App voor klantscripts bij een telefoonservice laten maken
Appfront bouwt apps voor telefoonservices, antwoordservices en secretariaatsbureaus die de telefoon opnemen voor tientallen of honderden opdrachtgevers: bij een binnenkomend gesprek direct het script van die opdrachtgever, met de begroeting, de vragen die moeten worden gesteld, wie wanneer bereikbaar is, wanneer er wordt doorverbonden, afspraken in de agenda van de opdrachtgever, en de notitie die na het gesprek naar de juiste persoon gaat. Zodat elke medewerker elk gesprek goed afhandelt, ook voor een opdrachtgever die hij voor het eerst aan de lijn heeft.
Wat is een app voor klantscripts bij een telefoonservice?
Een telefoonservice neemt op namens anderen. Elke opdrachtgever heeft eigen wensen: hoe de telefoon wordt opgenomen, welke vragen worden gesteld, wanneer er mag worden doorverbonden, wanneer een afspraak mag worden ingepland, en naar wie de notitie gaat. Een app voor klantscripts zet bij elk binnenkomend gesprek het script van die opdrachtgever op het scherm, en zorgt dat het gesprek wordt afgehandeld zoals afgesproken.
Zonder zo'n app zoekt de medewerker in een document of in de notities van de telefooncentrale wat de afspraken met deze opdrachtgever zijn, terwijl de beller wacht. Een opdrachtgever die op vakantie gaat, mailt dat naar de service, en of iedereen het weet, hangt af van wie de mail las. Een notitie gaat per mail naar het algemene adres in plaats van naar de monteur die dienst heeft. En een nieuwe medewerker heeft maanden nodig om alle opdrachtgevers te kennen.
Wij bouwen maatwerk omdat de app moet aansluiten op uw service: welke telefooncentrale u gebruikt en hoe de opdrachtgever aan het nummer wordt herkend, hoe uw scripts nu zijn opgebouwd, met welke agenda's en systemen van opdrachtgevers u werkt, en hoe u factureert per gesprek of per bundel. Een telefooncentrale verbindt door; wat de medewerker moet zeggen en doen per opdrachtgever, kent hij niet.
Script bij het gesprek
Bij een binnenkomend gesprek herkent de app de opdrachtgever aan het gekozen nummer en toont het script: begroeting, vragen, beslisregels en wat er daarna moet gebeuren.
Bereikbaarheid actueel
Per opdrachtgever wie wanneer bereikbaar is, vakanties en uitzonderingen, bijgewerkt door de opdrachtgever zelf in een portaal. Het script past zich aan.
Afhandeling volgens afspraak
Doorverbinden, een afspraak in de agenda van de opdrachtgever, of een notitie naar de juiste persoon per mail, sms of in zijn systeem, met de gegevens van het gesprek.
Hoe wij uw app voor klantscripts bij een telefoonservice bouwen
We beginnen bij de gesprekken van dit moment: hoeveel opdrachtgevers, hoeveel gesprekken per dag, waar staan de instructies, en hoe vaak ging een gesprek niet zoals de opdrachtgever wilde.
Uw opdrachtgevers en hun wensen, de telefooncentrale en hoe gesprekken binnenkomen, hoe scripts nu zijn vastgelegd, en de agenda's en systemen van opdrachtgevers.
Scripts per opdrachtgever met begroeting, vragen en beslisregels, bereikbaarheid en doorverbindregels, overgenomen uit uw huidige instructies.
De koppeling met de centrale voor herkenning, het script op het scherm, doorverbinden, afspraken en notities naar de juiste persoon.
Het portaal voor opdrachtgevers, rapportage per opdrachtgever voor facturatie en kwaliteit, en daarna beheer en uitbreiding.
Wat een app voor klantscripts bij een telefoonservice concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke telefoonservice terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw opdrachtgevers en van uw centrale.
Herkenning opdrachtgever
Aan het gekozen nummer herkent de app voor wie het gesprek is, en opent het juiste script voordat de medewerker opneemt.
Scripts met beslisregels
Per opdrachtgever een script met begroeting, vragen en beslisregels, zoals bij spoed doorverbinden en anders een notitie.
Bereikbaarheid
Per opdrachtgever wie wanneer bereikbaar is, vakanties en uitzonderingen, zichtbaar bij het gesprek en bij te werken door de opdrachtgever.
Afspraken inplannen
Een afspraak direct in de agenda van de opdrachtgever, binnen de tijden en soorten afspraken die hij heeft vrijgegeven.
Notities en berichten
Na het gesprek een notitie met de gegevens van de beller naar de juiste persoon, per mail, sms of in het systeem van de opdrachtgever.
