eForms-integratie laten bouwen
eForms is de Europese standaard voor aankondigingen van overheidsopdrachten. Sinds 25 oktober 2023 worden Europese aankondigingen op TED alleen nog in eForms gepubliceerd: gestructureerde gegevens in XML, met regels die per veld bepalen wat er moet. Appfront bouwt integraties die aankondigingen uit uw eigen systemen in eForms opstellen en valideren, ze aanbieden voor publicatie, en eForms-gegevens van anderen inlezen.
Wat is een eForms-integratie?
eForms is de standaard van de Europese Unie voor aankondigingen van overheidsopdrachten, zoals een aankondiging van een opdracht, een gegunde opdracht of een wijziging. Sinds 25 oktober 2023 worden Europese aankondigingen op TED, het publicatieplatform van de EU, alleen nog in eForms gepubliceerd. Een aankondiging is geen formulier meer, maar een bestand met gestructureerde gegevens in XML, met regels die per veld bepalen wat verplicht is en wat er mag.
Die regels staan in een softwarepakket van het Publicatiebureau van de EU, de eForms-SDK, dat regelmatig een nieuwe versie krijgt. Wie aankondigingen met de hand invult in een portaal, heeft daar weinig last van. Maar een aanbestedende dienst met een eigen inkoopsysteem, of een leverancier van aanbestedingssoftware, moet zorgen dat zijn gegevens kloppen met de regels van de versie die geldt, anders wordt de aankondiging afgewezen.
Wij bouwen maatwerk omdat organisaties en systemen verschillen. De integratie stelt aankondigingen op uit de gegevens die al in uw systeem staan, valideert ze voordat ze worden verstuurd, en verwerkt de antwoorden. Andersom kan de integratie eForms-gegevens van anderen inlezen voor analyse. Via welke route uw aankondigingen worden gepubliceerd, bekijken we in de eerste stap.
Uit uw systeem
Aankondigingen uit de gegevens die er al zijn.
Gevalideerd vooraf
Tegen de regels van de geldende versie.
Ook inlezen
eForms-gegevens van anderen voor analyse.
Hoe wij uw eForms-integratie bouwen
We beginnen bij uw aanbestedingen: welke soorten aankondigingen maakt u, uit welk systeem komen de gegevens, hoe worden ze nu gepubliceerd, en waar gaat het mis. Daarna leggen we vast welke velden uit uw systeem welke eForms-velden vullen, en welke gegevens nog ontbreken. Vaak beginnen we bij de aankondiging die u het vaakst maakt, omdat de aanpak daar het snelst te toetsen is. Andere soorten aankondigingen, de verwerking van antwoorden en het inlezen van gegevens volgen daarna. Daarna houden we de integratie bij als er een nieuwe versie van de SDK komt, en testen we de aankondigingen opnieuw voordat die versie verplicht wordt.
Soorten, systemen en de huidige route.
Uw gegevens naar eForms.
Opstellen, valideren, aanbieden.
Livegang, nieuwe versies, en beheer.
Wat een eForms-integratie concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke eForms-integratie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw rol.
Opstellen
Uit uw eigen gegevens.
Validatie
Tegen de SDK.
Aanbieden
Voor publicatie.
Antwoorden
Afwijzingen terug.
Inlezen
Gegevens van anderen.
Versies
Nieuwe SDK bijgehouden.
Voor wie wij een eForms-integratie bouwen
De integratie is bedoeld voor organisaties die aankondigingen in eForms maken of eForms-gegevens gebruiken. Hoe meer aanbestedingen, hoe meer het oplevert.
Aanbestedende diensten
Eigen inkoopsysteem. Juiste aankondiging telt.
Leveranciers van software
Aanbestedingssoftware. Aansluiten telt.
Inkoopadviseurs
Voor veel diensten. Snelheid telt.
Data-analisten
Markt in beeld. Inlezen is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over eForms. Voor het volgen van aanbestedingen en open aanbestedingsdata is er onze pagina over de TenderNed-koppeling, voor UBL, waarop eForms is gebaseerd, onze pagina over de UBL-koppeling, en voor het aanbesteden van software zelf onze pagina over maatwerk software aanbesteden. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw eForms-integratie?
Aankondigingen die worden afgewezen omdat een veld niet aan de regels van de nieuwe versie voldoet, en gegevens die twee keer worden ingevoerd, kosten een inkoopafdeling tijd in een traject waar termijnen tellen. Daar bouwen we op: aankondigingen uit uw eigen gegevens, gevalideerd vooraf, en bij met nieuwe versies.
Geen dubbel werk
Uit uw eigen systeem.
Minder afwijzingen
Gevalideerd vooraf.
Bij met versies
Getest vóór verplichting.
Security en privacy bij een eForms-integratie
De integratie verwerkt gegevens over aanbestedingen, en vóór publicatie kunnen die vertrouwelijk zijn, zoals de raming of de planning. Toegang is per rol ingericht, toegangsgegevens voor de publicatieroute worden versleuteld opgeslagen, en elke aankondiging wordt gelogd met wat er is verstuurd en wat er terugkwam.
De integratie draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen over een eForms-integratie
Vragen die inkopers en softwareleveranciers stellen voordat ze hiermee beginnen.
eForms is de Europese standaard voor aankondigingen van overheidsopdrachten. Een aankondiging bestaat uit gestructureerde gegevens in XML, met regels die per veld bepalen wat verplicht is. Sinds 25 oktober 2023 worden Europese aankondigingen op TED alleen nog in eForms gepubliceerd.
Het softwarepakket van het Publicatiebureau van de EU met de schema's, velden en regels waaraan een aankondiging moet voldoen. Er komen regelmatig nieuwe versies. Een integratie moet de versie volgen die geldt, anders kan een aankondiging worden afgewezen.
Die pagina gaat vooral over het volgen van aanbestedingen en het gebruiken van open aanbestedingsdata. Deze pagina gaat over eForms zelf: aankondigingen opstellen en valideren, en eForms-gegevens inlezen. Ze sluiten op elkaar aan.
Ja. De integratie haalt de gegevens die al in uw inkoop- of contractsysteem staan, zoals de opdracht, de percelen, de termijnen en de gunning, en zet ze in een aankondiging. Wat ontbreekt, wordt gemeld zodat het kan worden aangevuld.
Dat hangt af van uw situatie en van de voorzieningen die voor Nederlandse aanbestedende diensten gelden. Welke route er voor u is en onder welke voorwaarden, bekijken we in de eerste stap. Pas daarna bouwen we, zodat u niet vastloopt op een route die er niet is.
Ja. Gepubliceerde aankondigingen zijn gestructureerde gegevens, zodat ze kunnen worden ingelezen en geanalyseerd, bijvoorbeeld om de markt te volgen of gunningen te vergelijken. Welke bronnen u wilt gebruiken, bekijken we in de eerste stap.
We houden de integratie bij als er een nieuwe versie komt, en testen de aankondigingen tegen die versie voordat hij verplicht wordt. Zo wordt een aankondiging niet afgewezen op een regel die net is veranderd.
Aankondigingen in eForms uit uw eigen systeem?
Vertel ons welke aankondigingen u maakt, uit welk systeem de gegevens komen, en hoe ze nu worden gepubliceerd. We laten zien welke route er is en hoe de integratie eruitziet.