App voor goederenstroom en douanedocumenten op locatie laten maken
Uit uw administratie moeten op eenvoudige wijze de herkomst en de bestemming van de goederen blijken. Dat klinkt als een boekhoudkundige eis, maar het is er geen. Het begint op de laadvloer, bij de vraag welke pallet uit welke container kwam en waar hij daarna is neergezet.
Waar het spoor in de praktijk breekt
Een vergunninghouder voert een administratie in een door de Douane goedgekeurde vorm, waaruit de identificatie, de douanestatus en de overbrenging van de goederen onder de regeling blijken. Bij een controle na invoer of na uitvoer wordt daarop gecontroleerd: niet op wat er is gebeurd, maar op wat daarvan is vastgelegd.
Het spoor breekt zelden in het systeem. Het breekt op de vloer, waar een zending wordt gelost terwijl de volgende vrachtwagen al staat te wachten, waar een pallet tijdelijk ergens anders wordt neergezet, of waar een document wel is meegekomen maar pas de volgende dag wordt ingeboekt.
Wie fiscaal vertegenwoordiger is, heeft daar direct belang bij. De aansprakelijkheid voor de btw van de klant is per kalenderjaar begrensd door de gestelde zekerheid, maar dat plafond helpt alleen als het dossier de zending kan volgen. Een gat in het spoor is een gat in de verdediging.
De bewaartermijn is zeven jaar. Gegevens mogen naar andere gegevensdragers zolang ze binnen een redelijke termijn toegankelijk blijven voor toezicht. Wat op een papieren lijst begint en in een map eindigt, voldoet daar zelden aan, ook al is het formeel bewaard.
Hoe wij dit bouwen
De kern is de beweging. Elke keer dat goederen ergens aankomen, verplaatsen of vertrekken, ontstaat een regel met een tijdstip, een plaats en een persoon.
Container, zegel, pallet of document: wat een code heeft wordt gescand, zodat de invoer klopt en snel gaat.
Aankomst, lossing, verplaatsing binnen de locatie en uitslag, elk met tijdstip en plaats, ook zonder verbinding.
Beschadigde verpakking, een afwijkend aantal of een ontbrekend document: een foto op dat moment scheelt later een discussie.
De bewegingen landen in het dossier per zending en per opdrachtgever, waar de aangifte en de verantwoording op rusten.
Wat de app concreet doet
De registratie op de vloer draagt het geheel. Wat u daarnaast nodig heeft hangt af van uw regeling en van de vraag of u zelf een entrepot beheert.
Container en zegel scannen
Bij aankomst het nummer en het zegel vastleggen, inclusief het moment waarop het zegel is verbroken.
Lossing per pallet
Wat er daadwerkelijk uit kwam, tegenover wat er op papier stond. Het verschil is precies wat later wordt gevraagd.
Locatie in de loods
Waar iets is neergezet, en waar het daarna heen ging. Zonder dat is de overbrenging niet aan te tonen.
Document fotograferen
Vrachtbrieven en begeleidende documenten gaan als beeld mee in het dossier, op het moment dat ze er zijn.
Werkt zonder bereik
Loodsen, terminals en koelcellen hebben zelden dekking. De app werkt lokaal en synchroniseert zodra er verbinding is.
Afwijking meteen doorzetten
Een ontbrekend document of een verschil in aantal gaat direct naar de declarant, met beeld en tijdstip erbij.
Voor wie wij bouwen
Wie de registratie doet verschilt per locatie. Vier situaties.
Loodsmedewerkers
Zij lossen onder tijdsdruk. Wat meer dan een paar handelingen kost, gebeurt aan het einde van de dienst of helemaal niet.
Entrepotbeheerders
Zij moeten de status en de plaats van goederen onder de regeling kunnen aantonen, ook maanden later.
Chauffeurs
Zij zijn vaak de enige die zien wat er bij aankomst werkelijk in de laadruimte lag.
Declaranten en douaneagenten
Zij doen de aangifte en willen niet bellen om te achterhalen wat er op de vloer is gebeurd.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Regelingen verschillen, documenttypen komen erbij en locaties worden anders ingedeeld. Velden, codes en bewegingstypen horen instelbaar te zijn en niet in de app vast te zitten.
Waarom Appfront
Het spoor breekt op de vloer, niet in het systeem
Wij bouwen de registratie waar de beweging gebeurt, omdat wat daar niet wordt vastgelegd nergens anders ontstaat.
Scannen is sneller dan kloppen
Een gescand containernummer is niet alleen sneller ingevoerd, hij is ook goed ingevoerd. Dat scheelt de meeste correcties.
Zeven jaar toegankelijk is meer dan bewaard
De eis is dat gegevens binnen een redelijke termijn beschikbaar zijn voor toezicht. Een map in een archief voldoet daar zelden aan.
Wij doen geen aangifte voor u
Het douanetechnische oordeel blijft bij uw declarant. Wij zorgen dat de feiten waarop hij zich baseert kloppen.
Security en privacy
Wat op de vloer wordt vastgelegd raakt aan commerciële gegevens van uw opdrachtgevers: leveranciers, afnemers en volumes. Wij zetten toegang per rol en per locatie, tonen een medewerker alleen de zendingen waaraan hij werkt, en leggen inzage vast. Wat lokaal op het toestel staat is versleuteld en op afstand te wissen als een apparaat kwijtraakt.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Een lossing die achteraf op een ander tijdstip is gezet, is bij een controle geen registratie meer maar een reconstructie. Wij leggen bewegingen onwijzigbaar vast met tijdstip, plaats en persoon, ook wanneer de synchronisatie later plaatsvindt, en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over registratie van goederenbewegingen
Omdat de registratie ontstaat bij de container en bij de pallet, niet achter een vaste werkplek. Wat pas na de dienst wordt ingevoerd, is een herinnering.
De identificatie, de douanestatus en de overbrenging van de goederen onder de regeling. In de praktijk komt dat neer op: welke goederen, welke status, en waar ze zijn geweest.
Ja. Loodsen, terminals en koelcellen hebben zelden dekking. De app werkt lokaal en synchroniseert zodra er weer verbinding is, met behoud van het oorspronkelijke tijdstip.
De bewaartermijn aan de douanekant is zeven jaar. Gegevens mogen naar een ander archief, zolang ze binnen een redelijke termijn toegankelijk blijven voor toezicht.
In het dossier per zending en per opdrachtgever. Die administratie beschrijven wij op onze pagina over software voor fiscaal vertegenwoordigers.
Ja. De bewegingen kunnen door naar uw aangifte- of warehousesysteem. Zie onze aanpak voor app laten maken.
Kunt u aantonen waar deze pallet drie maanden geleden stond?
Pak één zending uit het vorige kwartaal en loop de weg na: aankomst, lossing, plaats in de loods, uitslag. Blijft er een gat, dan zit dat gat er ook bij een controle. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject app laten maken.