Software voor werkplekreservering en bezettingsgraad laten maken
Appfront bouwt software voor organisaties die willen weten hoe hun kantoor werkelijk wordt gebruikt. Reserveringen van werkplekken en ruimtes worden gezet naast wat er echt gebeurt, uit check-ins of sensoren. Zo ziet u de bezettingsgraad per verdieping, per dag en per uur, de piekdagen, en hoeveel geboekte plekken leeg blijven. Dat is de onderbouwing voor een keuze over meer, minder of andere ruimte.
Wat is software voor werkplekreservering en bezettingsgraad?
Sinds hybride werken de gewoonte is, staat een groot deel van veel kantoren op de meeste dagen leeg, en is het op een paar dagen in de week te vol. Een reserveringssysteem regelt wie waar zit. Maar voor een besluit over huisvesting, zoals een verdieping afstoten, een ander gebouw zoeken of de inrichting veranderen, is meer nodig: inzicht in hoe het kantoor werkelijk wordt gebruikt, over een langere periode.
In de praktijk is dat inzicht er niet. Reserveringen zeggen niet of iemand echt is gekomen. Het reserveringssysteem heeft een rapport, maar per week en zonder onderscheid tussen verdiepingen. Sensoren zijn ergens geplaatst, maar hun gegevens staan in een ander dashboard. En de beslissing over een verdieping wordt genomen op gevoel, of op een telling op één dinsdag.
Wij bouwen maatwerk omdat organisaties verschillen: welke gebouwen en ruimtes, welk reserveringssysteem, of er sensoren zijn of check-ins, en welke vragen u wilt beantwoorden. Het meten van gebruik raakt aan privacy van medewerkers; welke gegevens u mag gebruiken en hoe, stemt u af met uw functionaris gegevensbescherming en, waar nodig, de ondernemingsraad.
Gereserveerd en gebruikt
Reserveringen naast werkelijk gebruik uit check-ins of sensoren, zodat no-shows zichtbaar worden.
Bezetting in detail
Per gebouw, verdieping, zone, dag en uur, over een periode die ertoe doet.
Onderbouwde keuzes
Scenario's en rapportages voor een besluit over meer, minder of andere ruimte.
Hoe wij uw software voor werkplekreservering en bezettingsgraad bouwen
We beginnen bij uw vraag: welke huisvestingsbeslissing moet worden genomen, welke gebouwen, welk reserveringssysteem, en welke gegevens over gebruik zijn er. Vaak is er meer dan gedacht: reserveringen, toegangspassen, wifi of sensoren. We kiezen samen welke bronnen nodig zijn, en welke vanwege privacy beter niet.
Uw beslissing, gebouwen, systemen en bronnen voor gebruik.
Reserveringen en werkelijk gebruik uit check-ins of sensoren.
Bezettingsgraad in detail, piekdagen en scenario's.
Rapportages voor huisvesting, en daarna beheer.
Wat software voor werkplekreservering en bezettingsgraad concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke bezettingsanalyse terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw vraag.
Gebouwen
Verdiepingen, zones, werkplekken en ruimtes.
Reserveringen
Uit reserveringssysteem of agenda.
Gebruik
Uit check-ins of sensoren.
Bezetting
Per verdieping, dag en uur.
No-shows
Geboekte plekken die leeg blijven.
Scenario's
Wat als een verdieping wordt afgestoten.
Voor wie wij software voor werkplekreservering en bezettingsgraad bouwen
De software is bedoeld voor wie huisvestingsbeslissingen voorbereidt.
Facilitymanagers
Dagelijks beheer van kantoren. De bezetting per dag is de kern.
Overheden
Meerdere gebouwen. De scenario's tellen het meest.
Adviseurs
Huisvestingsadvies voor klanten. De rapportage is wat nodig is.
Gebouweigenaren
Meerdere huurders. Gebruik per huurder is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de bezettingsgraad voor huisvestingskeuzes. Voor het reserveren zelf is er onze pagina over een flexplek-reserveringssysteem, voor facilitair beheer onze pagina over facility management software, en voor sensoren onze pagina over een IoT-platform. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor werkplekreservering en bezettingsgraad?
Een verdieping afstoten op basis van één telling, is een gok. Daar bouwen we op: reserveringen naast werkelijk gebruik, bezetting in detail, en scenario's die een keuze onderbouwen.
Werkelijk gebruik
Niet alleen wat is geboekt.
Over tijd
Patronen in plaats van één telling.
Onderbouwd
Scenario's voor de beslissing.
Security en privacy bij software voor werkplekreservering en bezettingsgraad
Gegevens over werkplekgebruik kunnen iets zeggen over individuele medewerkers. Waar mogelijk werkt de software met gegevens per plek of zone, niet per persoon, en worden persoonsgegevens alleen gebruikt waar dat is afgesproken. Toegang is per rol ingericht.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en inloggen met een tweede factor.
Veelgestelde vragen over software voor werkplekreservering en bezettingsgraad
Vragen die facilitymanagers stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij zet reserveringen naast werkelijk gebruik uit check-ins of sensoren, toont de bezettingsgraad per gebouw, verdieping, zone, dag en uur, laat no-shows en piekdagen zien, en rekent scenario's door voor huisvestingsbeslissingen.
Een reserveringssysteem regelt wie waar zit, vandaag en morgen. Deze software kijkt over een langere periode naar hoe het kantoor werkelijk wordt gebruikt, en is bedoeld voor beslissingen over huisvesting. Ze kan een bestaand reserveringssysteem als bron gebruiken.
Uit check-ins bij een werkplek, uit sensoren die aanwezigheid meten, of uit andere bronnen zoals toegangspassen. Welke bron past, hangt af van wat er is en wat vanwege privacy mag.
Waar mogelijk wordt gemeten per plek of zone, niet per persoon. Welke gegevens u mag gebruiken en hoe, stemt u af met uw functionaris gegevensbescherming en, waar nodig, de ondernemingsraad. De software volgt de afspraken die u maakt.
Berekeningen van wat er gebeurt als u iets verandert, bijvoorbeeld een verdieping afstoten of teams op vaste dagen laten komen. De software laat zien of de piekdagen dan nog passen, op basis van het gemeten gebruik.
Lang genoeg om patronen te zien, zoals verschillen tussen dagen, weken en seizoenen. Hoe lang dat is, hangt af van uw organisatie en uw vraag; dat bespreken we in de eerste stap. Vaak is er al historie in het reserveringssysteem, zodat u niet bij nul begint.
Vraag dat eerst na. Veel reserveringssystemen hebben een bezettingsrapport, en dat kan genoeg zijn. Maatwerk heeft zin als u werkelijk gebruik wilt meten, meerdere bronnen wilt combineren, of scenario's voor huisvesting wilt doorrekenen.
Weten hoe uw kantoor werkelijk wordt gebruikt?
Vertel ons welke huisvestingsbeslissing voorligt, welke gebouwen het betreft en welke gegevens over gebruik er zijn. We laten zien hoe de bezetting en de scenario's eruitzien.