Waiver software laten maken

Waiver software is software waarmee u vrijwarings- en aansprakelijkheidsformulieren en toestemmingsverklaringen digitaal laat lezen en ondertekenen door uw deelnemers, voordat zij aan een activiteit beginnen. In plaats van papieren formulieren of losse pdf's ondertekent iedere deelnemer de vrijwaring digitaal, per persoon en per activiteit, waarna de verklaring veilig wordt opgeslagen en terugvindbaar blijft. Maatwerk waiver software laat u de tekst, de velden en het proces inrichten zoals uw eigen voorwaarden en werkwijze dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket.

Deelnemers openen de vrijwaring vooraf via een link of ter plaatse door een QR-code te scannen of een tablet aan de balie te gebruiken. Ze lezen de tekst, vullen de gevraagde gegevens in en zetten een handtekening op het scherm of bevestigen digitaal. Direct daarna is de ondertekende verklaring vastgelegd met datum, tijd en de gebruikte versie van de tekst, en gekoppeld aan de juiste deelnemer en activiteit. Zo staat de balie niet stil bij drukte en heeft u van iedere deelnemer een complete, ondertekende vrijwaring.

Voor minderjarige deelnemers laten we de software herkennen dat het om een minderjarige gaat, bijvoorbeeld op basis van de geboortedatum, en vervolgens de vereiste toestemming van een ouder of voogd vastleggen. Dat kan doordat de ouder of voogd zelf ondertekent, vooraf via een link of ter plaatse, met de gegevens die u nodig heeft om de toestemming te onderbouwen. Onder de AVG is voor kinderen extra zorgvuldigheid vereist, en wij richten het proces zo in dat de toestemming aantoonbaar en navolgbaar wordt vastgelegd.

Een ondertekende vrijwaring bewaart u zolang die van belang kan zijn als bewijs, bijvoorbeeld gedurende de periode waarin een deelnemer u nog aansprakelijk kan stellen. Tegelijk vraagt de AVG dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. In de software leggen we per type verklaring een bewaartermijn vast, met automatische opschoning of anonimisering na afloop, zodat u niet handmatig hoeft bij te houden welke dossiers weg mogen. De juiste termijn stemmen we af op uw situatie en uw juridisch advies, wij bouwen de techniek die dat afdwingt.

Een algemene e-handtekening-oplossing is gemaakt om willekeurige documenten en contracten te laten ondertekenen. Waiver software is toegespitst op de vrijwarings- en toestemmingsworkflow: per deelnemer en activiteit, ondertekening ter plaatse via QR of tablet, ouder- of voogdtoestemming voor minderjarigen en directe koppeling aan uw boeking en deelnemer. Heeft u vooral behoefte aan generieke documentondertekening of aan een koppeling met een bestaand ondertekenplatform, kijk dan bij onze pagina over een DocuSign-integratie laten maken. Vaak combineren we beide: de waiver-workflow op maat, met eIDAS-conforme ondertekening onder de motorkap.

Ja. De vrijwaring hoort bij een boeking of deelnemer, dus de software koppelt aan uw reserverings- of boekingssysteem zodat u per activiteit ziet wie wel en niet heeft getekend. Deelnemers kunnen de vrijwaring al bij de reservering ondertekenen, zodat de balie ontlast wordt. Wilt u ook het reserveren en inplannen zelf laten bouwen of vernieuwen, dan verwijzen we u naar onze pagina over reserveringssoftware laten maken. De waiver software richt zich op de vrijwaring en toestemming, en werkt samen met uw boekingsproces.

Wij bouwen maatwerk. Iedere aanbieder heeft eigen voorwaarden, eigen activiteiten en een eigen manier waarop deelnemers binnenkomen. Maatwerk waiver software sluit aan op uw teksten, uw velden, uw huisstijl en uw balie- of online proces, en kan meegroeien als uw aanbod of voorwaarden veranderen. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

We bouwen voor organisaties die deelnemers vooraf een vrijwaring of toestemmingsverklaring laten tekenen: sport- en activiteitenaanbieders zoals klimhallen, trampolineparken en duikscholen, escape rooms en outdoorbedrijven, evenementenorganisaties, en klinieken en behandelaars die een behandel- of toestemmingsverklaring nodig hebben. Voor elk daarvan richten we de vrijwaring, de velden en de koppelingen in op hun activiteiten, hun voorwaarden en de manier waarop hun deelnemers binnenkomen.