Zivver koppeling software voor zorg en overheid laten maken
Appfront bouwt de koppeling tussen uw eigen systeem en Zivver. De software haalt bericht en bijlagen uit uw dossier, kiest per ontvanger het juiste beveiligingsniveau, verstuurt via mail submission of de API, houdt accounts en groepen synchroon en schrijft elke verzending terug naar het dossier. Zodat niemand meer handmatig gegevens uit uw systeem naar een mailvenster hoeft over te typen.
Wat is Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer?
Een Zivver koppeling is software die uw eigen systeem laat praten met het platform voor veilig mailen. De koppeling stelt het bericht samen uit de gegevens in uw applicatie, voegt de juiste bijlagen toe, bepaalt per ontvanger welk beveiligingsniveau nodig is, biedt het bericht aan via mail submission of de API en legt de status vast bij de zaak of cliënt.
Zonder koppeling wordt veilig mailen handwerk. Een medewerker opent het dossier, kopieert naam en adres, exporteert een pdf, opent Outlook, zet veilig mailen aan en kiest een toegangscode. Bij een reeks afspraakbevestigingen gaat dat per bericht opnieuw. Er gaan stukken naar het verkeerde adres, de verzending staat nergens in het dossier en achteraf is niet te zien wie wat heeft gestuurd.
Wij bouwen maatwerk omdat uw berichtstromen uit uw eigen systemen komen en uw eigen regels volgen: welke stukken mogen mee, welk niveau geldt bij een burgerservicenummer, welke afzender hoort bij welke afdeling. Dat zit in uw ECD, zaaksysteem of CRM en in afspraken met uw functionaris gegevensbescherming. Een standaard plug-in kent uw velden, uw sjablonen en uw dossierstructuur niet.
Berichten opbouwen uit uw systeem
De koppeling haalt ontvanger, sjabloon en bijlagen uit uw applicatie en zet daar een bericht van klaar, inclusief afzender per afdeling en bijlagen die boven de mailgrens uitkomen.
Beveiligingsniveau per ontvanger
Per berichtsoort en ontvanger bepaalt de software of een toegangscode, een sms-controle of standaardverzending nodig is, volgens de regels die u met uw privacyfunctionaris hebt vastgelegd.
Status terug in het dossier
Aangeboden, afgeleverd, geopend of mislukt: elke statuswijziging komt terug bij de cliënt, klant of zaak, met een auditlog waarin staat wie welk stuk wanneer heeft verstuurd.
Hoe wij uw Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer bouwen
We beginnen bij de berichten die u nu met de hand verstuurt: welk scherm, welke bijlage en welke ontvanger.
We lopen uw verzendmomenten langs: afspraakbevestiging, verwijsbrief, factuur of besluit. Per stroom leggen we vast welke gegevens mee moeten, welke bijlagen erbij horen en welk beveiligingsniveau geldt.
We richten de basis in: afzenderadressen per afdeling of functionele postbus, sjablonen per berichtsoort, de regels voor ontvangerscontrole en de koppeling van gebruikers en groepen aan accounts.
De medewerker drukt in uw eigen systeem op verzenden. De koppeling bouwt het bericht, zet het in de wachtrij, biedt het aan, probeert het bij storing opnieuw en meldt een mislukking.
We zetten de koppelingen live met eigen sleutels, richten monitoring op de wachtrij en foutmeldingen in en nemen het beheer, de logging en de updates van de koppeling over.
Wat Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke Zivver koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van de berichtsoorten die u verstuurt en de systemen waarin die gegevens staan.
Mail submission via SMTP
Berichten uit uw applicatie gaan via een eigen SMTP-gebruiker het platform in, zodat verzending werkt zonder dat een medewerker een mailprogramma opent.
Regels voor beveiligingsniveau
Per berichtsoort, ontvangerstype en bijlage legt u vast welk niveau geldt, zodat gevoelige stukken nooit zonder extra controle de deur uit gaan.
Verzendwachtrij met herkansing
Berichten blijven in de wachtrij tot ze zijn aangeboden. Bij een storing volgt een nieuwe poging en een melding bij de behandelaar.
Accountbeheer via SCIM
Nieuwe medewerkers, naamswijzigingen en vertrekkers lopen vanuit uw bronsysteem door naar accounts, aliassen en groepen, zodat licenties en postbussen kloppen.
Bijlagen en grote bestanden
De koppeling voegt pdf's en dossierstukken rechtstreeks uit uw systeem toe en zet bestanden boven de mailgrens om in een veilige download.
Auditlog en terugkoppeling
Elke verzending, statuswijziging en intrekking komt bij de juiste zaak of cliënt te staan, doorzoekbaar op afzender, ontvanger, periode en berichtsoort.
Voor wie wij Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer bouwen
De software is bedoeld voor organisaties die veel gevoelige post digitaal versturen en waar die post uit een vakapplicatie komt en niet uit de mailbox.
Zorginstellingen en ggz
Afspraakbevestigingen en verwijsbrieven komen uit het ECD. De kern is dat elk verzonden stuk zichtbaar in het cliëntdossier staat, inclusief wie het heeft gestuurd.
