Huisvestingsadministratie voor arbeidsmigranten software laten maken
Appfront bouwt software waarmee huisvesters en uitzenders de huisvesting van arbeidsmigranten administreren: welke bewoner in welk bed op welke locatie, met een eigen huurovereenkomst, de inschrijving, de inspecties en de bezetting per locatie tegen de norm. Zodat u bij een controle laat zien wat er is, in plaats van het te reconstrueren.
Wat is huisvestingsadministratie software?
Een huisvestingsadministratie houdt bij welke locaties u hebt, hoeveel kamers en bedden elke locatie telt, wie er wanneer in welk bed woont en onder welke overeenkomst. Per bewoner staat de huurovereenkomst apart van de arbeidsovereenkomst, met de inschrijving in de gemeente of het register voor niet-ingezetenen, en per locatie is de bezetting zichtbaar tegen de norm die u volgt. Inspecties, onderhoud en klachten hangen aan de locatie waar ze bij horen.
Zonder software staat de bezetting in een spreadsheet per locatie, de overeenkomsten in een map en de inspecties in de mail van de keurende instantie. Als een gemeente vraagt wie er op een adres woont, of een keurmerk vraagt naar de bezetting per kamer, moet iemand het uitzoeken. En als een bewoner van baan wisselt, blijkt dat de huisvesting en het loon in hetzelfde systeem zaten en dat de scheiding die de wet vraagt, op papier niet bestond.
Wij bouwen maatwerk omdat de regels en de praktijk per huisvester verschillen. Een uitzender met eigen woningen heeft een andere administratie dan een huisvester die aan meerdere werkgevers verhuurt, en een agrarisch bedrijf met seizoenshuisvesting op het eigen terrein weer een andere. Welke norm u volgt, hoe u doorbelast en wie er mag inzien: dat zijn uw afspraken, en de software hoort die te volgen.
Bewoner per bed
Wie woont waar, sinds wanneer, onder welke overeenkomst en met welke inschrijving. Per bed, niet per locatie.
Bezetting tegen de norm
Per locatie de bezetting tegen het aantal bedden en de oppervlakte per persoon die de norm vraagt, met een signaal bij overschrijding.
Inspecties en onderhoud
Keuringen, eigen rondes en onderhoudsmeldingen per locatie, met foto's en de status van elk punt.
Hoe wij uw huisvestingsadministratie software bouwen
We beginnen bij uw locaties en bij de norm die u volgt, want die bepaalt wat de software moet bewaken. Daarna bouwen we de administratie van bewoner tot inspectie.
Welke locaties, hoeveel kamers en bedden, welke norm en welke gemeentelijke eisen gelden. We halen de bezetting uit de spreadsheets en leggen hem naast de werkelijkheid.
Bewoner, bed, huurovereenkomst, inschrijving en de periode. Met de scheiding tussen huisvesting en arbeid als uitgangspunt in het datamodel.
Bezetting per locatie tegen de norm, inspecties met checklist en foto's, en onderhoudsmeldingen met een eigenaar en een status.
Huisvestingskosten naar de facturatie of de loonadministratie, gescheiden en binnen de grenzen die daarvoor gelden. Daarna nemen we de software in beheer.
Wat huisvestingsadministratie software concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke huisvester terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw locaties en van de norm die u volgt.
Locaties, kamers en bedden
Elke locatie met kamers, bedden, oppervlakte en voorzieningen, en de eisen die daar per norm bij horen.
Bewonersdossier
Persoonsgegevens, huurovereenkomst, inschrijving, in- en uitcheckdatum en de historie per bewoner.
Bezetting en signalen
Bezetting per locatie en per kamer tegen de norm, met een signaal voordat een grens wordt overschreden.
Inspecties met checklist
Eigen rondes en externe keuringen per locatie, met de punten, de foto's en de opvolging.
Onderhoud en klachten
Meldingen per locatie met een eigenaar, een termijn en een status, zichtbaar voor de bewoner die ze deed.
Doorbelasting gescheiden
Huisvestingskosten per bewoner naar facturatie of loonadministratie, apart van het loon en binnen de geldende grenzen.
Voor wie wij huisvestingsadministratie software bouwen
De software is bedoeld voor organisaties die meerdere locaties beheren en bij een controle of een keuring moeten laten zien dat de administratie klopt.
Uitzendbureaus met eigen huisvesting
U plaatst mensen bij werkgevers en huisvest ze zelf. De scheiding tussen arbeid en wonen moet in de administratie zichtbaar zijn.
Huisvesters
U verhuurt aan meerdere werkgevers of uitzenders en beheert tientallen locaties. De bezetting per locatie is uw bedrijf.
