Notaris software op maat

De kosten variëren afhankelijk van complexiteit en het aantal integraties. Een basis cliëntportaal met documentbeheer en DigiD-authenticatie begint rond €25.000-€40.000. Een volledig geïntegreerd platform — met KNB-koppelingen, KIK-Akte, Kadaster-inzage, digitale handtekeningen en AI-documentcontrole — valt doorgaans in de range €60.000-€150.000.

Wij werken met vaste sprint-prijzen zodat u altijd grip heeft op budget. Elke twee weken ontvangt u werkende software die u kunt evalueren. Geen verborgen kosten, geen meerwerk-discussies achteraf. Na livegang betaalt u een vast maandelijks bedrag voor hosting, onderhoud en doorontwikkeling.

Een eerste werkend cliëntportaal met documentupload en statusoverzicht kan in 8-12 weken live staan. Voor een volledig platform met akteproductie-workflows, KNB/Kadaster-integraties, Wwft-compliance en AI-controlemodules moet u rekenen op 4-8 maanden doorlooptijd.

Het voordeel van onze iteratieve aanpak: u hoeft niet te wachten tot alles af is. Na de eerste sprint (2-3 weken) heeft u werkende basisfunctionaliteit. Elke volgende sprint voegt modules toe. Uw kantoor kan al profiteren terwijl de bouw doorgaat.

Vanzelfsprekend. De notaris heeft een verzwaarde geheimhoudingsplicht (art. 22 Wna) die verder gaat dan de standaard AVG-vereisten. Onze software is daar specifiek op gebouwd:

Technische maatregelen: AES-256 encryptie van data in rust, TLS 1.3 voor alle verbindingen, hardware security modules (HSM) voor sleutelbeheer, strikte role-based access control per dossier, en automatische sessie-timeout na inactiviteit.

Organisatorische maatregelen: verwerkingsovereenkomst met sub-verwerkers, Data Protection Impact Assessment (DPIA) voorafgaand aan livegang, audit-logging van elke gegevenstoegang, en geautomatiseerde retentie-policies die aansluiten bij de wettelijke bewaartermijnen.

Hosting: uitsluitend in Nederlandse ISO 27001-gecertificeerde datacenters. Geen data-transit naar landen buiten de EER.

Ja. Wij hebben ervaring met de volledige keten van notariële registers en systemen:

KNB: Koppeling met het repertorium voor automatische akteregistratie en het opvragen van notariële informatie. Integratie met KNB-berichten en mededelingen.

Kadaster: KIK-Inzage (eigendomsverificatie, hypotheekoverzichten, beslagcontroles) en KIK-Akte (gestructureerde aanlevering van akten voor directe inschrijving). Terugmelding van inschrijvingsnummers rechtstreeks in uw dossiersysteem.

Overig: KVK Handelsregister API, Centraal Testamentenregister (CTR), Basisregistratie Personen (BRP via gemeentelijke stuf-koppeling), FIU-Nederland (Wwft-meldingen), en gangbare notariële applicaties als Quantaris en Akte-Online.

De huidige Wet op het notarisambt (Wna) vereist voor authentieke akten nog fysieke verlijding en een handgeschreven ("natte") handtekening van de notaris. Een volledig digitale notariële akte is onder huidig recht dus nog niet mogelijk.

Wat wél volledig digitaal kan: het gehele voortraject (intake, documentverzameling, concepten, feedback-rondes), onderhandse akten, volmachten, bevestigingsbrieven en alle interne communicatie. Voor deze documenten ondersteunen wij gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) conform de eIDAS-verordening — juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.

Toekomstbestendig: De KNB werkt actief aan modernisering van de Wna, met pilots rondom digitale verlijding (met name relevant voor onderhandse akten en bepaalde vennootschapsrechtelijke stukken). Onze software is architectureel voorbereid op deze transitie, zodat u direct kunt overstappen zodra de wet dit toestaat.

De Wet op het notarisambt (Wna) bevat een reeks bepalingen die direct raken aan de inrichting van software voor notariskantoren:

Bewaarplicht (art. 69 Wna): Minuten van akten moeten minimaal 20 jaar worden bewaard, in de praktijk vaak 75+ jaar voor testamenten en levering onroerend goed. Onze opslagarchitectuur garandeert langetermijnintegriteit via checksums, redundantie en formaatmigratie.

Geheimhouding (art. 22 Wna): De verschoningsrecht-waardige geheimhoudingsplicht vertaalt zich naar strikte toegangscontrole, geen gedeelde logins, audit-trails en encryptie die voorkomt dat zelfs beheerders ongeautoriseerd bij dossierinhoud kunnen.

Protocolvereisten (art. 39 Wna): Elke akte moet chronologisch genummerd worden opgenomen in het protocol. Onze software genereert automatisch protocol- en repertoriumnummers en waarborgt de ononderbroken nummering.

Identificatieplicht (Wwft): De notaris moet cliënten identificeren en ongebruikelijke transacties melden. Geautomatiseerde workflows dwingen af dat identificatie is voltooid vóór de akte gepasseerd kan worden.

Zorgplicht (Belehrungspflicht): Software kan de notaris ondersteunen bij het vastleggen van voorlichting aan partijen, maar vervangt de menselijke oordeelsvorming niet. Wij bouwen checklists en vastlegging in, geen automatische juridische adviezen.