App voor inzage en inzageverzoeken in het eigen personeelsdossier laten maken
Een medewerker mag zien wat er over hem is vastgelegd. In de praktijk betekent dat een mailtje aan HR, een map die iemand handmatig samenstelt en een antwoord dat weken duurt. Met een app is het een scherm, en dat verandert niet alleen het gemak maar ook de kwaliteit van wat er in het dossier staat.
Wat inzage in de praktijk betekent
Een personeelsdossier bevat gegevens met sterk uiteenlopende bewaartermijnen. Sollicitatiegegevens gaan er doorgaans binnen vier weken na de procedure uit. Gegevens zonder wettelijke termijn worden meestal tot twee jaar na uitdiensttreding bewaard. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs vijf jaar, en delen van de salarisadministratie zeven jaar.
Dat betekent dat inzage geven meer is dan een map openzetten. Sommige gegevens horen er niet meer te zijn, andere mogen niet zichtbaar zijn voor iedereen binnen HR, en weer andere zijn bijzondere gegevens waar aparte regels voor gelden. Wie inzage bouwt zonder die scheiding, geeft precies te veel of precies te weinig.
In de praktijk is inzage bovendien een kwaliteitsinstrument. Zodra medewerkers hun eigen dossier kunnen zien, blijkt hoeveel er in staat dat verouderd, dubbel of onjuist is. Dat is ongemakkelijk en tegelijk het snelste opschoningsprogramma dat er is, want de correcties komen van de enige persoon die zeker weet wat er klopt.
Voor organisaties met mensen zonder vaste werkplek is er nog een reden. Wie in de zorg, de bouw of de logistiek werkt, heeft geen bureau en geen bedrijfslaptop. Een dossier dat alleen via een intranet te bereiken is, is voor die groep in de praktijk niet te bereiken.
Hoe wij dit bouwen
De kern is wat een medewerker mag zien en wat niet. Dat is een ontwerpvraag die vóór het bouwen wordt beantwoord, niet een instelling achteraf.
Per gegevenssoort vastleggen of de medewerker het zelf kan inzien, en zo niet, waarom niet.
Toegang tot je eigen dossier vraagt om sterke authenticatie, ook als iemand het op een privételefoon opent.
Wat er is bekeken en wanneer, want inzage in personeelsgegevens is zelf ook een verwerking.
Een verzoek om correctie of verwijdering krijgt een termijn en een zichtbare stand, in plaats van in een mailbox te verdwijnen.
Wat de app concreet doet
Het eigen dossier inzien draagt het geheel. Wat u daarnaast nodig heeft hangt af van uw omvang en van de vraag hoeveel mensen zonder vaste werkplek werken.
Eigen dossier inzien
Wat er over iemand is vastgelegd, geordend per soort, met de bewaartermijn erbij zodat duidelijk is hoelang het blijft.
Correctie aanvragen
Klopt er iets niet, dan dient de medewerker een verzoek in bij het gegeven zelf in plaats van in een los bericht.
Stand van het verzoek
Ontvangen, in behandeling, afgehandeld, met een termijn die zichtbaar loopt voor beide kanten.
Documenten downloaden
Loonstroken en verklaringen ophalen zonder dat iemand ze hoeft op te sturen.
Werkt op een privételefoon
Veilig aanmelden en geen gegevens die op het toestel achterblijven als iemand uit dienst gaat.
Elke inzage vastgelegd
Wie het dossier heeft bekeken, ook binnen HR. Dat is precies het antwoord dat een medewerker soms wil.
Voor wie wij bouwen
Wie hiermee werkt verschilt per organisatie. Vier situaties.
Medewerkers zonder vaste werkplek
Zorg, bouw en logistiek: geen bureau, geen bedrijfslaptop, wel een telefoon.
HR-afdelingen
Zij stellen nu handmatig dossiers samen bij elk verzoek, en dat is werk dat niemand mist.
