Zorglogistiek-software laten maken
Zorglogistiek is de goederenstroom in ziekenhuizen en zorginstellingen: hulpmiddelen, implantaten, instrumentensets, geneesmiddelen en verbruiksartikelen, van het magazijn tot de kast op de afdeling en de operatiekamer. Wat het anders maakt dan gewone logistiek, is dat een artikel aan een patiënt vast kan komen te zitten. Appfront bouwt software voor precies dat deel: registratie op het gebruikspunt, voorraad dicht bij de zorg en koppelingen tussen systemen die elkaar niet kennen.
Voorraadbeheer waarbij het artikel aan een patiënt vast komt te zitten
In een distributiecentrum eindigt een artikel bij een orderregel; in een ziekenhuis bij een verrichting, en soms in een patiënt. Bij implantaten en veel andere hulpmiddelen moet herleidbaar blijven welk exemplaar bij welke patiënt is gebruikt, met lot- of serienummer en houdbaarheidsdatum. Het laatste stuk van de keten is geen voorraadmutatie meer, maar een registratie die aan het dossier hangt.
Dat stuk heeft ook de minste systeemondersteuning. Het magazijn is meestal goed geregeld: een ERP-module, scanning bij ontvangst, vaste bestelpunten. Zodra een doos de afdeling of de operatiekamer bereikt, verdwijnt de goederenstroom uit het systeem en duikt hij later op in een verslag of op een stickervel.
Deze pagina gaat over die goederenstroom. Zoekt u software voor het zorgproces zelf, zoals dossiervoering of behandelplannen, kijk dan bij zorgsoftware laten bouwen. Gaat het om inkoop, distributie en magazijn in bredere zin, dan sluit supply chain management-software beter aan. Heeft uw software zelf een medisch doel, dan is medical device software het vertrekpunt.
Wat er misgaat zodra de registratie op de OK handwerk is
Een operatiekamer is geen plek voor administratie: tijdsdruk, steriele handschoenen, een team dat op de patiënt let. Komt de registratie van materialen daar neer op stickers plakken en later overtypen, dan gebeurt wat u zou verwachten. Stickers raken zoek, een sticker belandt op het verkeerde formulier, en het artikel dat op het laatste moment uit een andere kast kwam staat nergens.
Wat dat oplevert, merkt u verderop. Inkoop krijgt een factuur voor een implantaat dat volgens het systeem nog op voorraad ligt. De verrichting is vastgelegd zonder materiaalregels, dus de kostprijs mist de duurste component. En het serienummer staat wel op de implantaatkaart van de patiënt, maar niet in een systeem waarin u erop kunt zoeken.
Het probleem is zelden slordigheid, maar het tijdsverschil tussen gebruik en registratie. Software die hier iets oplost, verplaatst de registratie naar het moment zelf en maakt die handeling korter dan wat zij vervangt. Lukt dat niet, dan wordt het systeem omzeild.
- Materiaalverbruik zonder verrichting, dus geen kostprijs per ingreep
- Kastvoorraad waarvan de afwijking pas bij een telling opvalt
- Consignatiefacturen die niet te matchen zijn met geregistreerd gebruik
- Verlopen artikelen die pas bij het pakken worden ontdekt
- Bij een terugroepactie: uitzoekwerk per patiënt in plaats van een zoekopdracht
UDI, de MDR en het implantatenregister
Sinds 26 mei 2021 geldt in de EU Verordening (EU) 2017/745, de Medical Device Regulation. Daarbij hoort UDI, de unieke identificatie van hulpmiddelen, die uit twee delen bestaat. De UDI-DI identificeert het product, in de praktijk doorgaans via het GTIN. De UDI-PI bevat de productiegegevens: productie- en expiratiedatum, batch- of lotnummer en serienummer. In de gezondheidszorg zijn GS1-128 en GS1 DataMatrix wereldwijd de twee toegestane barcodes. Dat onderscheid is het punt: de UDI-DI zegt wát het is, de UDI-PI zegt wélk exemplaar.
