App voor vergunningbewijs en voertuigdocumenten laten maken
Bij een controle langs de weg telt niet wat er op kantoor in de map zit, maar wat er in de cabine beschikbaar is. Een chauffeur die op dat moment door mappen of een volle mailbox moet zoeken, staat langer stil dan nodig. En wie in de nacht van voertuig wisselt, rijdt in het slechtste geval met het afschrift van een ander kenteken.
Wat er in de cabine moet kloppen
Voor beroepsgoederenvervoer over de weg geeft de NIWO de Eurovergunning af. Bij die vergunning horen vergunningbewijzen: gewaarmerkte afschriften, één per voertuig dat u inzet. De vergunning en de bewijzen zijn vijf jaar geldig. Het bewijs hoort bij het voertuig waarmee gereden wordt, niet bij de chauffeur en niet bij de onderneming in het algemeen.
Daar zit het praktische probleem. Wagenparken wisselen. Een trekker gaat naar de werkplaats, een chauffeur pakt een andere, en de koppeling tussen mens, voertuig en document is precies op dat moment het minst goed vastgelegd. Op kantoor klopt de administratie; in de cabine ligt het afschrift van vorige week.
Naast het vergunningbewijs reist er meer mee dat aan het voertuig hangt: het kentekenbewijs, keuringsgegevens, verzekeringsdocumenten en bij internationaal vervoer aanvullende papieren. Ze hebben één ding gemeen: ze horen bij een kenteken en ze hebben een geldigheidsdatum.
Een app lost de vergunningadministratie niet op. Die hoort op kantoor, in de NIWO-software waar het wagenpark en de vermogenseis worden bijgehouden. Wat de app wel oplost, is dat de chauffeur op het moment van de controle het juiste document bij het juiste kenteken heeft, ook als de verbinding wegvalt.
Hoe wij dit bouwen
De app draait om één handeling: laten zien wat bij dit voertuig hoort, nu. Alles wat daar meer dan een paar tikken voor nodig heeft, wordt in de praktijk overgeslagen.
De chauffeur kiest of scant het kenteken bij aanvang van de rit. Vanaf dat moment weet de app welke documenten erbij horen en welke niet.
Wat bij het voertuig hoort wordt op de telefoon gezet zodra er verbinding is, zodat het beschikbaar is op het moment dat die er niet is.
Stapt een chauffeur over op een ander voertuig, dan legt de app dat vast met tijdstip. Zo is achteraf te zien wie wanneer met welk kenteken reed.
Een aflopende keuring of een document dat wordt vervangen, hoort zichtbaar te zijn voordat de chauffeur wegrijdt en niet pas bij de controle.
Wat de app concreet doet
Het tonen van het juiste document bij het juiste kenteken draagt het geheel. De rest hangt af van uw wagenpark en van de vraag of u internationaal rijdt.
Documenten per kenteken
De chauffeur ziet wat bij dít voertuig hoort. Geen mappenstructuur en geen lijst met alle voertuigen van het bedrijf.
Beschikbaar zonder bereik
Documenten staan lokaal op het toestel. Onder een viaduct, in een loods of in de haven werkt de app hetzelfde als op de snelweg.
Wissel van voertuig
Een overstap wordt vastgelegd met tijdstip en persoon, zodat de koppeling tussen chauffeur en kenteken achteraf klopt.
Geldigheid in beeld
Bij elk document staat tot wanneer het geldig is. Wat verloopt komt bovenaan te staan in plaats van in een map te verdwijnen.
Melden wat er ontbreekt
Ontbreekt er een document, dan meldt de chauffeur dat vanuit de app, met het kenteken erbij. Die melding komt binnen bij wie het kan oplossen.
Aansluiting op de administratie
Nieuwe of vervangen documenten komen uit het vergunningregister op kantoor, zodat er geen tweede waarheid op de telefoons ontstaat.
Voor wie wij bouwen
Wie de app in handen heeft verschilt per onderneming. Vier situaties.