Rapportage per opdrachtgever
Gesprekken, duur, afhandeling en tijden per opdrachtgever, als basis voor facturatie en voor het gesprek over de afspraken.
Voor wie wij een app voor klantscripts bij een telefoonservice bouwen
De app is bedoeld voor services die voor veel opdrachtgevers opnemen en waar de instructies nu verspreid staan.
Telefoon- en antwoordservices
Honderden opdrachtgevers met korte gesprekken. De herkenning en het script bij het gesprek zijn de kern.
Secretariaatsbureaus
Opdrachtgevers met agenda's en afspraken. Het inplannen in de agenda van de opdrachtgever telt het meest.
Storings- en spoeddiensten
Opdrachtgevers met een dienstrooster buiten kantooruren. De bereikbaarheid en de beslisregels voor spoed zijn wat nodig is.
Callcenters met veel kleine opdrachtgevers
Meerdere campagnes en opdrachtgevers door elkaar. Scripts per opdrachtgever en de rapportage zijn de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over een telefoonservice die opneemt voor opdrachtgevers. Voor uw eigen klantenservice in meerdere talen is er onze pagina over meertalige klantenservice software, voor het klantbeheer onze pagina over CRM software op maat, en voor het omzetten van gesprekken naar tekst onze pagina over een Whisper-transcriptie-integratie. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw app voor klantscripts bij een telefoonservice?
De beller weet niet dat hij een telefoonservice spreekt, en dat is precies de bedoeling. Daar bouwen we op: het juiste script bij elk gesprek, en een afhandeling zoals de opdrachtgever het wil.
Elk gesprek goed
Het script staat op het scherm voordat de medewerker opneemt. Ook een nieuwe medewerker handelt een onbekende opdrachtgever af zoals afgesproken.
Wijzigingen direct actief
De opdrachtgever werkt zijn vakantie of bereikbaarheid zelf bij. Het volgende gesprek gebruikt de nieuwe afspraak.
De notitie bij de juiste persoon
De notitie gaat naar wie dienst heeft of over het onderwerp gaat, niet naar een algemeen adres waar niemand kijkt.
Security en privacy bij een app voor klantscripts bij een telefoonservice
De app bevat gegevens van opdrachtgevers en hun bellers, notities van gesprekken en toegang tot agenda's. Toegang is per rol ingericht: medewerkers zien het script en de gegevens van het gesprek dat ze voeren, opdrachtgevers alleen hun eigen gesprekken. Elke notitie en wijziging wordt gelogd met naam en tijd.
De app draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met agenda's en systemen van opdrachtgevers werken met eigen sleutels die per opdrachtgever in te trekken zijn.
Veelgestelde vragen over een app voor klantscripts bij een telefoonservice
Vragen die telefoonservices stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij herkent bij een binnenkomend gesprek de opdrachtgever aan het gekozen nummer, toont diens script met begroeting, vragen en beslisregels, laat zien wie bereikbaar is, verbindt door of plant een afspraak in de agenda van de opdrachtgever, en stuurt de notitie naar de juiste persoon.
De meeste moderne telefooncentrales kunnen bij een binnenkomend gesprek het gekozen nummer doorgeven aan een andere applicatie. Welke centrale u heeft en hoe dat werkt, bekijken we in de eerste stap.
Opdrachtgevers kunnen in het portaal hun bereikbaarheid, vakanties en contactpersonen bijwerken. Wijzigingen in het script zelf kunnen ze voorstellen, en uw team keurt goed, zodat de kwaliteit van de scripts bewaakt blijft.
Ja, als de agenda een koppeling heeft. De opdrachtgever geeft vrij welke tijden en soorten afspraken mogen worden ingepland, en de medewerker plant binnen die ruimte.
Per opdrachtgever legt u vast of een notitie per mail, sms of rechtstreeks in zijn systeem komt, en naar wie, eventueel afhankelijk van het onderwerp of wie dienst heeft.
Dat bepaalt u. Als u gesprekken opneemt of laat uitschrijven, moet de beller dat weten en moet u een grondslag hebben. De app kan werken met en zonder opname; de notitie van de medewerker is de basis.
Vraag dat eerst na. Sommige centrales en pakketten voor antwoordservices hebben notities en eenvoudige scripts per nummer, en dat is genoeg voor weinig opdrachtgevers. Maatwerk heeft zin als scripts beslisregels hebben, als opdrachtgevers zelf bereikbaarheid bijwerken, of als afspraken en notities in hun systemen moeten landen.
Elk gesprek afgehandeld zoals de opdrachtgever het wil?
Vertel ons voor hoeveel opdrachtgevers u opneemt, welke telefooncentrale u gebruikt en hoe scripts nu zijn vastgelegd. We laten zien hoe het script bij het gesprek, de bereikbaarheid en de notities eruitzien.