GS1-standaarden zijn in de Nederlandse zorg gangbaar, ook aan de datakant: leveranciers delen artikelgegevens met zorginstellingen via GS1 Data Source. U leest dus een gestructureerde code in plaats van een vrij tekstveld. Waar het misgaat, is bij artikelen zonder bruikbare barcode en leveranciers zonder nette data. Dat is een inkoopgesprek, geen softwareprobleem.
Daarnaast geldt de nationale verplichting: zorgaanbieders moeten implantaatgegevens vastleggen in het patiëntendossier én aanleveren aan het Landelijk Implantatenregister. Het Besluit registratie implantaten bepaalt om welke implantaten en gegevens het gaat, de aanlevertermijn is een maand, en het implantaat moet snel herleidbaar zijn tot de patiënt. Het register bevat zelf geen persoonsgegevens; die koppeling blijft in uw eigen dossiervoering.
Praktisch is de scan op het gebruikspunt daarmee de bron voor drie afnemers: het dossier, de aanlevering aan het register en de kostprijs van de ingreep.
Wat zo'n systeem in de praktijk moet kunnen
De volgorde is bewust: wie bij de rapportages begint, bouwt iets dat op de werkvloer wordt omzeild.
Scannen op het gebruikspunt
Eén scan legt artikel, lot- of serienummer en houdbaarheidsdatum vast en hangt het verbruik aan de verrichting. Werkt door als het netwerk uitvalt.
Kastbeheer per afdeling
Bestelpunten per kast in plaats van per magazijn, met tel- en aanvulrondes die aansluiten op hoe de afdeling werkt. Zicht op de kast zonder ernaartoe te lopen.
Houdbaarheid en steriliteit bewaken
Signalering op verloopdatum en sterilisatietermijn, inclusief sets die zijn geopend maar niet gebruikt. Zodat verlopen materiaal niet pas bij het pakken opvalt.
Consignatie administreren
Leveranciersvoorraad apart bijhouden, verbruik omzetten in een bestel- of factuurregel en de aanvulling aansturen. Zodat factuur en geregistreerd gebruik aansluiten.
Terugroepen als zoekopdracht
Zoeken op lot- of serienummer over alle locaties: wat ligt er nog, wat is uitgegeven, wat is gebruikt en bij wie. Met een export als verantwoording.
Koppelen aan wat er al draait
Verbruik naar het ZIS of EPD, artikelgegevens uit het ERP, ingrepen uit het OK-programma. De koppelvlakken zijn hier het echte werk, niet de schermen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Wanneer maatwerk hier niet het antwoord is
Het eerlijke antwoord is dat de meeste ziekenhuizen dit niet als één nieuw systeem moeten aanbesteden. Grote instellingen draaien een ERP met een zorg- of magazijnmodule waarin inkoop, artikelbeheer, contracten en het magazijn al zijn belegd. Dat vervangt u niet: de financiële administratie en de leveranciersstromen hangen eraan vast. Wie met een vervangingsvraag begint, koopt een probleem dat hij niet had.
Datzelfde geldt op afdelingsniveau vaker dan leveranciers toegeven. Kan uw pakket kastbeheer met bestelpunten aan en leveren uw leveranciers bruikbare artikeldata, dan is beter inrichten sneller dan bouwen. Voor een kleinere instelling met een overzichtelijk assortiment is een standaardpakket doorgaans de juiste keuze.
Maatwerk loont in de schil ertussen, en daar zien we drie situaties. De eerste is registratie op de operatiekamer: geen pakket doet dat goed, omdat het in de kern een werkplekprobleem is en geen voorraadprobleem. De tweede zijn koppelingen tussen systemen die elkaar niet kennen, waarbij ERP, ZIS en OK-programma elk een deel van de waarheid bevatten. De derde is voorraadbeheer op afdelingsniveau, waar het centrale pakket ophoudt. In alle drie bouwt u iets ernaast dat de bestaande systemen voedt.
