Software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen laten maken
Producenten en groothandels in voedingsmiddelen krijgen claims van supermarkten, groothandels en horeca: een tekort op de levering, beschadigde verpakking, een te korte houdbaarheid, een kwaliteitsafwijking of een prijsverschil. Vaak wordt het bedrag al ingehouden op de betaling. Appfront bouwt software die elke claim registreert met de bewijzen erbij, aftrek op betalingen herkent, en waar dat kan doorzet naar leverancier of vervoerder.
Wat is software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen?
Een claim in voedingsmiddelen begint vaak bij de afnemer. Een distributiecentrum meldt een tekort op de pallet, een filiaal vindt beschadigde dozen, een product komt binnen met te weinig resterende houdbaarheid, of de prijs op de factuur wijkt af van de afspraak. Soms komt de claim als mail met foto's, soms als regel op een portaal, en soms pas als aftrek op de betaling, zonder uitleg erbij.
Bij veel bedrijven lopen claims via de mailbox van de binnendienst en een spreadsheet. Wie de claim beoordeelt, moet de order, de pakbon, de partij, de temperatuurregistratie en de afspraken met de afnemer zelf bij elkaar zoeken. Claims die terecht zijn worden gecrediteerd, maar wat bij de vervoerder of de eigen leverancier terug te vorderen is, blijft liggen. En een aftrek op de betaling die niet klopt, wordt vaak nooit betwist.
Wij bouwen maatwerk omdat afnemers, afspraken en processen per bedrijf verschillen. De software haalt orders, leveringen en partijen uit uw ERP of WMS, zet claims en aftrekposten op één plek, en laat de beoordelaar zien wat er nodig is om te beslissen. Zo wordt een claim een dossier met een uitkomst, en ziet u waar claims vandaan komen.
Eén plek voor claims
Mail, portaal en aftrek in één werkvoorraad.
Bewijs bij de claim
Order, partij en leveringsgegevens erbij.
Terugvorderen
Bij vervoerder of leverancier, met dossier.
Hoe wij uw software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen bouwen
We beginnen bij uw claims van het afgelopen jaar: van welke afnemers, om welke redenen, hoe ze binnenkomen, en wat er nu met de hand gebeurt. Daarna leggen we vast welke gegevens uit het ERP, het WMS en de financiële administratie nodig zijn. Vaak beginnen we bij de registratie en de koppeling met de betalingen, omdat aftrek zonder claim het meeste geld kost. Terugvorderen bij vervoerders en leveranciers en de rapportage per oorzaak volgen daarna. Daarna houden we de software bij als afnemers hun portalen of afspraken veranderen.
Afnemers, redenen en de huidige stroom.
Orders, partijen en betalingen.
Beoordelen, crediteren, terugvorderen.
Livegang, rapportage, en beheer.
Wat software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke claimafhandeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw afnemers en processen.
Registratie
Uit mail, portaal en aftrek.
Bewijs
Order, partij en foto's.
Termijnen
Per afnemer bewaakt.
Beoordeling
Erkennen of afwijzen.
Terugvorderen
Bij vervoerder of leverancier.
Rapportage
Per oorzaak en afnemer.
Voor wie wij software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen bouwen
De software is bedoeld voor bedrijven die voedingsmiddelen leveren aan retail, groothandel of foodservice. Hoe meer afnemers en leveringen, hoe meer het oplevert.
Producenten
Leveren aan retail. Aftrek op betalingen telt.
Groothandels
Veel afnemers. Overzicht is de kern.
Importeurs
Partijen van leveranciers. Terugvorderen telt.
Versleveranciers
Korte houdbaarheid. Snel beoordelen telt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over claims tussen bedrijven in voedingsmiddelen. Voor klachten van consumenten is er onze pagina over klachtenmanagement software, voor het oefenen van een terugroepactie onze pagina over recallsimulatie, en voor de sector als geheel onze pagina over software voor de voedingsindustrie. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen?
Claims in een mailbox, en aftrek op betalingen die niemand naloopt, kosten een leverancier van voedingsmiddelen marge die niet zichtbaar is. Daar bouwen we op: elke claim met bewijs, aftrek die wordt herkend, en terugvorderen waar het kan.
Geen losse mails
Elke claim in de werkvoorraad.
Aftrek herkend
Betalingen naast claims.
Oorzaken zichtbaar
Rapportage per bron.
Security en privacy bij software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen
De software verwerkt gegevens over orders, afnemers, prijsafspraken en contactpersonen. Toegang is per rol ingericht, prijsafspraken zijn alleen zichtbaar voor wie ze nodig heeft, en elke beslissing over een claim wordt vastgelegd met wie hem nam.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. We leggen de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen over software voor claimafhandeling in voedingsmiddelen
Vragen die producenten en groothandels stellen voordat ze hiermee beginnen.
Alles waarvoor een afnemer geld terugvraagt of inhoudt: een tekort op de levering, beschadigde verpakking, een product met te weinig resterende houdbaarheid, een kwaliteitsafwijking, een te late levering of een prijsverschil met de afspraak. Ook kosten die een afnemer doorbelast, zoals voor het vernietigen van een partij, kunnen een claim zijn.
De software legt ontvangen betalingen naast de openstaande facturen. Wordt er minder betaald dan gefactureerd, dan komt het verschil als aftrekpost in de werkvoorraad, gekoppeld aan de factuur en de afnemer. Zo ziet u welke aftrek bij een claim hoort en welke niet.
Uit uw ERP en WMS voor orders, leveringen, partijen en houdbaarheid, uit de financiële administratie voor facturen en betalingen, en uit mail of portalen van afnemers voor de claims zelf. Welke koppelingen er nodig zijn, bekijken we in de eerste stap.
Ja. Als de oorzaak bij het transport of bij een geleverde partij ligt, maakt de software een claim richting vervoerder of leverancier met het dossier erbij: de claim van de afnemer, de bewijzen en de gegevens van de levering. Zo blijft er minder liggen.
Per afnemer legt u vast binnen welke termijn een claim moet worden gemeld en beantwoord. De software bewaakt die termijnen en waarschuwt als een claim te laat is ingediend of als een antwoord nog open staat.
Vraag dat eerst na. Sommige ERP-pakketten hebben een module voor retouren of creditnota's. Maatwerk heeft zin als claims via veel kanalen binnenkomen, als aftrek op betalingen niet wordt herkend, of als u wilt terugvorderen bij vervoerders en leveranciers met een volledig dossier.
Inzicht in waar claims vandaan komen: per afnemer, per artikel, per oorzaak en per periode. Zo ziet u of een verpakking vaker beschadigd raakt, of een route vaker tekorten geeft, of een afnemer structureel meer inhoudt dan anderen.
Claims en aftrek in voedingsmiddelen onder controle?
Vertel ons hoe claims nu binnenkomen, van welke afnemers, en wat er met aftrek op betalingen gebeurt. We laten zien hoe de software eruitziet.