Privacyfunctionarissen
Zij moeten kunnen laten zien dat inzagerechten in de praktijk werken en niet alleen op papier staan.
Ondernemingsraden
Zij worden betrokken bij afspraken over personeelsgegevens en willen weten wat medewerkers zelf kunnen zien.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Termijnen wijzigen, gegevenssoorten komen erbij en systemen worden vervangen. Zichtbaarheid, soorten en termijnen horen instelbaar te zijn en niet in de app vast te zitten.
Waarom Appfront
Inzage is het snelste opschoningsprogramma
Zodra mensen hun dossier zien, komen de fouten boven. Die correcties komen van de enige die het zeker weet.
Niet alles hoort zichtbaar te zijn
Bijzondere gegevens en aantekeningen van derden vragen om een eigen afweging. Dat is ontwerpwerk, geen schakelaar.
Een telefoon is voor veel mensen de enige werkplek
Een dossier achter een intranet is voor de buitendienst en de zorg onbereikbaar.
Inzage is zelf een verwerking
Wie het dossier bekijkt, hoort te worden vastgelegd. Ook binnen HR, en juist daar.
Security en privacy
Dit is een app waarmee iemand bij zijn eigen personeelsgegevens komt, vaak op een privétoestel. Dat stelt hoge eisen aan aanmelden en aan wat er lokaal achterblijft: wij bewaren geen dossiergegevens op het toestel en zorgen dat toegang vervalt zodra iemand uit dienst gaat. Bijzondere gegevens zoals verzuim scheiden wij van de rest, met eigen rechten en eigen zichtbaarheid.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Bij een klacht over het dossier telt wat er op dat moment in stond en wie erin heeft gekeken. Wij leggen inzage en wijzigingen onwijzigbaar vast met tijdstip en persoon en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over inzage in het personeelsdossier
Niet automatisch. Een dossier bevat gegevens met verschillende gevoeligheid, waaronder bijzondere gegevens rond verzuim en soms aantekeningen waarbij anderen betrokken zijn. Bepaal per gegevenssoort of de medewerker het zelf kan inzien en waarom wel of niet; dat is een ontwerpkeuze die u vóór de bouw maakt.
Die van de gegevenssoort. Sollicitatiegegevens gaan doorgaans binnen vier weken na de procedure weg, gegevens zonder wettelijke termijn meestal tot twee jaar na uitdiensttreding, de kopie van het identiteitsbewijs vijf jaar en delen van de salarisadministratie zeven jaar. Die termijn tonen maakt het dossier begrijpelijk.
Dat krijgt een termijn en een zichtbare stand: ontvangen, in behandeling, afgehandeld. Het grote verschil met de huidige praktijk is dat het verzoek aan het gegeven hangt en niet in een mailbox verdwijnt, zodat beide kanten kunnen zien waar het staat.
Ja, mits het veilig is ingericht. Dat betekent sterke authenticatie, geen dossiergegevens die lokaal achterblijven, en toegang die vervalt zodra iemand uit dienst gaat. Voor mensen zonder vaste werkplek is de privételefoon vaak de enige realistische route.
Omdat het bekijken van personeelsgegevens zelf een verwerking is. Bij een klacht is de vraag wie er in het dossier heeft gekeken en wanneer, en dat kunt u alleen beantwoorden als u het hebt bijgehouden. Dat geldt ook, en vooral, voor inzage binnen HR.
Uit het systeem waarin ze worden bewaakt en uitgevoerd. Dat beschrijven wij op onze pagina over software voor bewaartermijnen en schonen. Zie ook onze aanpak voor app laten maken.
Hoe lang duurt het nu voordat iemand zijn dossier ziet?
Vraag uw HR-afdeling hoeveel werk het is om één personeelsdossier compleet samen te stellen. Is dat meer dan een half uur, dan is dat de reden dat medewerkers het niet vragen. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject app laten maken.