Gemeenten en uitvoeringsorganisaties
Besluiten en bewijsstukken horen bij een zaak. Hier is de terugkoppeling van de verzendstatus naar het zaakdossier het belangrijkste onderdeel.
Onderwijsinstellingen
Berichten over leerlingen en studenten komen uit de leerlingadministratie. De kern zit in afzenders per locatie en in accountbeheer bij elk nieuw schooljaar.
Accountants, advocaten en financieel dienstverleners
Jaarstukken en dossierstukken gaan vanuit het praktijksysteem de deur uit. Hier draait het om bijlagen boven de mailgrens en om het auditlog.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het koppelen van uw eigen systeem aan Zivver voor veilig mailen. Voor veilig mailen in de zorg is er onze pagina over de ZorgMail-koppeling, voor informatiebeveiliging in de zorg onze pagina over NEN 7510-compliant software, en hoe wij koppelingen opzetten leest u bij slimme API-integraties. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer?
Een koppeling voor veilig mailen is zo goed als de regels erachter. Daar bouwen we op: uw berichtsoorten, uw afzenders en uw vastlegging.
Veilig mailen hoort in het werkproces, niet ernaast
De medewerker blijft in uw eigen systeem werken en drukt daar op verzenden. Zo ontstaat geen tweede administratie van verzonden post en verdwijnt het kopieerwerk tussen dossier en mailprogramma.
Het beveiligingsniveau is een regel, geen keuze
Wie per bericht moet nadenken over een toegangscode, kiest een keer verkeerd. Wij leggen uw regels vast in de koppeling, zodat het niveau volgt uit berichtsoort en ontvanger.
Terugkoppeling is het halve werk
Een bericht dat niet aankomt of niet wordt geopend moet opvallen. De koppeling meldt dat bij de behandelaar en legt het vast bij de zaak of cliënt.
Security en privacy bij Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer
In de koppeling zitten namen, adresgegevens, dossiernummers en bijlagen met medische of financiële inhoud. Toegang gaat per rol: een behandelaar ziet de eigen verzendingen, een beheerder de wachtrij en de foutmeldingen, een privacyfunctionaris het auditlog. Logging legt vast wie welk stuk heeft verstuurd en ingetrokken. Bewaartermijnen volgen uw beleid, bij zorg naast de AVG ook NEN 7510.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met het platform voor veilig mailen, uw ECD, zaaksysteem of CRM werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over Zivver koppeling software voor veilig mailen en accountbeheer
Vragen die beheerders en privacyfunctionarissen stellen voordat ze hiermee beginnen.
De koppeling verbindt uw eigen systeem met het platform voor veilig mailen. Zij haalt ontvanger, sjabloon en bijlagen uit uw applicatie, bepaalt het beveiligingsniveau, biedt het bericht aan via mail submission of de API en schrijft de status terug bij de juiste cliënt of zaak.
Ja. Voor verzending vanuit een applicatie gebruikt de koppeling mail submission met een eigen SMTP-gebruiker, of de beschikbare interfaces van het platform. De plug-in blijft nuttig voor losse berichten die een medewerker zelf opstelt, maar is niet nodig voor berichten die uw systeem automatisch verstuurt.
Dat kan. Het platform biedt een SCIM-interface waarmee accounts, aliassen en groepen vanuit een bronsysteem zijn te beheren. Wij koppelen die aan uw personeelssysteem of directory, zodat nieuwe medewerkers meteen een account krijgen, een naamswijziging doorloopt en vertrekkers eruit gaan zonder handwerk van een beheerder.
Met regels die u vooraf vastlegt. Per berichtsoort, ontvangerstype en bijlage bepaalt de software of standaardverzending volstaat of dat een extra controle van de ontvanger nodig is. Die regels staan op een plek, zijn aan te passen zonder nieuwe oplevering en zijn terug te zien in het auditlog.
Het bericht blijft in de wachtrij staan en de koppeling probeert het later opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan krijgt de behandelaar een melding met de reden: een onjuist adres, een ontbrekend mobiel nummer of een bijlage die te groot is. Niets verdwijnt stil uit de wachtrij.
Ja. U legt per afdeling, locatie of functionele postbus vast welk afzenderadres en welk sjabloon gelden, en wie namens die postbus mag versturen. De koppeling kiest dat op basis van de gebruiker of de zaak, zodat een ontvanger antwoordt naar de postbus die het bericht ook echt behandelt.
Vraag dat eerst na. Voor veel vakapplicaties bestaat een kant-en-klare instelling, en gebruikt u vooral Outlook, dan is de plug-in genoeg. Maatwerk is zinnig als berichten uit uw eigen of sterk aangepaste systeem komen, als het beveiligingsniveau uit uw regels moet volgen of als de verzendstatus in het dossier terug moet komen.
Wilt u veilig mailen vanuit uw eigen systeem in plaats van ernaast?
Vertel ons welke berichten u nu met de hand verstuurt, uit welk systeem die gegevens komen en welke regels gelden voor gevoelige stukken. We laten zien hoe de verzendwachtrij, de regels voor het beveiligingsniveau en de terugkoppeling in het dossier eruitzien in software op maat.