouden en wat het niet hoeft te weten.
Welke activiteiten er zijn, wie coördineert, welke afspraken en verklaringen per vrijwilliger nodig zijn en welke cijfers de gemeente en fondsen vragen. We kijken naar de laatste verantwoording en waar die vandaan kwam.
Het vrijwilligersdossier met VOG, overeenkomst en trainingen, en de rollen: wat een coördinator ziet, wat een locatiehoofd ziet, wat de vrijwilliger zelf ziet en bijwerkt.
Activiteiten met roosters en open plekken, de koppeling van vrijwilligers aan diensten, en de urenregistratie: door de vrijwilliger zelf, door de coördinator of uit het rooster.
De rapporten per activiteit, wijk en gemeente, de signalen voor verlopende VOG's en overeenkomsten, en daarna beheer en doorontwikkeling als de organisatie verandert.
Wat vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke welzijnsorganisatie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van de omvang en van wat uw gemeente vraagt.
Vrijwilligersdossier
Persoonsgegevens, wensen, beschikbaarheid, VOG met vervaldatum, overeenkomst, trainingen en aantekeningen, met inzage per rol.
Matching op activiteiten
Open plekken per activiteit en vrijwilligers die passen op beschikbaarheid, wijk en interesse, met een uitnodiging en een reactie.
Roosters per locatie
Diensten per activiteit en locatie, wie staat waar, afmeldingen en vervanging, en een overzicht voor het locatiehoofd.
Uren en onkosten
Uren per vrijwilliger per activiteit, ingevoerd door de vrijwilliger of uit het rooster, en onkosten met bon, klaar voor de vergoeding.
Signalen
Een VOG die verloopt, een overeenkomst die ontbreekt, een vrijwilliger die drie maanden niet is ingezet: een lijst voor de coördinator, niet een mail die verdwijnt.
Verantwoording
Aantal vrijwilligers, uren en activiteiten per wijk, doelgroep en periode, in het format van uw gemeente of fonds, met de bron per cijfer.
Voor wie wij vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie bouwen
De software is bedoeld voor organisaties waar vrijwilligers het werk dragen en waar de coördinatie en de verantwoording nu meer tijd kosten dan het werk zelf.
Brede welzijnsorganisaties
Tientallen activiteiten in meerdere wijken, met coördinatoren per wijk. De rollen en de rapportage per wijk en gemeente zijn de kern.
Vrijwilligerscentrales
Vraag en aanbod bij elkaar brengen voor andere organisaties. De matching en het doorverwijzen staan voorop, het dossier blijft beperkt.
Maatjes- en buddyprojecten
Eén vrijwilliger aan één deelnemer, met een intake, een koppeling en een looptijd. Het dossier en de voortgang per koppel zijn de kern.
Buurthuizen en wijkcentra
Een vaste groep vrijwilligers op bar, activiteiten en beheer. Roosters, uren en de VOG-bewaking zijn wat nodig is; de rest kan klein blijven.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de administratie van vrijwilligers en hun inzet. Voor leden en contributie is er onze pagina over ledenadministratie software, en voor het roosteren van betaalde medewerkers naast vrijwilligers onze pagina over personeelsplanning software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie?
Een vrijwilligersadministratie staat of valt met de coördinator die hem bijhoudt. Daar richten we het op: minder invoer, meer overzicht.
Voor de coördinator gebouwd
Wat een coördinator dagelijks doet, kost twee klikken: iemand inplannen, een uur noteren, een signaal afhandelen. Wat hij zelden doet, staat niet in de weg.
Verantwoording als bijproduct
De cijfers voor de gemeente komen uit de inzet die toch al is geregistreerd. Geen aparte telling aan het eind van het jaar.
Privacy per rol
Een vrijwilliger ziet zijn eigen dossier, een locatiehoofd zijn locatie, een coördinator zijn wijk. Een VOG is zichtbaar als datum, niet als document voor iedereen.
Security en privacy bij vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie
Vrijwilligersdossiers bevatten persoonsgegevens en soms bijzondere gegevens, zoals een VOG of een aantekening over inzetbaarheid. Toegang is per rol en per wijk of locatie ingericht, elke inzage in een dossier wordt gelogd, en gegevens van vrijwilligers die zijn gestopt worden na de afgesproken termijn verwijderd of geanonimiseerd, zodat de rapportage klopt zonder dat het dossier blijft bestaan.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Wij leveren de verwerkersovereenkomst en de beschrijving van de verwerking die u voor uw eigen register nodig heeft.
Veelgestelde vragen over vrijwilligersadministratie software voor een welzijnsorganisatie
Vragen die welzijnsorganisaties stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij houdt per vrijwilliger het dossier bij, met VOG, overeenkomst en trainingen, koppelt vrijwilligers aan activiteiten en roosters, registreert uren en onkosten en maakt daar de rapportage van die gemeente en fondsen vragen. De coördinator werkt in één scherm in plaats van in lijsten per locatie.
Ja. Een vrijwilliger ziet zijn eigen dossier, geeft beschikbaarheid door, meldt zich aan voor een dienst en noteert uren, op de telefoon of de computer. Wat hij ziet en mag wijzigen, bepaalt u per rol. Wie liever niet digitaal werkt, wordt door de coördinator ingevoerd.
Per vrijwilliger staat de datum van de VOG en van de overeenkomst. Verloopt er een binnen de termijn die u instelt, dan komt de vrijwilliger op een signaallijst voor de coördinator. Ontbreekt een verklaring die voor een activiteit verplicht is, dan is de vrijwilliger daar niet in te plannen.
De cijfers wel: aantal vrijwilligers, uren en activiteiten per wijk, doelgroep en periode, in het format dat uw gemeente of fonds vraagt. Het verhaal eromheen schrijft u zelf. Elk cijfer is terug te leiden naar de registratie, zodat een vraag van de gemeente te beantwoorden is.
Ja. De inrichting volgt uw structuur: per gemeente, per wijk, per stichting, met coördinatoren die alleen hun deel zien en een bestuur dat het geheel ziet. De rapportage kan per gemeente apart, omdat elke gemeente andere cijfers vraagt.
Ja. Onkosten en vergoedingen kunnen naar uw boekhouding, en als u al een ledenpakket of een CRM heeft, sluiten we daarop aan zodat een vrijwilliger niet twee keer wordt ingevoerd. Welke koppeling zinvol is, bepalen we in de eerste stap.
Vraag dat eerst na. Een verenigingspakket kent leden, contributie en communicatie, en dat kan genoeg zijn voor een kleine organisatie. Maatwerk heeft zin als de inzet per activiteit, de VOG-bewaking, de rollen per wijk en de verantwoording per gemeente de kern van uw werk zijn.
Uw vrijwilligers en hun inzet in één systeem?
Vertel ons hoeveel vrijwilligers en activiteiten u heeft, hoe de coördinatie nu is verdeeld en wat uw gemeente bij de laatste verantwoording vroeg. We laten zien hoe het dossier, de roosters en de rapportage eruitzien.