Distributie-ERP laten maken
Een distributie-ERP is de administratieve kern van een handelsbedrijf dat zelf niets maakt: inkopen, voorraad houden, verkopen, leveren, factureren. Geen stuklijsten of routings, wel drie vragen die dagelijks terugkomen: welke prijs geldt voor deze klant, wat kan ik werkelijk beloven, en wat houdt deze order over. Appfront bouwt die kern op maat waar een pakket dat niet aankan.
Wat een distributie-ERP wel en niet doet
Een distributie-ERP administreert de goederenstroom van een bedrijf dat koopt en verkoopt zonder zelf te produceren: inkooporders, ontvangsten, voorraadmutaties, verkooporders, uitlevering, facturatie en de boekingen die daaruit volgen. Wat een productie-ERP kenmerkt, ontbreekt hier: geen stuklijsten, geen bewerkingsroutings, geen capaciteitsplanning per werkcentrum.
Daarvoor in de plaats komt de vraag welke prijs voor deze klant geldt, wat u werkelijk kunt beloven gegeven wat er ligt en wat al vergeven is, en wat er aan marge overblijft nadat alle achterafkortingen verrekend zijn. Een distributie-ERP beantwoordt die drie vragen consistent, of de order nu telefonisch, via de webshop of via EDI binnenkomt.
Deze pagina gaat over dat administratieve hart zelf. Zoekt u software rondom een ERP dat blijft staan, zoals een bestelportaal of koppelingen op uw huidige pakket, dan is software voor de groothandel de juiste ingang. Achtergrond over aanpak en architectuur staat op ERP-systeem op maat laten maken.
Van inkooporder tot grootboek
Eén doorlopend spoor van bestelling en ontvangst naar verkooporder, pickopdracht, pakbon, factuur en boeking. Elke stap legt vast wie wat wanneer wijzigde, zodat een afwijking naar de bron te volgen is.
Prijsvorming als eigen motor
Klantafspraken, staffels, actieprijzen en toeslagen komen samen in één rekenmodel dat order-entry, webshop en EDI allemaal bevragen. Zo krijgt dezelfde klant nooit twee antwoorden op dezelfde vraag.
Marge per orderregel
Opbrengst minus de werkelijke aanschafkosten, minus de bonus die deze klant later nog opbouwt. Pas dan is zichtbaar of een order verdiend heeft of alleen omzet maakte.
Bij een groothandel is de prijs zelden één getal
Een artikel heeft een brutoprijs, maar vrijwel niemand betaalt die. Er ligt een kortingsmatrix per klant- en artikelgroep, daaroverheen een contractprijs voor een handvol A-klanten, een staffel die pas vanaf een bepaald aantal colli aanslaat en een actieprijs die drie weken geldt. Dezelfde artikelregel levert zo voor drie klanten drie prijzen op, en voor dezelfde klant twee, afhankelijk van de besteldatum.
De interessante vraag is niet of uw systeem al die vormen kan vastleggen. Dat kan bijna elk pakket. De vraag is welke afspraak wint als er twee tegelijk gelden. Gaat de actieprijs voor op de contractprijs, of juist niet omdat die al scherper was onderhandeld. Telt de staffel op de orderregel, op het ordertotaal of op de jaarafname. Bij veel groothandels zit dat antwoord in het hoofd van twee mensen op de binnendienst. Het eerste echte werk is die voorrangsregels expliciet maken en per orderregel vastleggen welke afspraak is toegepast.
Daarnaast lopen er bedragen mee die geen prijs heten: een toeslag voor kleine orders, emballage en statiegeld, brandstof of in de metaalhandel een legeringstoeslag. Ze horen bij de opbrengst van de regel, maar staan vaak in een tabel die niemand met de marge in verband brengt.
Het lastigst zijn de bonussen achteraf. Een klant die per kwartaal of jaar een omzetbonus opbouwt, koopt het hele jaar tegen een prijs die op de orderbevestiging klopt en in de rapportage prima oogt. Pas bij de afrekening blijkt hoeveel er retroactief terug moet over alle regels van die periode. Wie die bonus niet al bij de order als verplichting opbouwt, stuurt maandenlang op een marge die niet bestaat. Beter is het per regel de bonustrede te schatten waar de klant op afkoerst, dat bedrag te reserveren en de verkoop de marge na verwachte bonus te tonen.