Agrarische en logistieke bedrijven
Seizoenshuisvesting op of bij het eigen terrein, met piekperioden waarin de bezetting elke week verandert.
Organisaties met een keurmerk
U wordt periodiek gekeurd en wilt de administratie op orde hebben voordat de inspecteur komt, niet erna.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De software is een webapplicatie met een app voor de beheerder op locatie, gekoppeld aan uw loon- of facturatieadministratie. Gaat het u om de meldplicht en de registratie van buitenlands personeel, kijk dan naar onze pagina over A1- en meldplichtregistratie. Voor de bredere bedrijfsvoering van een uitzender is er uitzendbureau software, en onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw huisvestingsadministratie software?
Huisvesting van arbeidsmigranten staat onder toezicht, en dat toezicht wordt strenger. Een administratie die dat aankan, is geen last maar een voorwaarde om te blijven verhuren.
Scheiding ingebouwd
Huisvesting en arbeid zijn twee overeenkomsten en twee geldstromen. Wij bouwen die scheiding in het datamodel, zodat hij niet afhangt van hoe iemand een formulier invult.
Bezetting tegen de norm, per dag
Niet een spreadsheet die aan het eind van de maand wordt bijgewerkt, maar een bezetting die per bed en per dag klopt en een signaal geeft voordat een grens wordt overschreden.
Klaar voor de controle
Een gemeente of een keurende instantie krijgt per locatie een overzicht van bewoners, overeenkomsten en inspecties, zonder dat iemand een week moet zoeken.
Security en privacy bij huisvestingsadministratie software
De administratie bevat persoonsgegevens van bewoners, vaak inclusief identiteitsgegevens voor de inschrijving. Wij bouwen met dataminimalisatie: alleen wat nodig is voor de huisvesting en de wettelijke verplichtingen, met een bewaartermijn per gegeven en toegang per rol. Een werkgever ziet alleen de bewoners die bij hem werken, een beheerder alleen zijn locaties.
Bewoners hebben recht op informatie in een taal die zij begrijpen. De software levert de huurovereenkomst en de huisregels in de taal van de bewoner en legt vast dat en wanneer die zijn verstrekt. Elke wijziging in een dossier wordt gelogd met naam en tijdstip.
Veelgestelde vragen over huisvestingsadministratie software
Vragen die huisvesters en uitzenders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij houdt per locatie bij welke kamers en bedden er zijn, wie er wanneer in welk bed woont en onder welke huurovereenkomst, hoe de bezetting zich verhoudt tot de norm, en welke inspecties en onderhoudsmeldingen er per locatie lopen. Daarmee kunt u bij een controle laten zien wat er is in plaats van het te reconstrueren.
De norm die u volgt. Veel huisvesters werken met de normen van een keurmerk voor flexwonen en met gemeentelijke eisen die per locatie verschillen. We leggen per locatie vast welke eisen gelden, zoals bedden en oppervlakte per persoon, en de software bewaakt daarop. Wat de norm precies vraagt, blijft een zaak van u en de keurende instantie.
Omdat de wet dat vraagt: een arbeidsmigrant die door zijn werkgever of uitzender wordt gehuisvest, heeft recht op een eigen huurovereenkomst die losstaat van het werk. De software legt beide apart vast en houdt de doorbelasting van huisvestingskosten gescheiden van het loon, binnen de grenzen die daarvoor gelden.
Ja. Per bewoner wordt vastgelegd of en wanneer hij is ingeschreven bij de gemeente of in het register voor niet-ingezetenen, en de software geeft een signaal als een inschrijving ontbreekt bij een verblijf dat daar om vraagt. De inschrijving zelf doet de bewoner of u namens hem; de software bewaakt het.
Ja, met een app voor het in- en uitchecken van bewoners, de inspectieronde met checklist en foto's, en het melden van onderhoud. De beheerder hoeft niet naar kantoor om de bezetting kloppend te houden.
Ja, met een eigen rol die alleen de bewoners laat zien die bij die werkgever werken, met de gegevens die de werkgever nodig heeft en niet meer. Wat een werkgever ziet, bepaalt u per werkgever.
Soms wel, en dan zeggen we dat. Maatwerk loont als u meerdere normen en gemeenten moet bedienen, als de scheiding tussen wonen en arbeid in het pakket niet hard is, of als de beheerder op locatie een app nodig heeft die het pakket niet biedt.
Uw huisvesting aantoonbaar op orde?
Vertel ons hoeveel locaties u beheert en welke norm u volgt. We leggen uw huidige administratie naast de eisen en laten zien wat software in uw situatie concreet oplevert.