Financiële analysesoftware laten maken

Consolideren over entiteiten en de weg terug naar de bron

Zodra er meerdere entiteiten zijn, is consolidatie eerst een afbeeldingsvraagstuk en pas daarna rekenwerk. Elke administratie heeft een eigen rekeningschema, gegroeid met de eigen geschiedenis, en dat schema moet afgebeeld worden op een groepsindeling. Die afbeelding is nooit netjes een op een: er zijn rekeningen die op meerdere groepsregels uitkomen afhankelijk van de tegenrekening of de kostenplaats, en er zijn rekeningen die in het ene land verplicht apart staan en in het groepsbeeld samenvallen. De afbeeldingstabel hoort daarom een ingangsdatum en een eigenaar te hebben, en elke wijziging hoort te leiden tot een verklaarbare beweging in de vergelijkende cijfers, niet tot een stille herschikking van het verleden.

Daarnaast moeten de dimensies zelf op elkaar passen. Dezelfde klant staat in drie landen onder drie nummers, hetzelfde artikel heeft in twee entiteiten een andere code, en een kostenplaats betekent per vestiging iets anders. Zonder een sluitende sleutel tussen die administraties telt u appels bij peren op, hoe net het rapport er ook uitziet. Dat is geen rapportagevraag maar een gegevensvraag, en de oplossing hoort thuis bij master data management en in de datawarehouse-laag onder het rapport, niet in een extra kolom in de spreadsheet van de groepscontroller.

Intercompany, valuta en de samenstelling van de groep

Onderlinge transacties moeten eruit, en dat klinkt eenvoudiger dan het is, want elimineren kan pas als beide kanten kloppen. In de praktijk verschillen ze: de ene entiteit heeft in de ene periode geboekt en de andere een periode later, of er zit een bedrag- of koersverschil op. Een consolidatie hoort daarom te beginnen met een verschillenmatrix per paar entiteiten, met een eigenaar per regel, en pas daarna te elimineren. Naast de omzet- en kostenparen en de onderlinge vorderingen en schulden is er nog een categorie die vaak vergeten wordt: marge die nog in de voorraad van een andere entiteit zit en op groepsniveau dus nog niet gerealiseerd is.

Valuta is de tweede laag. De gangbare praktijk is de winst- en verliesrekening tegen een gemiddelde koers omrekenen, de balans tegen de slotkoers en het eigen vermogen tegen de historische koers, waarbij het verschil dat daaruit ontstaat in een omrekeningsreserve landt. Voor de analyse is vooral belangrijk dat het koerseffect een eigen stap in de brug is, zodat een directie ziet welk deel van de beweging uit de operatie komt en welk deel uit de koers. De derde laag is de samenstelling. Een deelneming kan volledig geconsolideerd worden, proportioneel meegenomen of tegen vermogensmutatie verwerkt, en dat belang kan gedurende het jaar veranderen. Het aandeel van derden hoort apart zichtbaar te zijn, en een vergelijking over de jaargrens hoort te vermelden of hij op de huidige of op de toenmalige samenstelling gemaakt is. Correcties die alleen op groepsniveau bestaan, zoals afwijkende waarderingsgrondslagen of consolidatieboekingen, horen in een eigen laag te staan die de lokale cijfers niet overschrijft, met eigen vastlegging van wie wat wanneer gewijzigd heeft.

Aansluiten op het grootboek en herleidbaar blijven

Herleidbaarheid is geen rapportfunctie maar een ontwerpeis, en hij begint bij een controle die automatisch meeloopt: per rekening en per periode moet het analysemodel gelijk zijn aan de proefbalans. Wijkt het af, dan gaat het rapport niet naar buiten voordat het verschil een naam heeft. Die verschillen zijn er namelijk altijd, en de meeste zijn legitiem. Het analysemodel rekent vaak op de prestatie- of leverdatum en het grootboek op de boekdatum. Handmatige journaalposten hebben geen artikel of klant en komen dus in een niet-toewijsbare categorie terecht. Herwaarderingen, afrondingen, intercompany-posten en voorzieningen geven elk hun eigen verschil.

Het antwoord is niet die verschillen wegpoetsen maar ze benoemen: een aansluitbrug waarin het grootboektotaal gelijk is aan het modeltotaal plus een beperkt aantal categorieën, elk met een eigenaar. Een niet-toewijsbaar bedrag dat stil over producten uitgesmeerd wordt, is veel gevaarlijker dan hetzelfde bedrag zichtbaar apart, want het eerste maakt elk productcijfer een beetje onwaar zonder dat iemand het merkt. Bij die aansluiting hoort ook een keuze over datums: welke datum drijft het rapport, en welke afwijking accepteert u daardoor structureel. Die keuze hoort op het rapport te staan, niet in het hoofd van degene die het model gebouwd heeft.

Daar komt een tweede eis bij: reproduceerbaarheid. Als u het rapport van een gesloten periode nu opnieuw laat draaien, komt er dan hetzelfde uit? Alleen als de toerekeningsregels, de afbeeldingstabellen en de vergelijkingsbasis versies hebben met een geldigheidsperiode. Twee weergaven zijn dan beide legitiem: het cijfer zoals het toen gerapporteerd is, en het cijfer zoals het met de huidige regels uitkomt. Wat niet legitiem is, is niet weten welke van de twee op het scherm staat. En omdat er ook na de afsluiting nog geboekt wordt op een gesloten periode, hoort het model zulke nagekomen boekingen te detecteren en te melden in plaats van ze geruisloos mee te nemen. Wie dat inbouwt, hoeft de vraag of het rapport klopt niet elke periode opnieuw met de hand te beantwoorden.

Twee eisen komen er in de praktijk altijd bij: rechten en snelheid. Rechten, omdat een regiomanager zijn eigen entiteit hoort te zien en niet die van de buurman, terwijl de groepscontroller alles ziet. Dat vraagt filtering op rijniveau in het model zelf en niet in het rapport, want om een rapportfilter heen komen is te eenvoudig. Snelheid, omdat doorklikken van een groepstotaal naar losse orderregels over veel meer regels loopt dan een gemiddeld dashboard aankan. Daar helpt een vastgelegd sterschema met afgesloten perioden als snapshot, zodat de zware historie niet bij elke vraag opnieuw berekend wordt en alleen de lopende periode nog beweegt. Die twee eisen bepalen samen vaak meer van de architectuur dan de rapportwensen op de eerste pagina van het projectvoorstel.