Voorraad en inkoop: waar de administratie gaat schuiven
Een groothandel verkoopt geen artikelen maar beloftes: dit aantal, op deze datum, op dit adres. Die belofte is alleen hard als het systeem het verschil kent tussen wat er ligt, wat al vergeven is en wat onderweg is. Vier plekken waar dat misgaat.
Fysiek is niet hetzelfde als beschikbaar
Op de stelling liggen vierhonderd stuks, waarvan driehonderdvijftig zijn toegezegd aan orders van morgen. De technische voorraad zegt vierhonderd, de vrije voorraad vijftig, en de economische voorraad telt daar de openstaande inkoop bij op en de nog te leveren verkoop weer af. Wie op het verkeerde getal kijkt, verkoopt goederen die al van iemand anders zijn. Toon dus geen voorraadgetal maar een leverbaarheidsantwoord.
Voorraad over meerdere locaties
Zodra er twee magazijnen zijn, ontstaat een tussencategorie: goederen die niet meer op de ene locatie staan en nog niet op de andere. Wie die overboeking niet als voorraad onderweg administreert, mist een dag lang de helft van een artikel. Daarbovenop komt de vraag vanaf welke locatie een klant beleverd mag worden, en wat een spoedoverboeking aan vracht kost.
Backorders en deelleveringen
Er zijn nog twaalf stuks en drie klanten willen ze. Wie ze krijgt is een beleidskeuze: op volgorde van binnenkomst, op klantprioriteit of op orderwaarde. Die keuze hoort in het systeem te staan, niet bij degene die het scherm openheeft. Daarna volgt de rest: naleveren of annuleren, apart factureren of niet, en wie de extra vrachtrit betaalt. Accepteert een afnemer geen deelleveringen, dan mag zijn order pas vrij als hij compleet is. Dat is een regel in het systeem, geen notitie in het klantdossier.
De factuurprijs is niet de kostprijs
Bij import komen kosten bovenop die pas later bekend zijn: vracht, verzekering, inklaring en invoerrechten volgens de goederencode waaronder het artikel valt. Wie wat draagt, hangt af van de afgesproken Incoterm. De vrachtfactuur arriveert weken na de goederen, dus bij ontvangst staat de werkelijke kostprijs per stuk nog niet vast. Het systeem moet die kosten achteraf over de partij verdelen en voorraadwaarde en gerealiseerde marge herrekenen. Tel daar minimale afnamehoeveelheden en lange levertijden bij op, en het inkoopadvies wordt een rekensom in plaats van een gevoel.
Koppelingen en standaarden waar u niet omheen kunt
Een distributie-ERP staat nooit alleen. Draait er een WMS in het magazijn, dan verschuift de fysieke waarheid daarheen en houdt het ERP de administratieve. De belangrijkste ontwerpbeslissing is dan niet technisch maar organisatorisch: welk systeem is leidend als de tellingen verschillen, en wanneer corrigeert het andere.
Richting afnemers is EDI in veel branches geen keuze. De UN/EDIFACT-berichten die u het vaakst tegenkomt zijn ORDERS voor de bestelling, ORDRSP voor de bevestiging, DESADV voor het verzendbericht en INVOIC voor de factuur, met PRICAT voor prijs- en artikelcatalogi. Daaronder ligt de identificatie van GS1: een GTIN per artikel, een GLN per partij en locatie, en een SSCC op het collolabel waarmee de aangekondigde zending en de pallet op de kade dezelfde eenheid zijn. Grote afnemers schrijven hun eigen invulling van die berichten voor, dus reken op afwijkende profielen per klant.
Daar komen de aanmelding bij vervoerders en de track-and-trace terug op de order bij, en aan de factuurkant de Europese e-factuurnorm EN 16931 met de Nederlandse invulling NLCIUS, uitgewisseld via Peppol.
Gaat uw vraag verder dan de administratieve kern en speelt ook inkoopplanning en leveranciersprestatie mee, kijk dan bij supply chain management software.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Wanneer een standaardpakket de betere keuze is
Voor een groothandel met een gangbare werkwijze is een volwassen distributiepakket bijna altijd verstandiger dan maatwerk. Microsoft Dynamics 365 Business Central, Exact, AFAS, SAP Business One en Infor hebben jaren aan randgevallen achter de rug die u anders zelf moet ontdekken: btw bij ketentransacties binnen de EU, creditnota's die op de juiste periode landen, voorraadwaardering die uw accountant accepteert. Bovendien komen wetswijzigingen mee met de release.