Reken daarbij op wat u zelf overneemt. Bij een pakket ligt de verantwoordelijkheid voor documentatie, wijzigingsbeheer en aantoonbaar functioneren bij de leverancier. Bouwt u zelf, dan komt dat bij uw eigen organisatie te liggen. Dat is te organiseren, maar het is werk dat u vooraf inplant en niet tijdens een audit ontdekt.
Veelgestelde vragen over zorglogistiek-software
De vragen die inkopers, logistiek managers en informatiemanagers stellen voordat er iets getekend wordt.
Vaak moet dat ook. Grote ziekenhuizen draaien een ERP met een zorg- of magazijnmodule, en die vervangt u niet voor een deelprobleem. De winst van maatwerk zit in de schil eromheen: registratie op het gebruikspunt, koppelingen tussen systemen die elkaar niet kennen, of voorraadbeheer op afdelingsniveau. Begin met de vraag welk deel van de keten echt onopgelost is.
Zorgaanbieders zijn wettelijk verplicht implantaatgegevens vast te leggen in het patiëntendossier en aan te leveren aan het Landelijk Implantatenregister. Het Besluit registratie implantaten bepaalt om welke implantaten en gegevens het gaat, en de aanlevertermijn is een maand. De registratie moet zo zijn ingericht dat het implantaat snel herleidbaar is tot de patiënt.
Consignatievoorraad ligt fysiek bij u, maar blijft eigendom van de leverancier tot het moment van gebruik. Het gebruiksmoment is daardoor tegelijk het inkoopmoment. Een systeem dat daarop is ingericht registreert het verbruikte exemplaar met lot- of serienummer, genereert daaruit de bestel- of factuurregel en stuurt de aanvulling aan. Anders lopen leveranciersfactuur, kastvoorraad en dossier uit elkaar.
Voorraad- en registratiesoftware zonder medisch doel valt doorgaans buiten de definitie van een medisch hulpmiddel in Verordening (EU) 2017/745. De grens is niet altijd scherp: zodra software uitspraken doet die het klinisch handelen sturen, verandert die beoordeling. Laat de kwalificatie vooraf toetsen. Gaat het wel om software met een medisch doel, dan gelden eigen eisen aan risicomanagement en documentatie.
Leg dit vast voordat u begint. Spreek af dat de broncode, de documentatie van het datamodel en de koppelvlakspecificaties bij u liggen, dat de repository op uw eigen account staat en dat de omgeving reproduceerbaar wordt opgebouwd. Vraag om een overdrachtsdossier dat een derde partij kan lezen zonder de oorspronkelijke bouwers. Bij zorglogistiek weegt dat zwaar: het bevat registraties die u jaren later nog raadpleegt.
Dat hangt af van hoe fijnmazig u registreert. Legt u alleen artikelniveau vast, dan blijft er handwerk over: kasten controleren, verslagen doorlezen, bonnen naast elkaar leggen. Registreert u lot- en serienummer bij uitgifte en gebruik, dan wordt de vraag welke exemplaren nog liggen en welke al zijn gebruikt een zoekopdracht.
Gerelateerde diensten
Zorglogistiek grenst aan drie domeinen. Zit uw vraag daar thuis, dan is dit het vertrekpunt.
Zorgsoftware laten bouwen
Software voor het zorgproces zelf: dossiervoering, behandelplannen en planning. Het domein waarin de verbruiksregistratie moet landen.
Supply chain management-software
De bredere goederenketen: inkoop, distributie, magazijn en leveranciersintegratie. Zonder de patiëntkoppeling die zorglogistiek specifiek maakt.
Medical device software
Software die zelf een medisch doel heeft en daarmee als hulpmiddel onder Verordening (EU) 2017/745 valt, met eigen eisen aan documentatie en beoordeling.
Zorglogistiek onder handen nemen?
Vertel ons waar het nu vastloopt: de registratie op de operatiekamer, de consignatievoorraad, de afdelingskasten of de koppeling tussen uw ERP en uw ZIS. We kijken eerst wat uw huidige systemen al aankunnen en zeggen het als bouwen geen verstandige stap is.