Chauffeurs in wisselend materieel
Wie niet elke dag op hetzelfde voertuig zit, heeft het meeste baat bij een koppeling die per rit wordt bevestigd.
Wagenparkbeheerders
Zij zien welke documenten aflopen en op welk voertuig iets ontbreekt, zonder daarvoor de chauffeurs te hoeven bellen.
Ondernemingen met internationaal vervoer
Bij ritten over de grens reizen er meer documenten mee. Ze horen per rit klaar te staan, niet per bedrijf in een gedeelde map.
Bedrijven die met charters werken
Voor ingehuurd vervoer legt u vast met wie u werkt en welke documenten u heeft gezien. Dat hoort in hetzelfde overzicht als uw eigen voertuigen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Documenttypen komen erbij en geldigheidsregels veranderen. Welke stukken bij een voertuig horen en wanneer er een signaal moet komen, hoort instelbaar te zijn en niet in de app vast te zitten.
Waarom Appfront
Het document hoort bij het kenteken
Niet bij de chauffeur en niet bij het bedrijf. Wij bouwen de koppeling zo dat een wissel van voertuig automatisch de juiste stukken meebrengt.
Geen bereik is hier de regel
Laadkuilen, parkeergarages en grensovergangen zijn precies de plekken waar het document nodig is. De app werkt daar zonder verbinding.
Eén bron voor de documenten
De stukken komen uit de administratie op kantoor. Een pdf die iemand ooit heeft doorgestuurd, is geen bron.
Wij nemen geen controle over
Wat een handhaver vraagt en accepteert bepalen wij niet. Wij zorgen dat de chauffeur binnen enkele tikken heeft wat hij nodig heeft.
Security en privacy
Op een telefoon in een cabine staan bedrijfsdocumenten en gegevens die aan een persoon te koppelen zijn: wie reed wanneer met welk voertuig. Wij zetten toegang per rol, geven een chauffeur alleen de voertuigen waarop hij is ingedeeld, en leggen inzage vast. Wat lokaal op het toestel staat is versleuteld en op afstand te wissen als een telefoon kwijtraakt.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Een achteraf toegevoegde koppeling tussen chauffeur en kenteken zegt niets meer over de rit van gisteren. Wij leggen de bevestiging vast met tijdstip en persoon, ook wanneer de synchronisatie later plaatsvindt, en maken van een correctie een zichtbare correctie. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over documenten in de cabine
Dat bepalen wij niet. Wat een handhaver accepteert hangt af van de regels die op dat moment gelden en van het land waar u rijdt. Wat een app wel doet, is zorgen dat de chauffeur het juiste stuk bij het juiste kenteken direct bij de hand heeft.
Ja. Documenten worden vooraf naar het toestel gezet en zijn daarna zonder bereik beschikbaar. Wijzigingen synchroniseren zodra er weer verbinding is.
De chauffeur kiest of scant het kenteken bij aanvang van de rit. Die bevestiging wordt vastgelegd, zodat achteraf duidelijk is wie met welk voertuig reed.
De chauffeur meldt dat vanuit de app met het kenteken erbij. De melding komt binnen bij de wagenparkbeheerder, zodat het niet bij een opmerking in de kantine blijft.
Die kant bouwen wij apart. Wagenpark, vermogenseis en hertoets staan op onze pagina over NIWO-software.
Vaak wel. Als u al een app voor ritten of uren gebruikt, bouwen wij de documentkant daarin in plaats van er een tweede app naast te zetten. Zie onze aanpak voor app laten maken.
Weet uw chauffeur nu welk bewijs bij zijn voertuig hoort?
Bel een chauffeur die vandaag op een ander voertuig zit dan gisteren en vraag hoe hij het vergunningbewijs erbij pakt. Duurt dat langer dan een halve minuut, dan kost een controle u tijd die u niet hoeft te verliezen. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject app laten maken.