Onderschat ook niet wat eigen bouw meebrengt. U wordt zelf eigenaar van elke aanpassing die de wetgever afdwingt, van de beveiliging en van kennis die anders bij een leverancier zit. Een ERP is nooit klaar.
Maatwerk verdient zich terug wanneer juist uw commerciële model is wat geen pakket ondersteunt: een prijs- en bonusstructuur die u niet gaat versimpelen omdat u er uw marge mee maakt, of eenheden en rekenregels die in uw niche gewoon zijn maar in de standaard niet bestaan. Vaak is een tussenvorm het beste: het grootboek blijft in het pakket, de handelskern eromheen bouwen we op maat. Volstaat een pakket, dan zeggen we dat. Leg uw situatie voor.
Signalen dat maatwerk terecht is
- Uw prijsstructuur past niet in de velden van een pakket en versimpelen kost u marge
- Achterafbonussen bepalen uw werkelijke marge en moeten al bij de order meelopen
- U werkt met eenheden die de standaard niet kent, zoals variabel gewicht of verkoop per lengte
- Uw grootste afnemers eisen berichtprofielen die uw pakket niet ondersteunt
- Een functie die u nodig heeft, staat al jaren op de roadmap van uw leverancier
- Uw manier van werken is het onderscheidend vermogen, niet de administratie eromheen
Veelgestelde vragen over een distributie-ERP
Vaak moet u dat ook doen. Die pakketten dekken inkoop, voorraad, verkoop en facturatie van een gangbare groothandel goed af en nemen wetswijzigingen voor u mee. De afweging kantelt pas als uw prijs- of bonusstructuur niet in de standaardvelden past en u die niet wilt versimpelen.
Die blijken zelden compleet vastgelegd. Een deel zit in werkbladen, in e-mail en in de hoofden van de binnendienst. De eerste fase is daarom inventarisatie: welke afspraakvormen bestaan er, welke voorrangsregel geldt bij overlap en welke afspraken zijn feitelijk vervallen.
De code en de data zijn van u. We leveren op in uw eigen repository en op infrastructuur waar u toegang toe heeft, met documentatie van de architectuur, de koppelingen en de uitrol. Leg overdracht ook vast in het onderhoudscontract.
Vastzitten komt zelden door de techniek en meestal door ongedocumenteerde bedrijfsregels. Zorg dat prijsvorming, allocatie en bonusberekening als expliciete, testbare regels in het systeem staan, dat koppelingen via gedocumenteerde interfaces lopen en dat uw data exporteerbaar blijft.
Ja, en vaak is dat de verstandigste opzet. Het maatwerk beheert artikelen, prijzen, voorraad, orders en facturen en levert boekingen aan het financiële pakket. Eén afspraak is dan cruciaal: welk systeem is leidend voor debiteuren, artikelen en openstaande posten.
Uw administratie moet controleerbaar en reproduceerbaar blijven en valt onder de fiscale bewaarplicht. In de praktijk: sluitende factuurnummerreeksen, geen stille mutaties achteraf maar correcties met een spoor, en een financiële auditfile die uw accountant kan inlezen. Die eis bewaakt u voortaan zelf.
Alleen als alle kanalen dezelfde prijsmotor aanroepen. Werkt de webshop met een geëxporteerde prijslijst, dan loopt hij achter zodra een actie of een nieuwe staffel ingaat. Bouw de prijsberekening als één dienst en leg per orderregel vast welke afspraak is toegepast.
Gerelateerde diensten
Software voor de groothandel
Bestelportalen, magazijnondersteuning en koppelingen rondom een ERP dat blijft staan.
ERP-systeem op maat
De bredere aanpak, architectuur en fasering achter een zelfgebouwd ERP.
Supply chain management software
Inkoopplanning, leveranciersprestatie en zicht op de keten voor en achter uw magazijn.
Uw prijsstructuur voorleggen?
Vertel hoe uw prijzen, staffels en bonussen zijn opgebouwd en welke systemen er nu staan. Wij zeggen eerlijk of een pakket volstaat en waar maatwerk zich terugverdient, voordat er iets gebouwd wordt.